VN
EN
JP
KRQuản lý kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Việc quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp cải thiện hiệu suất kinh doanh mà còn giảm bớt gánh nặng cho những người kinh doanh. Nhưng làm thế nào để hàng hóa nhập – xuất không bị nhầm lẫn? Bài viết dưới đây của DACO sẽ phân tích về các cách quản lý kho hàng hiệu quả trong doanh nghiệp.
1. Vai trò của hoạt động quản lý kho hàng hiện nay
Hoạt động quản lý kho hàng hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, bao gồm cả các nhà máy sản xuất và các đơn vị kinh doanh khác. Dưới đây là một số vai trò chính của hoạt động quản lý hàng hóa trong kho hiện nay:
- Tối ưu hóa tồn kho: Giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa. Điều này giúp tối ưu hóa vốn lưu động và giảm thiểu chi phí lưu trữ.
- Đảm bảo nhu cầu hàng hóa: Quản lý kho đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp tăng cường hài lòng của khách hàng và duy trì lòng trung thành.
- Giảm thiểu thất thoát hàng hóa: Bằng cách theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tồn kho, hoạt động này giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát và hao hụt trong quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
- Tăng cường hiệu suất vận hành: Giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất của nhân viên trong việc xử lý hàng hóa, từ việc nhập kho đến giao hàng.
Tóm lại, hoạt động quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả vận hành và thành công kinh doanh của mọi doanh nghiệp.
2. Những thách thức trong quá trình quản lý kho hàng
Trong quá trình quản lý kho hàng, có một số thách thức mà các doanh nghiệp thường gặp phải, bao gồm:
2.1 Sử dụng không gian kho hàng không hiệu quả
Quản lý kho đối mặt với nhiều thách thức, trong đó sử dụng không gian kho không hiệu quả là một vấn đề nổi bật. Sử dụng công suất kho trung bình chỉ đạt 68% cho thấy không gian kho không được tận dụng hiệu quả. Tuy nhiên, thông qua việc cải thiện cách bố trí, các nhà kho có thể tối ưu hóa không gian lưu trữ và tăng khả năng chứa đựng hàng hóa.
Lỗi trong thiết lập kho cũng có thể dẫn đến lãng phí thời gian khi phải tìm kiếm các mặt hàng. Sự không hiệu quả trong thiết lập này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận do người làm việc phải dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm sản phẩm, thậm chí còn gây giảm số lượng đơn đặt hàng được thực hiện.
2.2 Thông tin hàng tồn trong kho không chính xác
Quản lý hàng tồn kho không chính xác có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian lựa chọn hàng hóa, khi công nhân có thể đến các địa điểm không có sản phẩm hoặc khi lưu trữ sản phẩm ở các vị trí đã đầy.
Việc cập nhật dữ liệu hàng tồn kho thủ công có thể dẫn đến thông tin không chính xác và tích tụ hàng tồn kho lỗi thời, khiến nhân viên phải dành nhiều thời gian để kiểm tra và sửa lỗi.
Những quy trình không hiệu quả này gây lãng phí thời gian và tiền bạc cho quản lý kho. Sử dụng hệ thống hiện đại có thể tự động hóa các hoạt động này và giảm thiểu các lỗi.
2.3 Quản lý kho hàng theo cách thủ công
Trong khi quá trình số hóa ngày càng phổ biến, nhiều nhà kho vẫn tiếp tục áp dụng các quy trình trên giấy tờ thủ công, mặc dù đã lỗi thời. Việc nhập dữ liệu bằng tay, xử lý hàng hóa quá nhiều và chuyển đổi cùng một phiếu giữa các công nhân khác nhau có thể tạo ra lãng phí thời gian và chi phí không đáng có.
Trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh trong kỷ nguyên công nghệ và số hóa, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt thích nghi và mạnh mẽ tổ chức hệ thống kho hàng tự động. Đồng thời, họ cần phải phát triển kế hoạch để tối ưu hóa hiệu suất dựa trên dữ liệu. Việc sử dụng công nghệ hiện đại như máy quét mã vạch giúp tối ưu hóa các quy trình kho hàng, và phần mềm quản lý kho để quản lý dữ liệu một cách tập trung và chính xác. Hơn nữa, việc áp dụng phần mềm có giao diện trực quan giúp người quản lý và công nhân dễ dàng tìm kiếm, nhập và xuất hàng từ kho.
