VN
EN
JP
KRHệ thống quản lý kho hàng là một giải pháp giúp giải quyết các thách thức trong quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa hoạt động trong kho và tăng cường hiệu suất sử dụng vốn. Việc áp dụng phần mềm quản lý kho (WMS) mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây của DACO, chúng tôi sẽ điểm qua những điểm nổi bật của hệ thống quản lý kho hàng cũng như những lợi ích mà việc sử dụng phần mềm kho WMS có thể mang lại cho doanh nghiệp.
1. WMS là gì? Hệ thống quản lý kho hàng WMS
Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là một giải pháp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý kho. Hệ thống quản lý kho thông minh WMS giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các hoạt động như xuất, nhập và tồn kho hàng hóa, cũng như quản lý vận chuyển để hỗ trợ hoạt động mua bán và đặt hàng.
Phần mềm quản lý kho WMS tối ưu hóa các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp, cung cấp cái nhìn tổng quát về hoạt động của kho. Ngoài ra, nó cũng giúp tối đa hóa sử dụng lao động, tài nguyên nhà kho và trang thiết bị.
Hệ thống quản lý kho WMS sẽ đảm bảo được tính thống nhất giữa các bộ phận. Khi có đơn đặt hàng, hệ thống tự động thông báo số lượng tồn kho của từng sản phẩm, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với phương pháp truyền thống.
2. Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS
Hệ thống quản lý kho thông minh WMS giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình quản lý kho đơn giản và hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS bao gồm:
2.1 Giảm chi phí vận hành kho
Kho hàng là một phần quan trọng nhưng đồng thời cũng là bộ phận tốn nhiều thời gian và nhân lực để quản lý trong doanh nghiệp. Nó còn đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận như kế toán, bán hàng và sản xuất.
Bằng cách áp dụng phần mềm hệ thống quản lý kho WMS, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Hệ thống WMS giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động thủ công và tối ưu hóa nguồn hàng trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất vận hành và tiết kiệm chi phí.
2.2 Cập nhật tồn kho theo thời gian thực
Hệ thống tự động cập nhật và tổng hợp các báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Điều này cho phép bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi dữ liệu để có thể chủ động trong việc quản lý và bán hàng. Dữ liệu tồn kho luôn được cập nhật sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá nhiều gây lãng phí hay quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung.
2.3 Quản lý thông tin hàng hóa
Thông tin hàng hóa được nhập liệu chính xác, giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý tồn kho. Điều này giúp tránh tình trạng xuất sai hàng hoặc giao hàng không chính xác, từ đó giảm thiểu cần phải thực hiện các biện pháp sửa chữa hoặc đổi trả hàng.
Hơn nữa, hệ thống WMS còn giúp tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa trong kho, đảm bảo sử dụng không gian lưu trữ một cách hiệu quả. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi thông tin về hàng hoá và vị trí của chúng trong quy trình sản xuất thông qua các tính năng của phần mềm WMS.
2.4 Quản lý đơn đặt hàng & vận chuyển
Khi đơn đặt hàng được xác nhận bởi nhà quản lý, hệ thống WMS sẽ tự động tạo ra vận đơn (Bill of Lading) và gửi cho đơn vị vận chuyển. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc in ra danh sách hàng hóa cần xuất đi và hóa đơn tạm tính để xác nhận đơn đặt hàng.
2.5 Quản lý chất lượng hàng hóa
Việc áp dụng hệ thống quản lý kho giúp quản lý kiểm tra chất lượng hàng hóa từ quá trình nhập hàng (IQC), qua quá trình lưu trữ, xuất kho và di chuyển. Thông tin về chất lượng và lịch sử của hàng hoá được liên tục cập nhật trên hệ thống, giúp quản lý có cái nhìn rõ ràng và đảm bảo sản phẩm, hàng hóa được chất lượng nhất khi đến tay khách hàng.
3. Phân loại hệ thống quản lý kho hàng WMS
Tính kết nối của hệ thống quản lý kho thông minh (WMS) có thể được phân thành hai loại: hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Đồng thời, dựa trên cấu trúc nền tảng, WMS có thể chia thành hai loại: giải pháp tại chỗ và giải pháp đám mây.
3.1 Hệ thống quản lý độc lập và tích hợp
Hệ thống quản lý kho tích hợp thường được kết hợp với hệ thống ERP, giúp liên kết các chức năng quản lý kho với sản xuất, bán hàng và kế toán. Cơ sở dữ liệu của các bộ phận này được kế thừa và chia sẻ, giúp quản lý nắm được tổng quan về hoạt động kinh doanh cũng như từng bộ phận riêng lẻ. Ví dụ, thông qua hệ thống kho tích hợp, người quản lý có thể biết được sản phẩm nào đang bán chạy nhất, từ đó điều phối bộ phận kho để tăng cường lượng tồn kho của sản phẩm đó.
