VN
EN
JP
KR
Báo cáo tồn kho là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng cách thức báo cáo tồn kho bằng Excel trong việc quản lý, báo cáo hàng tồn kho. Liệu điều này có mang lại lợi ích thật sự cho doanh nghiệp hay không? Cùng Daco tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Báo cáo tồn kho là gì?
Báo cáo tồn kho là bản tóm tắt số lượng và giá trị của hàng hóa mà doanh nghiệp đang sở hữu tại một thời điểm cụ thể. Nó cung cấp thông tin về tình trạng hàng hóa trong kho, bao gồm:
- Số lượng: Bao nhiêu sản phẩm mỗi loại đang có trong kho.
- Giá trị: Giá trị của mỗi sản phẩm, được tính bằng giá mua hoặc giá thành sản xuất.
- Tình trạng: Hàng hóa đang ở trạng thái nào (đã đặt hàng, đang chờ nhập kho, đã xuất kho, v.v.)
Xem thêm: Tồn kho là gì? Cách phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
2. Báo cáo hàng tồn kho dùng để làm gì?
Báo cáo tồn kho là một công cụ quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt mà còn giúp họ xây dựng một cơ sở thông tin đáng tin cậy để ra quyết định chiến lược.
Điều quan trọng nhất mà báo cáo hàng tồn kho mang lại là khả năng theo dõi số lượng và giá trị của hàng hóa trong kho. Thông qua việc tổng hợp thông tin này, doanh nghiệp có thể dự đoán và lên kế hoạch cho quá trình sản xuất, nhập hàng và bán hàng một cách hợp lý và đáp ứng nhanh chóng những biến động của thị trường.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu từ báo cáo tồn kho để đánh giá được tốc độ bán hàng, dòng chảy hàng hóa và hiệu suất tồn kho, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp và tối ưu hóa hoạt động của mình.
Thông qua việc phân tích dữ liệu trong báo cáo hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể xác định được các rủi ro tiềm ẩn như tồn kho quá nhiều hoặc quá ít, hàng hóa hư hỏng hay lỗi thời, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro một cách linh hoạt và hiệu quả.
Cuối cùng, báo cáo tồn kho cũng đóng vai trò trong việc cung cấp thông tin cho các bên liên quan như nhà đầu tư, ngân hàng hay cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể minh bạch hóa thông tin về tình hình tồn kho của mình và tạo lòng tin cho các bên liên quan về sự ổn định và tiềm năng phát triển của doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn làm báo cáo tồn kho cho doanh nghiệp
Thông thường, một báo cáo hàng tồn kho cơ bản thường bao gồm các nội dung
3.1 Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp
- Logo doanh nghiệp
- Tiêu đề báo cáo: “Báo cáo tồn kho”
- Kỳ báo cáo: Ví dụ: “Tháng 1 năm 2024”
- Ngày lập báo cáo: Ví dụ: “23/02/2024”
3.2 Bảng chi tiết báo cáo hàng tồn kho
- Mã hàng hóa: Mã số được sử dụng để phân biệt các loại hàng hóa khác nhau.
- Tên hàng hóa: Tên gọi đầy đủ của hàng hóa.
- Đơn vị tính: Đơn vị sử dụng để đo lường số lượng hàng hóa (ví dụ: cái, kg, lít, …).
- Số lượng tồn đầu kỳ: Số lượng hàng hóa còn lại trong kho từ kỳ trước.
- Số lượng nhập trong kỳ: Số lượng hàng hóa được nhập vào kho trong kỳ báo cáo.
- Số lượng xuất trong kỳ: Số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho trong kỳ báo cáo.
- Số lượng tồn cuối kỳ: Số lượng hàng hóa còn lại trong kho sau khi kết thúc kỳ báo cáo.
- Giá trị tồn đầu kỳ: Giá trị của số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ.
- Giá trị nhập trong kỳ: Giá trị của số lượng hàng hóa nhập trong kỳ.
- Giá trị xuất trong kỳ: Giá trị của số lượng hàng hóa xuất trong kỳ.
- Giá trị tồn cuối kỳ: Giá trị của số lượng hàng hóa tồn cuối kỳ.
