Giải mã quy trình kiểm kê hàng tồn kho với phương pháp kiểm kê hiện đại

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn trong việc kiểm kê hàng tồn kho: Kho hàng bừa bộn, thiếu khoa học? Hàng hóa thất thoát thường xuyên? Việc kiểm kê thủ công tốn thời gian và công sức?

Đừng lo lắng! Kiểm kê kho hàng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho thông minh chính là “cứu cánh” cho bạn! Cùng đi tìm hiểu phương pháp kiểm kê hàng tồn kho chi tiết được tích lũy bởi các chuyên gia số 1 về kho thông minh.

1. Khái niệm

Kiểm kê hàng tồn kho là quy trình xác định, kiểm tra và ghi nhận số lượng, giá trị và trạng thái của hàng hóa và vật tư được lưu trữ trong kho của một tổ chức hoặc doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Quá trình kiểm kê hàng hóa tồn kho thường được thực hiện định kỳ hoặc theo yêu cầu để đảm bảo sự chính xác và đồng nhất trong quản lý kho hàng.

2. Sự cần thiết của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc nhập khối lượng hàng hóa lớn để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, việc quản lý hàng hóa trong kho trở nên phức tạp khi không được thực hiện một cách hiệu quả, dẫn đến sự lãng phí về vốn lưu động và tình trạng tồn kho không kiểm soát. Để giải quyết vấn đề này, việc thường xuyên kiểm kê hàng hóa tồn kho là cần thiết.

Kiểm kê hàng hóa tồn kho không chỉ giúp trong việc lập kế hoạch nhập hàng một cách chính xác và kịp thời, mà còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa. Các quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cũng đảm bảo rằng hàng hóa không bị hỏng hóc hoặc hao mòn do lưu trữ lâu ngày mà không được sử dụng.

Hơn nữa, việc thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho một cách kỹ lưỡng cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giảm bớt các khoản phí liên quan đến không gian lưu trữ, năng lượng, và nhân công cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.

3.  Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

3.1 Chuẩn bị kiểm kê hàng hóa

• Lập kế hoạch kiểm kê 

Xác định thời gian cụ thể cho quá trình kiểm kê, bao gồm ngày, giờ bắt đầu và kết thúc.

Phân bổ nhân lực một cách hợp lý, xác định số lượng và vai trò của từng nhân viên tham gia kiểm kê.

Xác định phương pháp kiểm kê phù hợp, bao gồm việc sử dụng máy quét mã vạch, thực hiện kiểm kê theo lô, hoặc kiểm kê thủ công.

• Thông báo cho các bộ phận liên quan

Thông báo về kế hoạch kiểm kê hàng hóa cho các bộ phận liên quan như thủ kho, bộ phận sản xuất, kế toán, và bộ phận vận chuyển.

Cung cấp thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm và phương pháp kiểm kê để họ có thể chuẩn bị và hỗ trợ khi cần thiết.

• Chuẩn bị dụng cụ, tài liệu cần thiết

Đảm bảo rằng các dụng cụ kiểm kê hàng hóa như máy quét mã vạch, bút, giấy và các biểu mẫu kiểm kê đều được chuẩn bị sẵn.

Kiểm tra và chuẩn bị sẵn các tài liệu liên quan như danh sách hàng tồn kho, biểu mẫu kiểm kê, và hệ thống quản lý hàng tồn kho.

3.2 Thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Tạo bảng thống kê

Bước khởi đầu của quá trình kiểm kê hàng tồn kho là xây dựng một bảng thống kê chi tiết về các mặt hàng trong kho. Thông qua dữ liệu từ hệ thống quản lý và các báo cáo tồn kho, người kiểm kê cần lập bảng này để đảm bảo rằng mọi thông tin được ghi nhận một cách rõ ràng và chính xác.

Bảng thống kê hàng tồn kho bao gồm các thông tin cơ bản sau:

Tên mặt hàng.

Số lượng thực tế trong kho.

Số lượng được ghi nhận trong báo cáo.

Ghi chú về bất kỳ vấn đề nào phát sinh hoặc thông tin bổ sung.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng hóa và ghi nhận

Ở bước tiếp theo, người kiểm kê thực hiện việc đếm số lượng hàng tồn kho và ghi nhận vào bảng thông tin. Để đảm bảo tính khách quan và độ chính xác cao, thường cần có ít nhất hai người thực hiện việc kiểm kê đồng thời, và mỗi người ghi nhận số liệu của mình vào một bảng riêng.

Bước 3: Hoàn tất quy trình kiểm kê

Khi quá trình kiểm kê hoàn thành, hai người thực hiện kiểm kê hàng hóa cần tiến hành so sánh và đối chiếu kết quả của mình. Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào, cần kiểm tra lại và đảm bảo rằng số liệu được ghi nhận là chính xác nhất.