2.4 Quản lý nhân công không phù hợp
Chi phí lao động thường chiếm một phần lớn, khoảng 65% tổng ngân sách quản lý kho. Quản lý nhân viên một cách hiệu quả có thể cải thiện năng suất tổng thể của các quy trình kho hàng.
Với đội ngũ lao động đa dạng từ công nhân đến quản lý và các nhân viên kỹ thuật, việc quản lý nhân sự có thể trở nên phức tạp. Người quản lý cần phải đưa ra quyết định quan trọng và kịp thời để tận dụng tối đa nguồn lực lao động hiện có. Họ cũng cần tìm ra các khâu thực hiện mà có thể tích hợp phần mềm để giảm chi phí lao động và tối ưu hóa hiệu suất trong các quy trình thực hiện đơn hàng.
Khám phá: 5 cách quản lý hàng hóa tối ưu cho doanh nghiệp
3. Quy trình quản lý kho cơ bản trong doanh nghiệp
Dưới đây là một hướng dẫn về quy trình quản lý kho cơ bản nhất để giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc cũng như từng bước trong quy trình:
3.1 Nhập kho
Khi hàng hóa được nhập vào kho, việc kiểm tra và rà soát số lượng cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo khớp với thông tin trên phiếu xuất kho từ nhà cung cấp. Sau đó, các thông tin chi tiết như màu sắc, số lượng, kích thước, ngày nhập kho, hạn sử dụng… sẽ được ghi chép một cách chi tiết trong hệ thống quản lý kho hoặc tài liệu Excel.
Các sản phẩm sau khi nhập kho sẽ được phân loại và sắp xếp theo quy định của từng doanh nghiệp. Việc này đảm bảo rằng hàng hóa được tổ chức một cách hợp lý và tuân thủ nguyên tắc lưu kho của doanh nghiệp.
3.2 Xuất kho
Xuất kho là quy trình chuyển hàng hóa ra khỏi kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Quy trình xuất kho thường bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Quá trình xuất kho được khởi đầu bằng việc các bộ phận liên quan gửi phiếu yêu cầu xuất kho tới bộ phận quản lý kho.
- Bước 2: Bộ phận quản lý kho sau khi nhận phiếu yêu cầu sẽ kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm để đảm bảo có đủ số lượng cần thiết. Việc kiểm tra thường được thực hiện nhanh chóng thông qua phần mềm hoặc các ứng dụng đã được sử dụng trước đó. Nếu số lượng không đủ, thủ kho sẽ lập kế hoạch giải quyết vấn đề.
- Bước 3: Sau khi kiểm tra tồn kho, quản lý kho hoàn tất các thủ tục giấy tờ đúng thời hạn để đảm bảo quy trình xuất kho diễn ra đúng quy định và hàng hóa được xuất kho kịp thời.
- Bước 4: Kế toán kho tiến hành cập nhật thông tin về số lượng sản phẩm còn lại sau khi hàng đã được xuất kho.
3.3 Kiểm kho theo định kỳ
Kiểm kho định kỳ là một hoạt động quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác của tài sản hàng hóa tồn kho và cung cấp thông tin về nguồn vốn lưu động hiện tại.
- Bước 1: Quản lý kho cần phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong nhóm, đảm bảo rõ ràng trách nhiệm và kiểm soát cho từng quy trình cần kiểm kê như mã hàng, tên hàng, số lượng hiện có, và khu vực lưu trữ.
- Bước 2: Mỗi nhóm được giao nhiệm vụ sẽ tự chịu trách nhiệm theo sự phân công từ quản lý kho. Sau khi hoàn thành kiểm kê và so sánh với số lượng thực tế, họ sẽ cập nhật số liệu trong sổ sách và xử lý hàng hóa theo yêu cầu, đặc biệt là những mặt hàng gần đến hạn sử dụng.
3.4 Thống kê và lập báo cáo số liệu kho
Sau quá trình kiểm tra định kỳ, bộ phận quản lý kho cần tổng hợp số liệu và tạo báo cáo kho. Điều này giúp cho ban quản trị doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược kinh doanh cho tương lai.
4. Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp
Quản lý kho không chỉ đơn thuần là việc kiểm soát quá trình xuất nhập hàng hóa. Đó là một công việc phức tạp, đòi hỏi bạn phải biết cách quản lý việc nhập hàng, xác định số lượng cần nhập và tối ưu hóa lượng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả đòi hỏi sự chú ý đến nhiều yếu tố, từ việc dự đoán nhu cầu đến việc đảm bảo sự cân bằng giữa hàng tồn kho và cung cầu. Vậy hãy cùng tìm hiểu các cách quản lý hiệu quả nhất.
4.1 Sắp xếp hàng hóa trong kho hàng một cách khoa học
Việc sắp xếp hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quản lý kho. Nó giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập và xuất kho, tiết kiệm thời gian và năng lượng.
Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học giúp tối đa hóa khả năng lưu trữ cho các nhà kho có quy mô lớn. Đồng thời, nó cũng tăng cường năng suất lao động, giúp quản lý và kiểm soát hoạt động một cách dễ dàng và hiệu quả.
4.2 Xác định mức tồn kho tối ưu
Xác định mức tồn kho là quy trình xác định số lượng hàng hóa cần có để duy trì hoạt động sản xuất, cung ứng và quản lý xuất nhập kho một cách liên tục và không bị gián đoạn.
Khi đạt đến mức tồn kho tối thiểu, cần thiết lập kế hoạch nhập hàng phù hợp và kịp thời. Đối với hàng hóa vượt quá mức tồn kho, cũng cần có kế hoạch để xả hàng một cách hiệu quả.
4.3 Áp dụng phương pháp quản lý FIFO/LIFO
FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out), hay còn được gọi là phương pháp nhập trước – xuất trước và nhập trước – xuất sau, là hai phương pháp quản lý hàng trong kho. Mỗi phương pháp này phù hợp với loại hàng hóa cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất hoặc kinh doanh.
Ví dụ, phương pháp nhập trước – xuất trước thường được áp dụng cho các sản phẩm dễ hỏng, có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, nơi mà hàng hóa nhập vào trước sẽ được xuất ra trước. Trong khi đó, phương pháp nhập trước – xuất sau thường được áp dụng cho các sản phẩm có thể tồn kho lâu dài như gạch, đá, vật liệu xây dựng, nơi mà hàng hóa nhập vào trước sẽ được giữ lại trong kho và được xuất ra sau cùng.
Xem thêm: Chức năng và cách sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS
4.4 Áp dụng mã vạch, mã QR để quản lý hàng kho dễ dàng
Mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học và hiệu quả. Nó được áp dụng phổ biến trong quản lý xuất nhập hàng trong kho, giúp định danh từng nhóm hàng hóa một cách thuận tiện và dễ dàng.
Khi cần tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, việc quét mã vạch giúp nhân viên kho dễ dàng xác định vị trí, số lượng, tình trạng và thông tin khác liên quan của mặt hàng trong kho. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho quản lý kho, đồng thời tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
4.5 Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Trong thời đại công nghiệp hóa và hiện đại hóa, việc sử dụng phần mềm quản lý kho là một phương pháp tối ưu giúp quản lý hàng hóa nhanh chóng và chính xác nhất. Số lượng hàng hóa được tự động cập nhật khi có các giao dịch xảy ra, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho quá trình nhập liệu.
DACO Việt Nam với đội ngũ chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm, cung cấp phần mềm SEEACT-WMS – một hệ thống quản lý sản xuất hàng đầu và đối tác chiến lược giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư, đảm bảo hiệu suất tối đa cho doanh nghiệp. SEEACT-WMS có các tính năng nổi bật sau:
- Tối ưu quản lý kho hàng với ứng dụng Barcode, QR Code: Hỗ trợ nhập, xuất, kiểm kê kho nhanh chóng thông qua việc quét mã vạch hoặc QR Code của sản phẩm.
- Quản lý thông tin vật tư theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng: Lưu trữ các thông tin chi tiết về hàng hoá, hỗ trợ quản lý theo vị trí, layout, số lô hàng, hạn sử dụng,..
- Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho, hiển thị năng lực kho để người quản lý dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Quản lý chất lượng hàng hoá: Hỗ trợ quản lý chất lượng hàng hóa từ khi nhập, lưu kho đến khi xuất kho.
Qua bài viết này, quản lý kho không chỉ đơn thuần là một phần của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa. Để doanh nghiệp của bạn có thể sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ, việc quản lý xuất nhập tồn kho là cực kỳ quan trọng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thất thoát và sai sót trong quản lý kho, mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí.
