VN
EN
JP
KR
Kho thành phẩm là gì? “Kẻ thù” hay “chìa khóa” của doanh nghiệp sản xuất?
Kho thành phẩm là một bộ phận quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất. Nó đóng vai trò lưu trữ và bảo quản sản phẩm thành phẩm trước khi được giao cho khách hàng. Tuy nhiên, kho thành phẩm cũng có thể là một “kẻ thù” của doanh nghiệp nếu không được quản lý hiệu quả. Vậy làm thế nào để quản lý kho thành phẩm hiệu quả?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vai trò, tầm quan trọng, cũng như quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả.
1. Kho thành phẩm là gì
1.1. Khái niệm thành phẩm
Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thành tất cả các công đoạn sản xuất, chế biến, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và mỹ thuật, sẵn sàng để bán ra thị trường hoặc cung cấp cho khách hàng.
Thành phẩm là kết quả cuối cùng của một quy trình sản xuất, gắn liền với một quy trình sản xuất trong nhà máy và nằm trong quy mô của một doanh nghiệp nhất định. Phạm vi của thành phẩm được xác định ở giai đoạn cuối của quy trình công nghệ trong giai đoạn sản xuất. Vậy kho thành phẩm là gì?
1.2. Khái niệm kho thành phẩm
Kho thành phẩm là nơi lưu trữ các sản phẩm đã hoàn thành quá trình sản xuất, chờ để bán ra thị trường hoặc cung cấp cho khách hàng, có vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp sản xuất, đảm bảo cho sản phẩm được lưu trữ an toàn, đúng quy cách và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2. Tầm quan trọng của quản lý kho thành phẩm trong sản xuất
Quản lý kho thành phẩm là quá trình tổ chức, giám sát và điều khiển các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hóa đã hoàn thành sản xuất, sẵn sàng cho việc phân phối ra thị trường. Kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất, nơi mà sản phẩm đã hoàn tất giai đoạn sản xuất và đang chờ đến giai đoạn gửi đến khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Vì vậy, quản lý kho thành phẩm sẽ mang lại những lợi ích quan trọng như thế nào cho doanh nghiệp.
2.1 Kiểm soát số lượng tồn kho
Việc quản lý kho thành phẩm tốt giúp doanh nghiệp xác định đúng số lượng tồn kho, phân loại hàng với thời gian cụ thể, để kịp thời xác định được chính sách tiến hành sản xuất hay đặt thêm hoặc đẩy mạnh bán hàng để tiêu thụ sản phẩm…
Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Tìm hiểu hàng tồn kho bao gồm những gì?
2.2 Kiểm soát chi phí tồn kho thành phẩm
Trong hoạt động sản xuất, quản lý kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí tồn kho. Bằng việc quản lý mức tồn kho thành phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu thị trường, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá số lượng tồn kho sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, giảm thiểu số lượng tồn kho dư thừa giúp giảm thiểu chi phí dự trữ.
2.3 Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Việc quản lý kho thành phẩm phù hợp cũng góp phần lớn đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra tại doanh nghiệp. Với các yêu cầu về vị trí, không gian của kho thành phẩm nhằm đảm bảo thỏa mãn tất cả các điều kiện cần thiết nhất để ngăn ngừa hỏng hóc, mất mát và sự suy giảm giá trị của sản phẩm, điều này là cơ sở giúp đảm bảo rằng khi sản phẩm xuất kho, chúng vẫn đảm bảo được chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn theo quy định.
2.4 Đảm bảo sự linh hoạt
Việc có một lượng tồn kho thành phẩm nhất định giúp doanh nghiệp có thể phản ứng linh hoạt với sự biến đổi của thị trường và tình trạng sản xuất toàn cầu. Đồng thời, sự linh hoạt trong việc dự trữ và tái tồn kho giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời với biến đổi trong nhu cầu thị trường.
3. Quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả
3.1 Quy trình xuất kho thành phẩm
Quy trình quản lý xuất kho thành phẩm bắt đầu khi có lệnh xuất thành phẩm trong kho. Tại bước này, kế toán kho sẽ đảm nhận việc kiểm soát số lượng nhằm bảo đảm việc có đầy đủ thành phẩm theo quy định. Sau khi xác nhận có đầy đủ số lượng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi thông tin lô hàng và số lượng sản phẩm. Phiếu xuất sau đó được chuyển đến quản lý kho để thực hiện việc xuất kho, nơi mà các dữ liệu trên phiếu được sử dụng để xác nhận xuất kho thành phẩm.
3.2 Quy trình nhập kho thành phẩm
Trong quy trình quản lý nhập kho thành phẩm, khi có lệnh yêu cầu về nhập thành phẩm vào kho, quản lý kho thực hiện kiểm kê lại số lượng thành phẩm và ký xác nhận trên giấy giao nhận. Bước kế tiếp, người quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho trong đó có thông tin cụ thể về, mã hàng, tên hàng, số lượng và chủng loại thành phẩm. Sau khi phiếu nhập kho được ký xác nhận, quản lý kho tiến hành nhập lại thành phẩm và cập nhật dữ liệu, giúp việc quản lý số lượng thành phẩm trong kho giảm thiểu những sai sót.
3.3 Quy trình quản lý lưu chuyển thành phẩm giữa các kho
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu lưu chuyển thành phẩm giữa các kho, quy trình quản lý sẽ bắt đầu với việc nộp đề nghị tới cơ quan hoặc bộ phận có thẩm quyền.
Sau khi đề xuất được chấp nhận, nhân viên kho cần lập phiếu chuyển kho thành phẩm để ghi chép thông tin cụ thể về số lượng thành phẩm cần chuyển và điểm đến.
Thủ kho sẽ đảm nhận thực hiện việc chuyển thành phẩm tới kho tiếp nhận, trong đó cần thực hiện kiểm đếm chuẩn xác nhằm hạn chế sai số.
Cuối cùng, dữ liệu cập nhật giúp so sánh số lượng thành phẩm giữa các kho, đảm bảo sự ổn định và thông suốt trong chuỗi cung ứng.
3.4 Kiểm kê thành phẩm
Quá trình kiểm kê thành phẩm là quá trình đánh giá, kiểm tra số lượng, và xác định tình trạng của các sản phẩm trong kho. Dưới đây là những bước thông thường thực hiện trong quá trình kiểm kê thành phẩm:
Kế hoạch kiểm kê:
Xác định thời điểm và thời gian thực hiện kiểm kê. Thông báo về quá trình kiểm kê cho các nhân viên liên quan để đảm bảo chuẩn bị kỹ lưỡng trước thời điểm thực hiện.
Xác định phạm vi kiểm kê:
Định rõ phạm vi kiểm kê, bao gồm các khu vực, các loại mặt hàng hoặc nguyên liệu cụ thể cần được kiểm tra.
Chuẩn bị tài liệu và công cụ:
Chuẩn bị các tài liệu như danh sách kho, danh sách mặt hàng, biểu mẫu kiểm kê và các công cụ hỗ trợ như máy tính, máy đếm, máy quét mã vạch, thước đo, v.v.
Đánh số và định danh:
Đảm bảo rằng mỗi mặt hàng trong kho đã được đánh số và định danh một cách chính xác, nhằm tạo thuận lợi trong việc nhận biết và theo dõi chúng trong quá trình kiểm kê.
Tiến hành kiểm kê:
Kiểm tra từng mặt hàng trong kho một cách cẩn thận, bao gồm việc xác định số lượng, kiểm tra trạng thái, kiểm tra mã vạch hoặc thông tin định danh, v.v. Ghi chép thông tin kiểm kê vào biểu mẫu hoặc hệ thống quản lý kho.
Hoàn tất kiểm kê:
Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, kiểm tra lại các thông tin đã ghi nhận, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Hoàn thiện mọi tài liệu cần thiết và lưu trữ chúng theo các quy định đề ra.
Đối chiếu dữ liệu:
So sánh kết quả kiểm kê với thông tin trong hệ thống quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và điều chỉnh bất kỳ sai sót nào nếu cần thiết.
Báo cáo kết quả:
Tạo báo cáo về kết quả kiểm kê, ghi chú về các không khớp, đề xuất các biện pháp cần thiết để nâng cao quản lý kho. Chia sẻ thông tin này với các bên liên quan và triển khai các biện pháp để khắc phục tình trạng.
Đánh giá và cải tiến:
Phân tích quá trình kiểm kê, đánh giá mức độ hiệu quả và đề xuất các cải tiến cho tương lai. Rút ra các bài học từ trải nghiệm và áp dụng chúng cho các quy trình kiểm kê tiếp theo, nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng quản lý kho.
4. Giải pháp quản lý kho thành phẩm với phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS
SEEACT-WMS là một hệ thống phần mềm ứng dụng trong việc quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp, để kiểm soát mọi công việc diễn ra trong kho hàng. Hệ thống này hỗ trợ theo dõi các đơn nhập và xuất hàng hóa, quản lý tồn kho, định vị vị trí của hàng hóa, kiểm soát hoạt động của nhân viên, và hỗ trợ lên kế hoạch công việc trong kho hàng.
Đây là một module quản trị kho hàng thông minh tích hợp trong hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES được Daco cùng với đội ngũ chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu và phát triển.
Hệ thống phần mềm SEEACT-WMS kiểm soát, quản lý kho dựa vào số liệu theo thời gian thực. Ngay từ bước nhập kho đã in tem và gắn mã barcode cho từng hàng hóa. Toàn bộ quá trình xuất hàng, sản xuất, nhập kho thành phẩm, kho bán thành phẩm sau đó đều được thực hiện tự động.
Các tính năng nổi bật của SEEACT-WMS
- Quản lý kho vật tư, hàng hóa ứng dụng Barcode, QR Code:
+ Nhập/ Xuất / Kiểm kê / Lưu chuyển hàng hóa.
+ Quản lý vị trí theo Layout…
- Quản lý kho vật tư ,thông tin hàng hóa theo lô, date:
+ Với các thông tin như: mã sp, tên sp, đơn vị tính, giá, nguồn gốc,….
+ Thêm các tính năng nâng cao như: Thông tin về số lô hàng, số serial, hạn sử dụng,…
- Quản lý tồn kho:
+ Theo dõi số lượng tồn kho.
+ Phân tích vòng quay tồn kho.
+ Hiển thị trực quan năng lực kho.
+ Cảnh báo mức tồn kho vật tư tối thiểu, tối đa,…
- Quản lý chất lượng hàng hóa:
+ Kiểm tra chất lượng trước nhập, trong quá trình lưu kho, xuất kho, điều chuyển.
+ Theo dõi lịch sử chất lượng hàng hóa.
5. Kết luận:
Qua bài viết đã giúp bạn có thêm kiến thức về quản lý kho thành phẩm là gì, vai trò cũng như quy trình quản lý kho thành phẩm. Hiệu quả đạt được trong quản lý kho thành phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra cơ hội để đạt được doanh thu cao.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tự động hóa, hiện đại, sự tiến triển không ngừng của máy móc thiết bị, công nghệ AI thời đại 4.0. Doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý kho thành phẩm để đảm bảo sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với sự biến động của thị trường.
Nếu doanh nghiệp đang phân vân về việc chọn lựa giải pháp quản lý kho thì phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS chính là một trong những lựa chọn hàng đầu mà doanh nghiệp nên cân nhắc. Liên hệ với DACO ngay qua hotline 0225 730 9838 để được tư vấn cụ thể hơn nhé!