Sau đó, cần so sánh số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số liệu được ghi nhận trong báo cáo. Nếu phát hiện sự chênh lệch, cần tiến hành điều tra và giải trình chi tiết.

Cuối cùng, sau khi đã điều chỉnh và cập nhật số liệu, người kiểm kê và kế toán có thể hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Việc yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quá trình kiểm kê.

4. Gợi ý phương pháp kiểm kê hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

4.1 Thực hiện kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên thường bao gồm việc thực hiện kiểm kê hàng ngày, hàng tuần hoặc theo các đợt xuất nhập hàng hóa. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp chuyên về các sản phẩm có giá trị cao và ít loại mặt hàng, như trong lĩnh vực thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng và xây dựng.

Tuy cách này giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát, nhưng cũng đòi hỏi sự tiêu tốn lớn về nhân lực và thời gian. Bộ phận kế toán cũng phải đối mặt với áp lực lớn hơn trong việc xử lý số lượng công việc tăng lên.

4.2 Kiểm kê hàng tồn định kỳ

 Trong phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, quy trình kiểm kê được thực hiện theo kế hoạch cụ thể, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, hoặc theo một chu kỳ quy định cụ thể bởi doanh nghiệp. Phương pháp này thường được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp với số lượng hàng hóa lớn, giá trị trung bình và đa dạng về loại hình sản phẩm.

Kiểm kê định kỳ giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc cho bộ phận kế toán. Tuy nhiên, một nhược điểm của phương pháp này là khó phát hiện ra các sai sót do thời gian giữa các đợt kiểm kê khá xa nhau.

4.3 Sử dụng công nghệ

Sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch hoặc phần mềm quản lý kho để tăng tốc độ và chính xác trong việc ghi nhận thông tin hàng hóa. Điều này giúp giảm thiểu thời gian cần thiết cho việc đếm và ghi chú.

Một gợi ý cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh WMS để tối ưu hóa trong việc quản lý kho hàng. Phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS của công ty TNHH DACO là một ví dụ điển hình cho việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý kiểm kê hàng tồn kho. Phần mềm này giúp:

• Tự động hóa việc ghi nhận thông tin hàng hóa: Nhờ sử dụng công nghệ quét mã vạch, nhân viên kho có thể ghi nhận thông tin hàng hóa nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công.
• Theo dõi số lượng hàng hóa trong kho chính xác: Phần mềm giúp theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng hàng tồn kho và đưa ra quyết định phù hợp.
• Quản lý nhập xuất kho: Phần mềm giúp quản lý chặt chẽ việc nhập xuất kho, đảm bảo hàng hóa được xuất nhập một cách khoa học và hiệu quả.
• Cảnh báo tự động nhắc nhở số lượng tồn kho: Phần mềm có thể cảnh báo khi hàng hóa sắp hết, giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hàng hóa.
• Báo cáo thống kê liên tục về số lượng tồn kho: Phần mềm cung cấp các báo cáo thống kê chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kho và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Xem thêm: WMS là gì? Bí quyết quản lý kho thông minh từ chuyên gia

4.4 Một số gợi ý khác

• Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho thường xuyên để tránh sự tích lũy và giảm thiểu sai sót.

• Sắp xếp kho hàng một cách khoa học giúp tăng cường tốc độ và chính xác trong quá trình kiểm kê.

• Cân nhắc việc sử dụng dịch vụ kiểm kê và báo cáo từ bên thứ ba để tiết kiệm công sức và đảm bảo hiệu quả toàn diện.

• Mỗi doanh nghiệp nên điều chỉnh quy trình quản lý và kiểm kê hàng tồn kho theo tình hình thực tế của mình để đạt được hiệu quả hoạt động tốt nhất.

5. Kết luận

Kiểm kê hàng tồn kho là một công việc quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý kho hiệu quả. Bài viết này đã cung cấp cho bạn quy trình kiểm kê khoa học, phương pháp phù hợp và giải pháp công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa việc kiểm kê.

Hãy áp dụng những kiến thức và bí quyết được chia sẻ trong bài viết này để “cân” mọi kho hàng một cách dễ dàng và chính xác.

Mọi chi tiết thắc mắc và yêu cầu tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0936.064.289 – Mr. Vũ để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí sự tiên tiến của phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS.

Xem thêm:  

• Cập nhật ngay giải pháp tự động hóa sản xuất 4.0  bắt kịp xu thế hiện đại.
• Hệ thống MES là gì? Tìm hiểu về hệ thống MES trong sản xuất.