Quản lý kho là gì? 7 cách quản lý hiệu quả trong kinh doanh

Quản lý và kiểm soát kho hàng đóng vai trò quan trọng trong mọi loại hình doanh nghiệp, từ các công ty lớn đến các doanh nghiệp sản xuất. Quản lý kho hiệu quả giúp tăng cường hiệu suất kinh doanh và mang lại nhiều lợi ích cho người kinh doanh. Vậy quản lý kho là gì? Làm thế nào để việc quản lý hiệu quả và tốt nhất? Hãy cùng DACO tìm hiểu bài viết dưới đây về các cách lựa chọn phương pháp quản lý hiệu quả.

1. Khái niệm quản lý kho là gì?

Trước khi tìm hiểu quản lý kho là gì, chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm về kho. Kho là nơi tập trung và phân loại các vật tư, hàng hóa để phục vụ việc xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đồng thời, kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và lưu trữ sản phẩm, đảm bảo chất lượng và số lượng của chúng đến khi xuất hàng.

Vậy quản lý kho là gì? Quản lý kho hàng bao gồm việc tổ chức, sắp xếp hàng hóa và theo dõi liên tục số lượng hàng trong kho để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra một cách trơn tru. Quản lý hiệu quả hàng hóa giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, phân phối và cung cấp sản phẩm đúng thời điểm, đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành và tận dụng cơ sở vật chất của công ty một cách hợp lý.

2. Lợi ích của quản lý kho là gì?

Lợi ích của quản lý kho là gì? Quản lý và kiểm soát tồn kho là một vấn đề quan trọng đối với cả các công ty, doanh nghiệp. Việc quản lý kho hàng một cách hiệu quả mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong quản trị sản xuất và kinh doanh, bao gồm:

2.1 Giảm thiểu tổn thất hàng hóa

Để tránh những nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa như trượt giá, mất mát trong kho, hoặc gian lận từ nhân viên, việc quản lý và kiểm soát kho hàng một cách khoa học là vô cùng quan trọng. Thực hiện việc kiểm tra và so sánh hàng hóa thường xuyên, cùng việc thực hiện kiểm kê hàng hóa để theo dõi số lượng nhập, bán và tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn những mất mát không mong muốn và phát triển các kế hoạch xử lý phù hợp.

2.2 Tiết kiệm chi phí

Quản lý kho hàng giúp chủ kinh doanh tiết kiệm chi phí đáng kể như sau:

• Chi phí lưu kho: Quản lý kho hiệu quả giúp kiểm soát hàng tồn và giải phóng hàng hóa kịp thời, từ đó giảm thiểu chi phí lưu trữ bao gồm chi phí thiết bị lưu kho, nhân công và tiện ích như điện, nước.
• Chi phí mua hàng: Theo dõi số lượng hàng hóa giúp đề xuất mua hàng một cách cân đối, tránh mua quá nhiều và lãng phí nguồn lực.
• Chủ động quản lý số lượng hàng hóa và ngân sách: Kiểm tra và theo dõi kho hàng hàng ngày giúp xác định số lượng hàng cần mua và dự trù ngân sách một cách chủ động, từ đó tránh được những tổn thất không cần thiết.
• Tiết kiệm hàng hóa và nguyên vật liệu: Quản lý kho hiệu quả giúp kiểm soát hàng tồn và nguyên vật liệu, giảm thiểu tồn đọng và lãng phí, từ đó tiết kiệm chi phí mua hàng và nguyên vật liệu.

Những biện pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

2.3 Tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Việc thất thoát hàng hóa và lãng phí nguyên liệu có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, việc kiểm kê kho hàng thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn kho và nhận biết được các mặt hàng bán chạy. Từ đó, bạn có thể áp dụng các biện pháp như nhập hàng kịp thời, tăng cường chương trình khuyến mãi để tăng doanh thu và giảm bớt số lượng hàng tồn kho. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.

2.4 Tăng hiệu quả cho nguồn vốn lưu động

Quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn vốn lưu động. Nguồn vốn này bao gồm cả vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp. Hàng hóa trong kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn vốn này.

