VN
EN
JP
KR
Trong hoạt động kinh doanh và sản xuất, hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì quy trình hoạt động suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm “hàng tồn kho là gì”, phân loại và những phương pháp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và sản xuất của mình.
1. Hàng tồn kho là gì?
Khái niệm “hàng tồn kho là gì” chỉ tổng số lượng hàng hoá mà doanh nghiệp hiện đang sở hữu và lưu giữ trong kho hoặc trên cơ sở sản xuất, nhưng chưa được bán đi hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất. Đây là một phần quan trọng của tài sản của doanh nghiệp, đồng thời cũng là một yếu tố quan trọng trong quản lý và điều chỉnh quy mô sản xuất và hoạt động kinh doanh.
2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Nếu bạn đang tìm hiểu hàng tồn kho bao gồm những gì, những thông tin dưới đây sẽ là lời giải đáp cho thắc mắc của bạn. Hàng hóa tồn kho được phân loại dựa trên tính chất hoặc loại của hàng hóa, chúng bao gồm các loại hàng hóa như:
2.1 Hàng nguyên vật liệu
Là loại hàng hóa tồn kho dùng cho sản xuất. Đây là các loại vật liệu thô hoặc cơ bản được sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Nguyên liệu có thể bao gồm kim loại, gỗ, vải, nguyên liệu hóa học, và nhiều loại khác tùy thuộc vào ngành công nghiệp.
2.2 Hàng hóa thành phẩm
Đây là sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để bán cho khách hàng. Hàng thành phẩm đã qua quy trình sản xuất và kiểm định chất lượng, đóng gói và chuẩn bị cho việc vận chuyển hoặc bán lẻ. Sẵn sàng cung cấp cho khách hàng.
2.3 Hàng bán thành phẩm
Là các sản phẩm chưa hoàn chỉnh. Các sản phẩm này đã qua một phần quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện. Chúng cần thêm công đoạn chế biến hoặc lắp ráp trước khi trở thành hàng thành phẩm.
2.4 Hàng trong quá trình sản xuất
Đây là những mặt hàng đang được chế biến hoặc lắp ráp trong nhà máy hoặc trên dây chuyền sản xuất. Chúng có thể bao gồm các bộ phận, linh kiện đang được xử lý hoặc chờ đợi trong quá trình sản xuất.
2.5 Hàng hóa dự phòng hoặc hàng hóa dùng cho mục đích bảo trì
Bao gồm các bộ phận, linh kiện và vật tư được sử dụng cho việc bảo dưỡng, sửa chữa máy móc và thiết bị, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn.
2.6 Hàng đang trên đường vận chuyển
Gồm những hàng hóa đã được mua hoặc bán nhưng chưa đến được kho của người mua hoặc điểm bán, do đang trong quá trình vận chuyển.
3. Mục đích của quản lý hàng hóa tồn kho
Quản lý hàng hóa tồn kho là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi nhuận. Mục đích chính của việc quản lý hàng hóa tồn kho bao gồm
3.1 Đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất
Việc quản lý hàng hóa tồn kho giúp doanh nghiệp luôn có đủ nguyên vật liệu để duy trì hoạt động sản xuất theo kế hoạch, tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng sản phẩm, gây thất thoát chi phí và làm mất uy tín với khách hàng.
Dựa trên kế hoạch sản xuất và lượng hàng tồn kho hiện có, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu nguyên vật liệu một cách chính xác để đặt hàng kịp thời, đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu ổn định, đồng thời tối ưu hóa chi phí mua hàng và lưu kho.
3.2 Phục vụ nhu cầu của khách hàng
Quản lý hiệu quả hàng hóa tồn kho giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, tránh tình trạng hết hàng dẫn đến mất khách hàng tiềm năng, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín thương hiệu.
Bằng cách dự báo nhu cầu thị trường và phân tích dữ liệu bán hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lượng hàng tồn kho cho phù hợp, đảm bảo luôn có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, đồng thời tối thiểu hóa tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí và rủi ro lỗi thời. Điều này giúp hiểu rõ hơn về hàng tồn kho là gì và cách nó ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh.
3.3 Tối ưu hóa chi phí
Quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các khoản chi phí liên quan đến lưu kho, quản lý và vận chuyển.
Doanh nghiệp có thể xác định lượng hàng tồn kho tối ưu dựa trên nhu cầu thị trường và khả năng tài chính, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho, bảo quản, quản lý hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận chuyển bằng cách hợp lý hóa quy trình vận chuyển và lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp.
3.4 Tăng hiệu quả sử dụng vốn
Việc quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sử dụng vốn bằng cách giảm thiểu lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho, từ đó giải phóng vốn để đầu tư vào các hoạt động khác mang lại lợi nhuận cao hơn.
Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến như phương pháp JIT (Just-in-Time) để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, đảm bảo có đủ nguyên vật liệu cho sản xuất nhưng vẫn giảm thiểu lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho, giúp tăng hiệu quả sử dụng vốn và thúc đẩy lợi nhuận.
3.5 Tránh rủi ro tài chính
Hệ số vòng quay kho thấp có thể tạo ra rủi ro tài chính cao cho doanh nghiệp, đặc biệt là khi không hiểu rõ về cách hàng tồn kho là gì và cách quản lý nó một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu thị trường và phân tích xu hướng tiêu dùng để đưa ra quyết định sản xuất và nhập hàng phù hợp, đồng thời áp dụng các biện pháp quản lý kho hàng hiệu quả để bảo quản hàng hóa tốt nhất, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, lỗi thời và giảm giá trị hàng hóa, giúp bảo vệ lợi nhuận và tăng cường sự ổn định tài chính.
4. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Sau khi đã nắm được rõ khái niệm của hàng tồn kho là gì và hàng tồn kho bao gồm những gì. Vậy câu hỏi đặt ra tiếp theo cho các nhà quản lý của doanh nghiệp đó là cách quản lý hàng hóa tồn kho như thế nào cho tối ưu nhất.
Việc lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
4.1 Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh
Có 3 cách sắp xếp hàng hóa thông dụng được sử dụng trong quản lý hàng hóa tồn kho:
Sắp xếp cố định (Fixed location)
Trong kỹ thuật này, mỗi sản phẩm được phân bổ một không gian lưu trữ riêng biệt và được chỉ định rõ ràng. Lợi ích của kỹ thuật này là việc tìm kiếm và xác định vị trí của sản phẩm trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm là kỹ thuật này chiếm dụng nhiều không gian, không thích hợp cho các kho hàng có diện tích nhỏ mà lại chứa lượng hàng lớn cần được luân chuyển thường xuyên.
Sắp xếp vị trí linh hoạt (Free location)
Không gian lưu trữ không được phân bổ cố định cho bất kỳ sản phẩm nào. Thay vào đó, mỗi vị trí lưu trữ đều được gắn mã và được thể hiện trên bản đồ kho hàng. Lợi ích của phương pháp này là khả năng tối ưu hóa không gian lưu trữ. Tuy nhiên, việc tổ chức và cập nhật bản đồ kho hàng có thể yêu cầu nhiều thời gian và công sức.
Sử dụng kỹ thuật Phân tích hàng tồn kho ABC
Sử dụng phương pháp Phân tích ABC để quản lý hàng tồn kho. Phương pháp này phân loại các mặt hàng vào ba nhóm dựa trên giá trị tương ứng của chúng. Nhóm A bao gồm các mặt hàng có giá trị cao nhất, nhóm B bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình và nhóm C bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp nhất. Điều này giúp tập trung vào quản lý hiệu quả cho các mặt hàng quan trọng nhất, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
4.2 Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc tích hợp công nghệ thông tin vào quản lý hàng hóa tồn kho là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lao động và thời gian trong quá trình kiểm kê, đặc biệt qua việc áp dụng máy quét mã vạch. Công cụ này hỗ trợ việc theo dõi, nhập, và xuất hàng hóa một cách chính xác, cùng với việc sử dụng các hệ thống quản lý kho để giám sát trạng thái hàng tồn kho, cũng như cảnh báo về mức tồn kho cao hoặc thấp.
