VN
EN
JP
KR
Quy trình quản lý kho vật tư – một khía cạnh không thể thiếu của hoạt động quản lý kho hàng. Quy trình này không chỉ đảm bảo sự lưu thông mạch lạc của hàng hóa vật tư mà còn là trụ cột quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất hoạt động và giảm thiểu lãng phí. Hãy cùng khám phá các bước mà các doanh nghiệp thành công áp dụng quy trình quản lý vật tư để đạt được sự hiệu quả và cạnh tranh tối đa trong thị trường ngày nay.
1 Tổng quan về quy trình quản lý kho vật tư
1.1 Khái niệm Kho vật tư là gì
Kho vật tư là nơi mà các doanh nghiệp lưu trữ và quản lý đa dạng các loại vật tư, nguyên liệu và sản phẩm thành phẩm cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp có thể sở hữu một hoặc nhiều kho vật tư khác nhau, bao gồm kho nguyên vật liệu, kho phụ tùng, kho chứa hàng hoặc kho thành phẩm.
Xem thêm: Kho thành phẩm là gì? Cách quản lý kho thành phẩm trong sản xuất kinh doanh.
1.2 Khái niệm Quản lý kho vật tư
Quản lý kho vật tư là một chuỗi các bước liên quan mà doanh nghiệp thực hiện hàng ngày, bao gồm những công việc như: nhận hàng, nhập kho, kiểm toán, vận chuyển, xuất hàng, kiểm kê và báo cáo cho cấp quản lý nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.
Quy trình quản lý kho vật tư bắt đầu từ việc nhận nguyên liệu từ nhà cung ứng, qua quá trình lưu kho và cuối cùng là xuất khẩu sản phẩm thành phẩm từ kho. Việc điều chỉnh kho một cách hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tuân thủ các quy trình, kiểm soát hiệu quả lượng hàng tồn kho và đảm bảo rằng kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện theo mục tiêu đã đề ra.
1.3 Mục đích của quy trình quản lý kho vật tư
Quy trình quản lý kho vật tư nhằm đồng bộ hóa các hoạt động quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc nhập và xuất hàng, cũng như tuân thủ các nguyên tắc quản lý chất lượng trong quá trình lưu trữ tại kho.
Việc quản lý vật tư một cách chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, kinh doanh, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa, đạt được hiệu suất cao nhất. Bằng cách hiểu rõ kế hoạch sản xuất, tiết kiệm ngân sách thông qua việc quản lý tối ưu lượng hàng tồn kho, và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng và thị trường tiêu dùng, doanh nghiệp có thể nâng cao vị thế của mình trong ngành.
2. Vượt trội khi quản lý vật tư hiệu quả
2.1 Tối ưu hóa chi phí
Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực. Đầu tiên, nó giúp tối ưu hóa chi phí, bao gồm giảm thiểu chi phí lưu trữ, bảo quản, tránh lãng phí do hư hỏng hay lỗi thời, đồng thời tối ưu hóa lượng hàng tồn kho để giảm chi phí vốn lưu động.
2.2 Nâng cao hiệu quả hoạt động
Tiếp theo, một quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. Nhờ vậy, tốc độ xuất nhập kho được đẩy nhanh, độ chính xác trong quản lý vật tư được nâng cao, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng được cải thiện, và năng suất làm việc của nhân viên cũng tăng lên.
2.3 Quản lý vật tư một cách an toàn
Hơn nữa, việc quản lý kho hiệu quả còn đảm bảo an toàn cho vật tư và nhân viên. Vật tư được bảo quản trong điều kiện phù hợp, phòng chống cháy nổ, mất cắp, và đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.
2.4 Cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc
Ngoài ra, quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả còn giúp cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc, theo dõi nguồn gốc xuất xứ của vật tư, xác định vị trí và tình trạng của vật tư trong kho, từ đó nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
Với những lợi ích thiết thực như vậy, việc áp dụng các giải pháp quản lý kho là vô cùng quan trọng để tối ưu hóa việc sử dụng vật tư, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3. Quy trình 6 bước quản lý kho vật tư
Dưới đây là quy trình 6 bước quản lý kho vật tư mà Daco – Nhà cung cấp giải pháp quản trị sản xuất đã tổng hợp từ những chuyên gia sau khi tiến hành khảo sát tại các doanh nghiệp sản xuất có quy mô và lĩnh vực sản xuất khác nhau. Tuy nhiên, quy trình này thường được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp vì nó giúp tăng cường chất lượng hoạt động của kho, giảm thiểu lãng phí, và tối ưu hóa các quy trình sản xuất và kinh doanh.
Quy trình này bao gồm các bước sau:
Bước 1. Lập kế hoạch
Xác định nhu cầu vật tư: Dựa trên kế hoạch sản xuất, kinh doanh và dự báo thị trường, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng số lượng, chủng loại và chất lượng vật tư cần nhập kho. từ đó quản lý vật tư một cách dễ dàng, đáp ứng nhu cầu.
Lập danh sách vật tư: Danh sách này bao gồm đầy đủ thông tin về các loại vật tư cần nhập, bao gồm mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, giá dự kiến và nhà cung cấp tiềm năng.
Xác định nguồn cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng vật tư và giá cả cạnh tranh.
Bước 2. Nhập kho vật tư
Quy trình xuất nhập kho vật tư được coi là bước quan trọng và thiết yếu nhất trong quy trình quản lý kho vật tư của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình nhập kho thường có các bước như
Kiểm tra chất lượng, số lượng và giá cả: Đối chiếu với thông tin trong danh sách và yêu cầu đặt hàng, đảm bảo vật tư nhập kho đáp ứng đầy đủ tiêu chí về chất lượng, số lượng và giá cả.
Lập phiếu nhập kho: Ghi chép đầy đủ thông tin về lô hàng nhập kho, bao gồm ngày nhập, số lượng, giá trị, nhà cung cấp và người phụ trách kiểm tra.
Cập nhật hệ thống quản lý: Lưu trữ thông tin phiếu nhập kho vào hệ thống quản lý để theo dõi và truy xuất dữ liệu dễ dàng.
Lưu trữ vật tư: Sắp xếp và bố trí vật tư khoa học, hợp lý trong kho, đảm bảo an toàn, bảo quản tốt và thuận tiện cho việc xuất kho khi cần thiết.
Bước 3. Xuất kho
Bước xuất kho trong quy trình xuất nhập kho vật tư hàng hóa thường được triển khai theo các bước như:
Xác định nhu cầu xuất kho: Dựa trên yêu cầu của các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc đơn hàng từ khách hàng, xác định chính xác loại vật tư, số lượng và thời gian xuất kho cần thiết.
Kiểm tra trước khi xuất kho: Xác nhận lại số lượng, chất lượng và giá cả của vật tư trước khi xuất kho để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với yêu cầu.
Lập phiếu xuất kho: Ghi chép đầy đủ thông tin về lô hàng xuất kho, bao gồm ngày xuất, số lượng, giá trị, đơn vị nhận và người phụ trách xuất kho.
Cập nhật hệ thống quản lý: Cập nhật thông tin phiếu xuất kho vào hệ thống quản lý để đảm bảo tính đồng bộ và chính xác trong dữ liệu tồn kho.
Giao hàng và thu tiền: Giao hàng cho người nhận đúng thời hạn, đảm bảo an toàn và thu hồi tiền thanh toán (nếu có).
Bước 4. Quản lý tồn kho
Theo dõi số lượng, chất lượng và giá trị: Quản lý vật tư bằng cách thường xuyên cập nhật thông tin về số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư tồn kho để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hàng hóa trong kho.
Báo cáo tình hình tồn kho: Báo cáo định kỳ cho ban lãnh đạo về tình hình tồn kho, bao gồm số lượng, giá trị, tình trạng vật tư và dự báo nhu cầu trong tương lai.
Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin về giá cả, thị trường, nhà cung cấp và nhu cầu sử dụng để điều chỉnh kế hoạch, quy trình xuất nhập kho vật tư hợp lý để quản lý vật tư hàng hóa.
Xem thêm: Tồn kho là gì? Xu hướng mới trong cách quản lý tồn kho hiệu quả
Bước 5. Kiểm kê kho
Bước kiểm kê là cần thiết nhất trong quy trình xuất nhập kho vật tư. Người quản lý kho thực hiện kiểm kê định kỳ theo kế hoạch hoặc khi cần thiết để kiểm tra số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của vật tư so với số liệu trong hệ thống quản lý.
Bước 6 Báo cáo kết quả
Đội ngũ quản lý sẽ tổ chức và lập báo cáo kết quả kiểm kê để trình bày cho ban lãnh đạo. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng hàng tồn kho, đánh giá tình trạng hiện tại và đề xuất biện pháp cải thiện. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quản lý kho và đưa ra các quyết định chiến lược.
4. Tối ưu hoá quy trình quản lý kho vật tư với hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS
Với đội ngũ chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm, DACO Việt Nam đã phát triển phần mềm giải pháp hệ thống quản trị sản xuất SEEACT-MES.
Thông qua MES system có tích hợp module quản lý kho thông minh với mô hình WMS sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian và gia tăng hiệu suất quản lý kho.
SEEACT-WMS không chỉ là một hệ thống quản lý kho hàng đầu mà còn là đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư, mang lại sự tin tưởng và hiệu suất tối đa. Những tính năng của SEEACT-WMS bao gồm:
- Tối ưu quản lý kho hàng với ứng dụng Barcode, QR Code: Hỗ trợ nhập kho, xuất kho, kiểm kê nhanh chóng chỉ với thao tác quét mã vạch hoặc QR Code của sản phẩm.
- Quản lý vật tư về thông tin theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng: Hệ thống lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hoá, hỗ trợ quản lý theo vị trí, layout, số lô hàng, hạn sử dụng,..
- Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả: Hệ thống theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho, hiển thị năng lực kho để người quản lý dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Quản lý chất lượng hàng hoá: Trước khi nhập, trong quá trình lưu kho và xuất kho, điều chuyển
- Quản lý đơn hàng và vận chuyển: Hệ thống tự động xác nhận và xử lý đơn hàng dựa trên thông tin tồn kho thực tế, hỗ trợ và theo dõi quản lý quá trình vận chuyển từ kho đến địa chỉ đích, cập nhật trạng thái và thông tin liên quan về vận chuyển.
Xem thêm: Hệ thống quản lý kho WMS là gì? Chức năng và lợi ích của WMS
Kết luận
Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của quy trình quản lý kho vật tư đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Việc hiểu và áp dụng đúng quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động và giảm thiểu lãng phí mà còn đảm bảo sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng đối với yêu cầu của thị trường