- Dưới cùng của báo cáo tồn kho, bạn có thể thêm một hàng tổng cộng để tính toán tổng số lượng, tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong kho.
- Có thể thêm các hàng tổng cộng cho các nhóm mặt hàng khác nhau (ví dụ: nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa)
3.3 Phần cuối
- Ghi rõ ngày tháng năm lập báo cáo ở phần đầu báo cáo.
- Có phần để người lập phiếu, thủ kho, Kế toán trưởng, giám đốc ký tên và ghi rõ họ tên.
4. Một số công thức làm báo cáo tồn kho bằng Excel
Các mẫu báo cáo hàng tồn kho thường được biểu diễn dưới dạng file Excel, vì vậy, việc sử dụng các kỹ năng xử lý dữ liệu trong báo cáo tồn kho bằng Excel là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót. Dưới đây là một số công thức Excel phổ biến thường được sử dụng để tạo báo cáo tồn kho một cách hiệu quả:
SUMIF: Đây là hàm tính tổng có điều kiện, giúp bạn tính tổng số lượng nhập hoặc xuất của một mã hàng từ danh sách các giao dịch nhập/xuất khác nhau.
VLOOKUP: Hàm này giúp bạn tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập, giúp tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian.
IF: Bằng cách kết hợp VLOOKUP với IF, bạn có thể tạo công thức để tự động điền thông tin hàng hóa cho các dòng trống trong bảng nhập hoặc xuất.
SUM: Đây là hàm dùng để tính tổng giá trị hàng tồn kho của bạn, thường được áp dụng ở dòng tổng cộng của báo cáo nhập xuất tồn.
Áp dụng báo cáo tồn kho bằng Excel một cách thông minh và tùy chỉnh các công thức này để phù hợp với cấu trúc và nhu cầu cụ thể của báo cáo sẽ giúp bạn xử lý các phép tính phức tạp một cách tự động và chính xác hơn.
5. Những khó khăn khi quản lý báo cáo tồn kho bằng phương pháp truyền thống
Mặc dù quản lý kho thông qua phương pháp truyền thống như sổ sách hoặc xử lý báo cáo tồn kho bằng Excel, Word có thể được coi là hiệu quả, nhưng trong bối cảnh công nghệ hiện đại phát triển, việc sử dụng phương pháp này vẫn mang theo những rủi ro.
5.1 Thách thức về thời gian và sai sót
Phương pháp truyền thống như sổ sách hay file Excel, Word đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để nhập liệu và xử lý thông tin. Việc này dễ dẫn đến những sai sót không mong muốn hoặc thậm chí làm mất dữ liệu quan trọng.
5.2 Khó khăn đối với doanh nghiệp lớn và phức tạp
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn với hàng hóa phức tạp và nhiều SKU, việc quản lý bằng phương pháp truyền thống trở nên khó khăn và không hiệu quả. Điều này yêu cầu phải có một hệ thống quản lý linh hoạt và hiệu quả hơn.
5.3 Yêu cầu kiến thức về Excel và tính chính xác
Sử dụng Excel trong việc làm báo cáo tồn kho bằng Excel đòi hỏi kiến thức vững về các hàm tính toán. Sai sót trong việc áp dụng các công thức có thể dẫn đến kết quả không chính xác và ảnh hưởng đến báo cáo tồn kho.
5.4 Bảo mật và mất mát dữ liệu
Phần mềm quản lý báo cáo tồn kho bằng Excel có tính bảo mật thấp, dễ bị tấn công bởi virus hoặc mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật, điều này có thể gây ra những rủi ro lớn cho doanh nghiệp.
5.5 Thiếu linh động trong quản lý và truy cập thông tin
Phương pháp truyền thống không cho phép quản lý và truy cập thông tin để báo cáo hàng tồn kho mọi lúc mọi nơi. Điều này làm hạn chế sự linh động và đáng tin cậy trong quản lý tồn kho, đặc biệt trong môi trường kinh doanh hiện đại và đa dạng.
Những thách thức này đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại, giúp giải quyết các vấn đề trên và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc.
