Các phương pháp quản lý hàng tồn kho – Lựa chọn nào phù hợp cho bạn?

Hiện nay, có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho? Là câu hỏi mà được nhiều doanh nghiệp thắc mắc. Thực tế, tùy thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp mà họ áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp. Cùng đi tìm hiểu các giải pháp quản trị hàng tồn kho bắt kịp xu hướng thời đại.

1 Quản lý hàng hóa tồn kho là gì?

Quản lý hàng hóa tồn kho là quá trình quản lý và kiểm soát lượng hàng hóa mà một doanh nghiệp đang sở hữu và lưu trữ trong kho của mình. Mục tiêu của quản lý hàng hóa tồn kho là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ số lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng tồn kho.

Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Phân loại và phương pháp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả

2 Mục đích của quản lý hàng hóa tồn kho

Mục đích của quản lý hàng hóa tồn kho là đảm bảo rằng doanh nghiệp sở hữu và điều hành kho hàng một cách hiệu quả.

2.1 Đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Quản lý hàng hóa tồn kho giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ số lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cơ hội bán hàng.

2.2 Tối ưu hóa chi phí lưu trữ

Quản lý hàng hóa tồn kho giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc bảo quản hàng hóa, như chi phí thuê kho, bảo hiểm, và chi phí điện năng.

2.3 Tối ưu hóa vòng quay vốn

Quản lý hàng hóa tồn kho có thể giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho không cần thiết, từ đó giảm thiểu cần thiết vốn được đầu tư vào hàng hóa.

2.4 Giảm thiểu rủi ro tồn kho

Bằng cách quản lý hàng hóa tồn kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc sở hữu hàng tồn kho lâu dài, như hỏng hóc, hỏng hóc hoặc giảm giá.

2.5 Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Quản lý hàng hóa tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, từ việc đặt hàng, quản lý hàng tồn kho đến giao hàng và thanh toán.

3 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho

3.1 Phương pháp FIFO (First-In, First-Out)

Khái niệm: Là một phương pháp quản lý hàng tồn kho được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp. Nó tuân theo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”, có nghĩa là hàng hóa được nhập vào kho trước sẽ được xuất ra ngoài trước.

Ưu điểm: Phương pháp này giúp đảm bảo rằng hàng tồn kho được bán ra là hàng nhập vào trước đây, giúp tránh tình trạng hỏng hóc hoặc lỗi thời của hàng tồn kho. Nó cũng phản ánh rõ hơn chi phí hàng tồn kho thực tế.

Hạn chế: FIFO có thể dẫn đến sự lãng phí khi giá cả của hàng hóa tăng lên, vì hàng tồn kho được nhập vào với giá thấp hơn nhưng được bán với giá cao hơn.

3.2 Phương pháp LIFO (Last-In, First-Out)

Khái niệm: Là một phương pháp quản lý hàng tồn kho ngược lại với FIFO. Nó tuân theo nguyên tắc “nhập sau, xuất trước”, có nghĩa là hàng hóa được nhập vào kho gần đây nhất sẽ được xuất ra ngoài trước.

Ưu điểm: Phương pháp này có thể giảm thiểu lợi tức của thuế thu nhập do chi phí hàng tồn kho được thể hiện là cao hơn. Đặc biệt phù hợp khi giá cả của hàng hóa tăng lên theo thời gian.

Hạn chế: LIFO có thể làm tăng chi phí hàng tồn kho thực tế và có thể không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho thực sự.

3.3 Phương pháp JIT (Just-In-Time)

Ưu điểm: Phương pháp này giúp giảm thiểu hàng tồn kho và tối ưu hóa vòng quay vốn bằng cách chỉ đặt hàng và nhập kho khi cần thiết.

Hạn chế: Đòi hỏi một hệ thống cung ứng linh hoạt và chính xác, cũng như đối tác cung ứng tin cậy để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ có sẵn khi cần.

3.4 Phương pháp ABC (Activity-Based Costing)

Ưu điểm: Phương pháp này phân loại hàng tồn kho thành các nhóm dựa trên mức độ quan trọng và tần suất sử dụng, giúp tập trung các biện pháp quản lý vào các mặt hàng quan trọng nhất.

Hạn chế: Yêu cầu nhiều công sức và thời gian để phân loại hàng tồn kho và thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp.

3.5 Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity)

Ưu điểm: Phương pháp này giúp tối ưu hóa chi phí đặt hàng và chi phí cầm kho bằng cách xác định lượng đặt hàng tối ưu.

Hạn chế: Yêu cầu thông tin chính xác về chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho, cũng như giả định rằng nhu cầu sử dụng hàng hóa là không biến đổi.