Quản lý kho hàng hiệu quả giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh chóng, từ đó giảm thiểu lượng vốn lưu động cần thiết trong các chu kỳ kinh doanh như hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý. Điều này góp phần cải thiện hoạt động tài chính và tạo ra sự ổn định cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu file quản lý hàng tồn kho miễn phí cho doanh nghiệp

3. Tổng hợp 7 cách quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý kho là gì? Quản lý kho không chỉ đơn giản là việc kiểm soát việc nhập và xuất hàng hóa. Đó là một quá trình phức tạp, bao gồm việc đánh giá khi nào cần phải nhập hàng, quyết định số lượng hàng cần nhập và lưu ý đến việc tối ưu hóa lượng tồn kho. Để hiểu rõ hơn về cách quản lý kho hàng hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu những phương pháp phù hợp nhất.

3.1 Bố trí và sắp xếp kho hàng khoa học

Đây là bước đầu tiên cần làm khi doanh nghiệp đặt câu hỏi về cách quản lý kho là gì. Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, việc sắp xếp kho hàng đúng cách là rất quan trọng để tối ưu hóa quá trình tìm kiếm hàng hóa và tránh lãng phí thời gian cho nhân viên. Có hai phương pháp sắp xếp kho hàng cần được lưu ý:

• Sắp xếp theo vị trí cố định: Đây là phương pháp sắp xếp hàng hóa dựa trên việc mỗi sản phẩm hoặc nhóm hàng có một vị trí cố định không thay đổi. Ưu điểm của phương pháp này là sự ổn định và rõ ràng, giúp tìm kiếm và lấy hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp này không phù hợp cho các mặt hàng xuất nhập thường xuyên và có thể tốn diện tích sử dụng.
• Sắp xếp theo vị trí ưu tiên: Phương pháp này thường áp dụng cho các mặt hàng xuất nhập kho thường xuyên, hàng hóa được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên của chúng. Mặc dù tiết kiệm diện tích sử dụng và phù hợp với việc quản lý hàng hóa bán chạy, nhưng cũng đòi hỏi mất thời gian cho việc điều chỉnh vị trí hàng hóa.

3.2 Xây dựng quy trình quản lý kho hàng

Quy trình quản lý kho hàng là một phần quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng hóa được tổ chức, lưu trữ và vận chuyển một cách hiệu quả từ điểm nhập – xuất. Xây dựng quy trình quản lý kho hàng cần được doanh nghiệp vạch ra cụ thể, rõ ràng theo từng bước thực hiện, các tiêu chí đánh giá nhằm đảm bảo các hoạt động được triển khai 1 cách hiệu quả, trơn tru, tránh gặp phải sai sót.

3.3 Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập hàng hóa

Với các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, cách quản lý kho hàng và kiểm soát đơn hàng xuất kho đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Đặc biệt, việc kiểm soát kỹ lưỡng các công đoạn của sản phẩm sau khi xuất kho là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro có thể xảy ra.

Quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng. Bằng cách này, nó không chỉ giúp tránh được các rủi ro tiềm ẩn mà còn giúp tiết kiệm được chi phí có thể phát sinh do sản phẩm không đạt chất lượng.

Ngoài việc quản lý xuất kho, việc kiểm soát sản phẩm nhập kho cũng đòi hỏi sự chặt chẽ và cẩn thận. Đặc biệt, việc đảm bảo chính xác về số lượng sản phẩm nhập vào kho là cực kỳ quan trọng để tránh những sai sót về dữ liệu có thể xảy ra.

3.4 Áp dụng phương pháp quản lý FIFO, LIFO

Khi khám phá về cách quản lý kho là gì, bạn không thể bỏ qua phương pháp quản lý FIFO, LIFO.Áp dụng phương pháp quản lý FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) là hai trong những cách phổ biến để kiểm soát lưu chuyển hàng hóa trong kho. Dưới đây là cách sử dụng hai phương pháp này:

• Phương pháp FIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “First In, First Out”, có nghĩa là “Đầu vào trước, Đầu ra trước”. Đây là một phương pháp quản lý và định giá hàng tồn kho trong đó sản phẩm hoặc hàng hóa được xuất bán theo thứ tự chúng được nhập vào. Nó đảm bảo rằng hàng hóa hoặc sản phẩm mà bạn nhập trước sẽ được xuất ra trước.
• Phương pháp LIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Last In, First Out,” có nghĩa là “Nhập sau, Xuất trước”. Đây là một nguyên tắc quản lý hàng tồn kho trong kế toán. Theo nguyên tắc này, sản phẩm hoặc hàng hóa được mua hoặc sản xuất gần đây nhất sẽ được bán hoặc sử dụng trước và hàng tồn kho cũ hơn được giữ lại.

Khi quản lý kho, việc lựa chọn phương pháp quản lý hàng hóa phù hợp sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, tính chất của sản phẩm và chiến lược kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp.

3.5 Áp dụng phương pháp ABC

Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto, có nghĩa là tập trung vào việc kiểm soát các mặt hàng chiếm 20% giá trị để đạt được 80% hiệu suất hoặc lợi nhuận. Mô hình quản lý này phân loại hàng hóa thành ba nhóm:

• Nhóm A: Bao gồm các mặt hàng chiếm tỷ trọng cao khoảng 70-80% giá trị tồn kho. Nhóm này đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ vì cần nhập và xuất kho thường xuyên, cũng như sự chính xác trong thời gian cung cấp sản phẩm.
• Nhóm B: Bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp hơn, chỉ chiếm khoảng 15% tỷ trọng bán ra. Thường là các hàng dự trữ.
• Nhóm C: Bao gồm các mặt hàng có giá trị dự trữ thấp nhất, chiếm khoảng 5% tỷ trọng tồn kho. Thời gian đặt hàng cho nhóm này thường là rời rạc và dài hạn hơn.

3.6 Áp dụng mô hình Lean manufacturing

Trong quá trình tìm hiểu về quản lý kho là gì, việc sử dụng các mô hình Lean manufacturing là một lựa chọn hiệu quả và tiện lợi. Cách quản lý kho hàng theo mô hình Lean manufacturing không chỉ đảm bảo rằng hàng hóa trong kho luôn đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng trên thị trường mà còn giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau:

• Giảm thiểu chi phí tồn kho: Lean manufacturing giúp loại bỏ lượng hàng tồn kho không cần thiết, giảm thiểu các chi phí liên quan như chi phí lưu trữ, bảo quản và kiểm kê hàng tồn kho.
• Cải thiện chu trình và thời gian sản xuất sản phẩm: Bằng cách loại bỏ các lãng phí trong quy trình sản xuất, Lean manufacturing tối ưu hóa quá trình sản xuất, giúp cải thiện hiệu suất và giảm thời gian sản xuất sản phẩm.
• Loại bỏ các hao phí trong quy trình sản xuất: Lean manufacturing tập trung vào việc loại bỏ các loại lãng phí như thất thoát nguyên liệu, thời gian chờ đợi, quá trình làm lại sản phẩm, từ đó tối ưu hóa hiệu suất sản xuất và giảm thiểu chi phí.
• Rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa: Lean manufacturing tập trung vào việc cải thiện quy trình sản xuất để giảm thiểu thời gian chờ đợi và lãng phí trong chuỗi cung ứng, từ đó giúp rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa và tăng tính linh hoạt trong quy trình cung ứng.

3.7 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý kho đã trở thành xu hướng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Phương pháp này không chỉ giúp giảm thiểu các sai sót mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý kho, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa.

Sử dụng các phần mềm điều hành hệ thống (MES) trong sản xuất tích hợp module quản lý kho thông minh (WMS) là giải pháp cho doanh nghiệp sản xuất giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, cũng như tăng cường hiệu suất quản lý kho. Việc áp dụng phần mềm này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn hỗ trợ quản lý tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS của DACO giúp tự động hóa các quy trình quản lý kho, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.

Các lợi ích đặc biệt khi sử dụng phần mềm SEEACT-WMS của DACO trong sản xuất bao gồm:

• Đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý kho cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm: quản lý mặt hàng, quản lý kho, quản lý xuất nhập kho, quản lý tồn kho, báo cáo kho,…
• Tự động hóa việc cung cấp thông tin về trạng thái máy móc một cách linh hoạt và chính xác, bao gồm số lần sử dụng, vị trí, thời gian sử dụng, thời gian bảo dưỡng, số lần lỗi,…
• Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị dễ dàng thông qua hệ thống phần mềm, từ đó giúp tăng tuổi thọ thiết bị.

Khám phá: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho với phương pháp kiểm kê hiện đại.

Qua bài viết này, hi vọng độc giả đã hiểu được quản lý kho là gì? Nó không chỉ đơn thuần là một phần của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của thị trường. Áp dụng các phương pháp và công nghệ hiện đại vào quản lý kho giúp tối ưu hóa quy trình nội bộ và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, từ đó đem lại thành công cho doanh nghiệp.