6. Giải pháp phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Một giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp quản lý tồn kho và tiết kiệm thời gian là sử dụng phần mềm quản lý kho. Với sự tiến bộ của công nghệ hiện nay, các phần mềm này cung cấp sự thuận tiện và đồng bộ hóa trong việc quản lý dữ liệu, cho phép bạn thao tác nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi và xem báo cáo tồn kho bất cứ khi nào, ở bất kỳ đâu, từ máy tính hoặc điện thoại di động của mình.
SEEACT-WMS là phần mềm quản lý kho thông minh được phát triển bởi DACO – Nhà cung cấp giải pháp tự động hóa sản xuất có hơn 15 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực này. Hệ thống SEEACT-WMS được xây dựng bởi đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, là giải pháp đáng tin cậy cho việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
6.1 Kiểm soát chính xác số lượng tồn kho
Đưa các dữ liệu thông tin sản phẩm lên kho theo thời gian thực nhanh chóng và Quản lý số lượng, mã hàng, mã sản phẩm… chi tiết, chính xác tại từng kho hàng.
6.2 Tự động cập nhật tồn kho
Mỗi đơn hàng phát sinh phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS sẽ tự động hóa các thông tin dữ liệu và cập nhật tồn kho. Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc điều chỉnh tỷ lệ hàng tồn kho một cách hợp lý và hiệu quả, đồng thời cân bằng giữa các kênh bán hàng và quản lý kho.
6.3 Quản lý lưu chuyển hàng hóa trong kho
SEEACT-WMS có khả năng quản lý vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho, bao gồm định vị, đánh số kệ, và quản lý các vị trí trống để tối ưu hóa việc lưu trữ. Điều này giúp phân bổ hàng hóa một cách linh hoạt và đáp ứng kịp thời nhu cầu mua hàng. Nhanh chóng, dễ dàng trong việc lập báo cáo hàng tồn kho.
6.4 Quy trình Đặt hàng – Nhập kho chuyên nghiệp
Từ việc lập kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp đến việc linh hoạt nhập hàng về từng kho. Bộ phận thu mua tiến hành quản lý danh sách sản phẩm cần nhập, cùng với giá cả và số lượng, và đồng thời theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
6.5 Quản lý báo cáo hàng hóa tồn kho nhanh chóng, chính xác
Các báo cáo tồn kho này bao gồm thông tin về tồn kho, điều chỉnh sản phẩm, chuyển kho, theo dõi lượng hàng mua vào và bán ra ở các kho, cùng với báo cáo xuất nhập tồn chi tiết theo từng biến thể sản phẩm. Nhờ vào các báo cáo hàng tồn kho này, bạn có thể nắm rõ tình trạng hàng hóa trong kho và đưa ra các kế hoạch cung ứng chặt chẽ, từ đó tăng cường hiệu quả kinh doanh.
7. Kết luận
Tóm lại, việc tạo báo cáo tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quyết định kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Báo cáo hàng tồn kho giúp quản lý kiểm soát tồn kho, cung cấp thông tin về hàng hoá cần nhập và loại bỏ, và hướng dẫn các quyết định để tối ưu hóa lợi nhuận.
Việc xử lý báo cáo tồn kho bằng Excel, Word có thể được coi là hiệu quả, nhưng trong bối cảnh công nghệ hiện đại phát triển, để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tồn kho trong doanh nghiệp, Daco khuyến khích doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS trong sản xuất thông minh.
Phần mềm này không chỉ giúp tạo báo cáo nhanh chóng và chính xác, mà còn tối ưu hóa quản lý kho để đạt được hiệu suất tối đa, góp phần tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp một cách đáng kể.
Hãy liên hệ DACO, với đội ngũ chuyên gia đứng đầu ngành về lĩnh vực sản xuất, tự động hóa sẽ tư vấn và giải đáp cho bạn về các vấn đề trong doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Hệ thống quản lý sản xuất số 1 của DACO SEEACT-MES
- Giải pháp trong nhà máy sản xuất thông minh nhất hiện nay
- Chi phí tồn kho là gì? Cách tối ưu chi phí hàng tồn kho hiệu quả