Do đó, việc triển khai mã vạch trong quản lý hàng tồn kho trở nên không thể thiếu, mang lại khả năng định danh và theo dõi chi tiết từng sản phẩm thông qua phần mềm quản lý chuyên dụng. Điều này không chỉ giúp kiểm soát tốt hơn về lượng tồn kho và thời gian lưu trữ, mà còn tăng cường hiệu suất xử lý đơn hàng và giảm thiểu rủi ro từ việc nhập liệu thủ công. Mỗi sản phẩm được gắn với một mã vạch riêng biệt, cho phép dễ dàng quản lý thông tin chi tiết liên quan khi quét vào hệ thống, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tổng thể.
Xem thêm: Quản lý kho thông minh bằng mã vạch barcode/QR code nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm.
4.3 Áp dụng phương pháp xuất- nhập FIFO hoặc LIFO – phù hợp với doanh nghiệp
Hai khái niệm phổ biến trong quản lý hàng tồn kho là FIFO và LIFO.
Phương pháp FIFO, viết tắt của “First In, First Out,” đề xuất rằng hàng hóa nhập kho đầu tiên nên được bán hoặc sử dụng trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có thời hạn ngắn cần được tiêu thụ sớm như thực phẩm hay mặt hàng thời trang. Sử dụng chiến lược FIFO giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc hàng tồn kho bị lỗi thời, hỏng hoặc hết hạn.
Ngược lại, phương pháp LIFO, viết tắt của “Last In, First Out,” khuyến khích việc xuất hàng tồn kho mới nhập vào trước tiên, điều này hữu ích cho việc quản lý chi phí khi giá cả biến động, đặc biệt với những mặt hàng có thời gian bảo quản dài như vật liệu xây dựng. Phương pháp LIFO giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối về mặt tài chính bằng cách đảm bảo rằng chi phí hàng hóa tồn kho được tính toán dựa trên giá mua gần nhất, phản ánh chính xác hơn chi phí sản xuất hoặc mua vào trong kỳ kinh doanh.
4. Tiến hành Kiểm kê đúng lúc (Just in time)
Khái niệm Just in Time (JIT) là việc chỉ duy trì một lượng hàng tồn kho cần thiết trong quá trình sản xuất, không có sự tích tụ hàng tồn kho dư thừa. Kiểm kê đúng lúc nhằm mục đích giảm thiểu các chi phí và rủi ro liên quan đến việc lưu trữ lượng hàng lớn.
Để đạt được điều này, việc xác định mức hàng tồn kho tối ưu (bao gồm cả tối thiểu và tối đa) là rất quan trọng, giúp giảm thiểu chi phí vốn lưu động và đảm bảo cung ứng đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Mức hàng tồn kho tối thiểu đại diện cho số lượng hàng hóa tối thiểu mà doanh nghiệp cần sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng bất kỳ khi nào cần thiết.
5. Sử dụng hệ thống SEEACT-WMS để quản lý hàng tồn kho
SEEACT-WMS là một giải pháp quản lý kho thông minh được phát triển bởi Công ty TNHH DACO có 15 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực này. Hệ thống SEEACT-WMS được xây dựng bởi đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, là giải pháp đáng tin cậy cho việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Đặc điểm nổi bật của SEEACT-WMS:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực : SEEACT-WMS cung cấp khả năng theo dõi chính xác và liên tục về số lượng hàng hoá tồn kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tồn kho một cách chi tiết và chính xác.
- Tích hợp với thiết bị IoT để hỗ trợ kiểm kê tồn kho nhanh chóng và chính xác với thao tác quét Barcode, QR Code.
- Phân tích vòng quay tồn kho tự động: Hệ thống giúp phân tích vòng quay tồn kho, hỗ trợ doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định linh hoạt về quản lý hàng tồn kho.
- Trực quan hóa năng lực kho: SEEACT-WMS cung cấp giao diện trực quan về năng lực kho, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng.
- Cảnh báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa: SEEACT-WMS cung cấp giao diện trực quan về năng lực kho, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng.
6. Kết luận
Hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu rõ hàng tồn kho là gì, phân loại chính xác và áp dụng phương pháp quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa giá trị của hàng tồn kho, thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển và gia tăng lợi nhuận bền vững.
Bên cạnh các phương pháp quản lý được đề cập, doanh nghiệp cũng cần áp dụng công nghệ tiên tiến như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để tự động hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Thông tin chi tiết và cụ thể xin vui lòng liên hệ DACO-đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa để được TƯ VẤN HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ !
