Lưu kho là gì? Các phương pháp tối ưu chi phí lưu kho hiện nay

Hiện nay, lưu kho là một trong những giải pháp giúp tối ưu các vấn đề về lưu trữ nguồn sản phẩm lớn hay những sản phẩm còn tồn kho. Vậy lưu kho là gì? Các phương pháp tối ưu chi phí lưu kho để cắt giảm chi phí hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của DACO để có những giải đáp chi tiết!

1. Lưu kho là gì?

Trước hết, chúng ta cùng tìm hiểu lưu kho là gì?  Lưu kho là quá trình lưu trữ các nguyên vật liệu, thành phẩm và sản phẩm trung gian trong quá trình sản xuất. Khi tiến hành sản xuất, các nguyên vật liệu và sản phẩm thường không được sử dụng ngay lập tức, mà cần phải được lưu trữ tại các kho hàng trung gian cho đến khi cần sử dụng. Để thực hiện quá trình này một cách hiệu quả, cần áp dụng hệ thống quản lý kho chính xác và tổ chức để đảm bảo sự sẵn sàng, kiểm soát chất lượng và giảm thiểu chi phí lưu trữ.

Quá trình lưu kho trong sản xuất có thể bao gồm nhập kho nguyên vật liệu, lưu trữ thành phẩm trước khi xuất bán hoặc giữ các thành phần phụ trợ cần thiết trong quá trình sản xuất. Quản lý lưu kho hiệu quả là yếu tố chủ chốt để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất, giảm thiểu thất thoát và lỗi hệ thống.

2. Lợi ích của việc sử dụng lưu kho là gì?

Khi nghiên cứu về khái niệm “lưu kho là gì?”, ta nhận thấy rằng việc dự trữ hàng tồn trong kho là một yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Việc sử dụng lưu kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng lưu kho:

• Tăng sự linh hoạt: Lưu kho cho phép doanh nghiệp giữ tồn kho của các nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc sản phẩm trung gian để sẵn sàng sử dụng khi cần thiết. Điều này giúp tăng sự linh hoạt trong quá trình sản xuất và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của thị trường.
• Kiểm soát chi phí lưu kho : Bằng cách sử dụng lưu kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể kiểm soát và giảm thiểu chi phí liên quan đến lưu trữ, bao gồm chi phí vận chuyển, bảo quản và quản lý kho.

• Tăng hiệu suất sản xuất: Việc có hàng tồn kho sẵn sàng trong kho giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất của dây chuyền sản xuất. Điều này giúp tăng lượng sản phẩm hoàn thành và cải thiện dòng tiền cho doanh nghiệp.
• Kiểm soát chất lượng: Lưu kho cho phép kiểm tra và kiểm soát chất lượng của nguyên vật liệu và sản phẩm trước khi chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc giao hàng cho khách hàng.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý kho phù hợp, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả, giúp tránh thất thoát và hủy hoại hàng tồn.
• Phục vụ nhu cầu khách hàng: Việc có tồn kho sẵn sàng giúp đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với nhu cầu của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng và trung thành từ phía khách hàng.

3. Chi phí lưu kho là gì? Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu kho hàng hóa

Vậy chi phí lưu kho là gì? Chi phí lưu kho là tổng hợp của các loại chi phí phát sinh từ việc bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho. Đây là các chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và vận hành các kho hàng của mình. Quản lý chi phí lưu kho trong sản xuất đòi hỏi phải có sự chính xác và hiệu quả để tối ưu hoá hoạt động sản xuất và đảm bảo lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu kho hàng hóa trong quá trình sản xuất có thể bao gồm:

• Thời gian lưu kho: Thời gian hàng hóa được lưu trữ trong kho ảnh hưởng đến chi phí thuê kho, điện, nước và bảo dưỡng.
• Quy mô lưu kho: Diện tích và dung lượng lưu trữ của kho ảnh hưởng đến chi phí thuê mặt bằng và chi phí sắp xếp và quản lý hàng hóa.
• Cơ cấu lưu kho: Sự tổ chức và bố trí hàng hóa trong kho ảnh hưởng đến chi phí lao động và thời gian tìm kiếm hàng hóa.
• Quản lý số lượng hàng tồn kho: Mức độ lưu trữ hàng tồn kho ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ và chi phí tái đặt hàng.
• Quy trình đặt hàng và nhập kho: Quy trình hiệu quả và tổ chức tốt giúp giảm thiểu thời gian và chi phí đặt hàng và nhập kho.
• Độ chính xác dữ liệu kho hàng: Sự chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kho hàng giúp giảm thiểu chi phí không đáng có và rủi ro lớn.
• Các yếu tố bên ngoài: Biến động giá cả, thuế, lạm phát, chi phí vận chuyển và yếu tố thị trường ảnh hưởng đến chi phí lưu kho và đòi hỏi sự thích ứng linh hoạt từ doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý kho và phương pháp quản lý kho hiệu quả doanh nghiệp cần biết

4. Cách tính phí lưu kho hàng hiện nay

Vậy cách tính phí lưu kho là gì? Công thức tính tổng chi phí lưu kho hàng hiện nay có thể được tính như sau:

Chi phí lưu kho = chi phí vốn + chi phí dịch vụ + chi phí rủi ro + chi phí mặt bằng

Trong đó:

• Chi phí vốn: Bao gồm chi phí liên quan đến việc ràng buộc vốn trong hàng tồn kho, như chi phí lãi suất, chi phí vốn tự doanh và chi phí vốn vay (nếu có).
• Chi phí dịch vụ: Gồm các chi phí hỗ trợ trong quá trình lưu trữ và quản lý hàng tồn kho, bao gồm chi phí quản lý kho, chi phí kiểm kê hàng tồn kho, chi phí quản lý và xử lý đơn hàng, chi phí quản lý vận chuyển và các dịch vụ hỗ trợ khác.
• Chi phí rủi ro: Bao gồm các chi phí liên quan đến rủi ro và mất mát trong quá trình lưu trữ và vận chuyển hàng tồn kho, như chi phí bảo hiểm, chi phí kiểm tra hàng hóa và xử lý hàng tồn kho hỏng hóc, và các chi phí liên quan đến mất mát hàng hóa.
• Chi phí mặt bằng: Bao gồm chi phí thuê hoặc sở hữu mặt bằng để lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí bảo trì mặt bằng, chi phí điện nước và các chi phí khác liên quan đến hoạt động mặt bằng kho.

Công thức trên là một cách tổng hợp các thành phần chi phí quan trọng trong hoạt động lưu trữ hàng tồn kho và cho phép tính toán tổng chi phí lưu kho. Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng công thức này có thể được điều chỉnh hoặc mở rộng tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của các doanh nghiệp và ngành công nghiệp. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có thể điều chỉnh và tinh chỉnh các yếu tố chi phí theo nhu cầu và điều kiện cụ thể của họ.

5. Các phương pháp tối ưu chi phí lưu kho 

Tối ưu hóa chi phí lưu kho trong sản xuất là một mục tiêu quan trọng để cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng cường lợi nhuận. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để tối ưu hóa hiệu quả chi phí lưu kho:

5.1 Quản lý lượng hàng tồn kho

Đây là bước đầu tiên cần làm khi doanh nghiệp đặt câu hỏi về các phương pháp tối ưu chi phí lưu kho là gì? Để giảm thiểu lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp như sử dụng phương pháp dự báo hiệu quả để ước lượng chính xác về nhu cầu hàng hoá. Đồng thời, cần xem xét mặt hàng không bán chạy để điều chỉnh chiến lược marketing phù hợp. Ngoài ra, tối ưu hóa quá trình đặt hàng và thời gian giao hàng cũng là một cách hiệu quả để giảm thiểu thời gian hàng tồn kho và chi phí liên quan.

5.2 Quản lý chuỗi cung ứng hàng hóa

Bạn cần đảm bảo rằng chuỗi cung ứng của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả là một yếu tố quan trọng để giảm thiểu chi phí lưu kho. Điều này bao gồm việc đánh giá và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến vận chuyển, giao nhận, đặt hàng và dự báo nhu cầu. Khi cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, bạn có thể giảm thiểu thời gian lưu kho và chi phí vận chuyển, từ đó tối ưu hóa chi phí lưu kho tổng thể.

5.3 Quản lý và bố trí lại không gian lưu trữ kho hàng

Tổ chức lưu trữ và bố trí kho hàng một cách hợp lý là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí lưu kho. Bằng cách tối ưu hóa không gian lưu trữ, sử dụng kỹ thuật đóng gói thông minh và xây dựng hệ thống lưu trữ dễ dàng truy cập và sắp xếp hợp lý, bạn có thể tăng cường hiệu suất và giảm thời gian tìm kiếm và di chuyển hàng hóa.

Các phương pháp này có thể được kết hợp và điều chỉnh phù hợp với yêu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Áp dụng một hệ thống quản lý hiệu quả, sử dụng công nghệ và các phương pháp tối ưu hóa có thể giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường hiệu quả trong quy trình sản xuất.

Xem thêm: Chức năng và cách sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

5.4 Dự báo nhu cầu hàng hóa

Trong quá trình tìm hiểu về các phương pháp tối ưu chi phí lưu kho là gì là gì, việc tìm hiểu và dự báo nhu là khá quan trọng.Dự báo nhu cầu hàng hóa là một yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí lưu kho. Bằng cách áp dụng các phương pháp dự báo như trung bình động, hồi quy dự báo hoặc mô hình dự trữ, bạn có thể đưa ra dự báo chính xác về nhu cầu, giúp giảm thiểu việc tồn kho dư thừa và thiếu hụt.

5.5 Sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho

Để tối ưu hóa chi phí lưu kho, thông tin về lượng hàng tồn kho cần phải được cập nhật và chính xác. Sử dụng các hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS) có khả năng theo dõi hàng tồn kho giúp bạn kiểm soát, dự báo và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí lưu kho.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống quản lý kho thông minh và tích hợp mạnh mẽ với hệ thống quản lý sản xuất MES và quản trị doanh nghiệp ERP như SEEACT-WMS.

Với các tính năng quản lý nhập, xuất, kiểm kê qua ứng dụng Barcode, QR Code, quản lý vị trí theo Layout, theo dõi chất lượng của hàng hoá, và đặc biệt là khả năng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, SEEACT-WMS đã và đang mang lại những hiệu quả vượt trội trong hoạt động lưu trữ và quản lý chi phí.

Trên đây là những thông tin về lưu kho là gì và cách tối ưu chi phí lưu kho, có thể nhận thấy rằng đây là một thách thức không hề đơn giản đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, qua các phương án đã được đề cập, DACO hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn và có thể tối ưu hóa chi phí, tăng cường khả năng tài chính và nâng cao sự linh hoạt để nhanh chóng đáp ứng với môi trường cạnh tranh cao trong thị trường hiện nay.