Hệ thống quản lý kho độc lập tập trung vào các tính năng phục vụ chủ yếu cho bộ phận kho mà không liên kết với các bộ phận khác như bán hàng hoặc kế toán. Do được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý kho, nên hệ thống này thường quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho.
Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Phân loại và phương pháp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả
3.2 Hệ thống quản lý kho hàng WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)
3.2.1. Hệ thống quản lý kho WMS on premise
Giải pháp WMS tại chỗ là phần mềm được mua một lần và cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cả phần cứng và phần mềm. Mặc dù cho phép kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, nhưng điều này đồng nghĩa với việc phải chi trả một khoản chi phí trả trước lớn.
Ưu điểm:
- Toàn quyền kiểm soát từ thiết kế, phát triển các tính năng của phần mềm.
- Không có chi phí đăng ký, chỉ cần trả phí lắp đặt một lần và chi phí bảo trì.
- Hệ thống sẽ được cài đặt trực tiếp trên máy tính của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Rất khó để tăng hoặc giảm quy mô theo nhu cầu.
- Yêu cầu có đội ngũ nhân sự CNTT nội bộ để bảo trì phần mềm.
- Tính bảo mật dữ liệu doanh nghiệp không cao.
3.2.2. Hệ thống quản lý kho WMS trên đám mây
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Cloud WMS là lựa chọn phù hợp khi xét đến chi phí đầu tư. Hệ thống quản lý kho WMS dựa trên đám mây thường tính phí theo cơ sở đăng ký, với dữ liệu được lưu trữ trên một máy chủ từ xa. Các hoạt động như sửa lỗi và cập nhật phần mềm được nhà cung cấp xử lý.
Ưu điểm:
- Trả phí theo nhu cầu sử dụng.
- Dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô doanh nghiệp theo nhu cầu.
- Bảo mật dữ liệu tốt hơn so với hệ thống quản lý WMS tại chỗ.
- Có khả năng truy cập hệ thống trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.
Nhược điểm:
- Không phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều quy trình phức tạp.
4. Các tính năng của hệ thống quản lý kho WMS
Khi khám phá về hệ thống quản lý kho thông minh WMS, bạn sẽ quan tâm đến những tính năng quan trọng của nó. Các tính năng hỗ trợ cần thiết trong các hệ thống WMS hiện nay bao gồm:
- Quản lý tồn kho: Theo dõi mặt hàng trong kho theo vị trí, lô hàng, ngày sản xuất và hạn sử dụng.
- Quản lý kho theo thời gian thực: Theo dõi tồn kho và cập nhật hàng hoá theo thời gian thực để đảm bảo hiệu suất tối ưu.
- Tự động nhập/xuất và kiểm kê: Thực hiện các thao tác này một cách tự động thông qua việc quét mã vạch hoặc mã QR.
- Theo dõi đơn đặt hàng: Đảm bảo xuất hàng kịp thời bằng cách theo dõi các đơn đặt hàng.
- Quản lý vận chuyển: Theo dõi tình hình giao hàng của từng đơn hàng và quản lý quy trình vận chuyển.
- Quản lý chất lượng và hiệu suất lao động: Đánh giá và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên kho để đảm bảo chất lượng công việc.
- Quản lý nhiều kho: Dễ dàng quản lý và điều phối hàng hóa trong nhiều kho cùng một lúc.
- Tạo báo cáo tự động theo thời gian thực: Cung cấp báo cáo và thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định và giải quyết vấn đề kịp thời.
Xem thêm: WMS là gì? Chức năng và cách sử dụng WMS.
5. Giải pháp quản lý kho hàng WMS SEEACT-MES
Hệ thống quản lý sản xuất hàng đầu SEEACT-MES của DACO mang đến nhiều lợi ích trong quản lý kho:
- Tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình sản xuất và trang thiết bị của doanh nghiệp.
- Tự động hóa các thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho thông qua quét mã vạch/QR Code.
- Quản lý tồn kho theo vị trí, lô/ngày sản xuất/hạn sử dụng, các tính năng mà các phần mềm ERP không xử lý được.
- Dễ dàng quản lý nhiều kho cùng lúc và theo dõi hiệu suất kho theo thời gian thực.
- Tích hợp công nghệ IoT để cải tiến và tăng tốc nghiệp vụ kho của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa và đảm bảo chất lượng lưu kho theo yêu cầu.
- Lập kế hoạch và báo cáo nhập/xuất kho, cung cấp số liệu để lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu hợp lý.
- Kết nối với hệ thống ERP hoặc tự động hóa khác trong doanh nghiệp để đồng bộ hóa và gia tăng hiệu quả sản xuất.
Hệ thống quản lý kho WMS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, từ quá trình nhập kho đến xuất kho. Sự tích hợp và ứng dụng chính xác của WMS mang lại nhiều lợi ích, từ giảm thiểu sai sót, tăng cường khả năng đáp ứng, đến cải thiện hiệu suất sản phẩm và quy trình sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp không thể bỏ qua sự hỗ trợ mạnh mẽ của WMS nếu muốn vượt qua những thách thức của thị trường.