3.6 Phương pháp RFID (Radio-Frequency Identification)

Ưu điểm: Công nghệ này cho phép theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách tự động và chính xác.

Hạn chế: Cần phải đầu tư chi phí cho hạ tầng công nghệ và đào tạo nhân viên, cũng như đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.

Mỗi phương pháp quản lý hàng tồn kho có ưu và nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phương pháp thích hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình kinh doanh, ngành công nghiệp, và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

4 Ứng dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho – Lựa chọn nào phù hợp cho bạn?

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho có thể được áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu cụ thể của từng loại hình. Dưới đây là cách áp dụng một số phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến đối với các loại hình doanh nghiệp khác nhau:

4.1 Bán lẻ (Retail)

Phương pháp FIFO thường được ưa chuộng trong các cửa hàng bán lẻ vì dễ triển khai và hiệu quả cho các mặt hàng có hạn sử dụng.

Các phương pháp JIT và RFID có thể phù hợp để quản lý hàng tồn kho trong các cửa hàng bán lẻ với quy trình cung cấp linh hoạt và tự động hóa quy trình.

4.2 Sản xuất

Phương pháp JIT thường được áp dụng trong các nhà máy sản xuất để giảm thiểu lượng hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Phương pháp EOQ có thể được sử dụng để xác định số lượng đặt hàng tối ưu dựa trên chi phí đặt hàng và chi phí cầm kho.

4.3 Dịch vụ

Các công ty cung cấp dịch vụ có thể sử dụng phương pháp JIT để duy trì một lượng hàng tồn kho tối thiểu và đảm bảo rằng họ chỉ đặt hàng khi có nhu cầu cụ thể từ khách hàng.

Công nghệ RFID có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý các tài sản và vật liệu trong quá trình cung cấp dịch vụ.

4.4 Sản xuất dự án

Trong lĩnh vực này, các phương pháp quản lý hàng tồn kho phải linh hoạt và có khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu cụ thể của từng dự án.

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho linh hoạt như JIT và RFID có thể được sử dụng để đảm bảo rằng vật liệu và thiết bị được cung cấp đúng thời điểm và đúng số lượng cho mỗi dự án.

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu và đặc điểm riêng, và việc chọn lựa phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp là quan trọng để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản lý.

5. Giải pháp quản trị hàng tồn kho thông minh – bắt kịp xu thế hiện đại

Hiện nay, bên cạnh việc khám phá ra có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho đang được áp dụng phổ biến hiện nay, do sự bùng nổ của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến để quản lý kho hàng. DACO – Đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa, quản trị hàng tồn kho thông minh SEEACT-WMS. Giải pháp này được thiết kế để tùy chỉnh cụ thể phù hợp với quy trình sản xuất, máy móc và trang thiết bị của doanh nghiệp, giúp tự động hóa các thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho thông qua duy nhất thao tác quét Barcode/QR Code.

SEEACT-WMS mang đến những lợi ích vượt trội:

• Quản lý tồn kho theo vị trí, lô/ngày sản xuất/hạn sử dụng: Giúp doanh nghiệp theo dõi và truy xuất nguồn gốc hàng hóa dễ dàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa theo yêu cầu (IQC – IPQC – FQC).
• Quản lý nhiều kho cùng lúc dễ dàng, hiệu quả, chính xác: Cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng hàng tồn kho trong toàn hệ thống, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.
• Trực quan hóa hiệu suất kho thông qua Layout theo thời gian thực: Giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của kho, từ đó tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
• Tích hợp công nghệ IoT giúp cải tiến, tăng tốc nghiệp vụ kho: Tự động hóa các thao tác trong kho, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả hoạt động.
• Lập kế hoạch và báo cáo nhập/xuất kho: Cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động nhập xuất kho, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và quản lý kho hiệu quả.

Xem thêm: WMS là gì? Chức năng và cách sử dụng WMS.

6. Kết luận 

Quản lý hàng tồn kho là một lĩnh vực đang chịu sự biến động và phát triển không ngừng. Để thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp cần liên tục cập nhật các xu hướng mới và áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp với đặc thù của từng loại hình kinh doanh và nhu cầu thị trường.

 Đồng thời, đầu tư vào công nghệ và các giải pháp quản trị hàng tồn kho là rất cần thiết. Bằng việc xây dựng chiến lược hiệu quả và tận dụng công nghệ, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường một cách hiệu quả.

Liên hệ ngay với DACO để được tư vấn và triển khai giải pháp sản xuất phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn!