VN
EN
JP
KR
Nhiều người cho rằng hàng tồn kho tựa như một “con dao” hai lưỡi. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn vốn, giảm thiểu chi phí, và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách linh hoạt.
Ngược lại, việc quản lý tồn kho lỏng lẻo dẫn đến tồn kho dư thừa, lãng phí nguồn lực, hoặc thiếu hụt hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy quy trình quản lý hàng tồn kho như thế nào để tận dụng hết mặt lợi của hàng tồn kho. Hãy cùng Daco tìm hiểu qua bài viết.
1. Hàng tồn kho là gì
Hàng tồn kho là thuật ngữ trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, đề cập đến số lượng hàng hóa hoặc sản phẩm mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp sở hữu và giữ lại trong kho để bán trong tương lai hoặc sử dụng cho mục đích sản xuất. Đây có thể là các sản phẩm hoàn thiện, thành phẩm chưa hoàn thiện, nguyên liệu, hoặc phụ liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.
Xem thêm: Hàng tồn kho bình quân là gì & Phương pháp bình quân gia quyền
Quản lý hàng tồn kho, hoặc quản lý kho hàng, bao gồm một loạt các hoạt động liên quan đến tổ chức, điều hành, sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong các kho lưu trữ. Đây là một nhiệm vụ quan trọng và liên tục trong quá trình quản lý hàng hóa trong kho.
2. Những khó khăn gặp phải trong quản lý hàng tồn kho
Quản lý tồn kho tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa vô vàn khó khăn, tựa như nỗi ám ảnh thường trực đối với các doanh nghiệp. Dưới đây là những rào cản hay gặp phải:
2.1 Sai sót trong kiểm kê: “Kẻ thù” tiềm ẩn
Lỗi thủ công trong quá trình kiểm kê dẫn đến thông tin sai lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý tồn kho và ra quyết định. Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa, đặc biệt là với kho hàng lớn và nhiều mặt hàng, càng khiến vấn đề trở nên phức tạp.
Xem thêm: Giải mã quy trình kiểm kê hàng tồn kho với phương pháp kiểm kê hiện đại
2.2 Hệ thống thủ công: Cản trở sự phát triển
Việc sử dụng hệ thống quản lý thủ công tốn nhiều thời gian và công sức cho các công việc như nhập liệu, xuất kho, theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Nguy cơ sai sót và thiếu hiệu quả luôn rình rập, kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.
2.3 Chi phí quản lý cao: Gánh nặng tài chính
Chi phí cho kho bãi, nhân công, bảo quản, v.v. là những gánh nặng tài chính không thể xem nhẹ. Chưa kể, chi phí cho việc xử lý, quản lý tồn kho lỗi thời hoặc hư hỏng càng khiến doanh nghiệp thêm lao đao.
2.4 Rủi ro trong lưu trữ và bảo quản: Nỗi lo thường trực
Hàng hóa luôn đối mặt với nguy cơ hư hỏng, thất thoát, mất cắp do điều kiện bảo quản không phù hợp hoặc an ninh kho bãi lỏng lẻo. Nguy cơ tổn thất tài chính luôn cận kề, khiến doanh nghiệp lo lắng.
2.5 Dữ liệu không đồng bộ: “Mớ bòng bong” thông tin
Khó khăn trong việc kết nối dữ liệu giữa các bộ phận khiến thông tin không thống nhất, dẫn đến việc ra quyết định sai lầm. Doanh nghiệp như “đi trong sương mù”, thiếu định hướng rõ ràng.
3. Bí quyết “thuần hóa” kho hàng: Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ khi nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của công ty và kết thúc khi sản phẩm hoàn thiện được xuất ra khỏi kho để trở thành hàng hóa sẵn sàng phân phối.
Quy trình này bao gồm ba công việc chính: Quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập kho, quản lý hoạt động xuất kho.
3.1 Quy trình quản lý mã hàng
Bước 1: Quy trình quản lý mã hàng bắt đầu khi phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu đến người phụ trách quản lý đặt mã hàng. Yêu cầu này có thể liên quan đến việc cập nhật mã hàng bằng mã mới hoặc điều chỉnh mã cũ để phản ánh chính xác các thuộc tính và thông tin của sản phẩm.
Bước 2: Cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra mặt hàng để xác định tình trạng của nó và so sánh với dữ liệu hiện có. Nếu mặt hàng chưa tồn tại trong hệ thống, họ sẽ tiến hành cập nhật thông tin và cấp mã mới cho sản phẩm. Nếu có nhu cầu điều chỉnh mã hàng, họ sẽ thực hiện các bước tiếp theo để chỉnh sửa mã phù hợp với quy trình quản lý hàng tồn kho và quy tắc đã được thiết lập trước đó.
Bước 3: Trong trường hợp không thể thực hiện các thay đổi, cán bộ phụ trách sẽ thông báo cho người yêu cầu và tiếp tục tiến hành các bước khác theo yêu cầu hoặc quy trình quản lý mã hàng.
3.2 Quản lý hoạt động nhập kho
3.2.1: Nhập kho nguyên vật liệu
Các bước tiến hành nhập kho trong quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm:
Bước 1: Sử dụng Phiếu xuất kho và Hóa đơn của nhà cung cấp để xác định số lượng và loại nguyên vật liệu trong kho.
Bước 2: Giao phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho kế toán kho vật tư để xử lý.
Bước 3: Kế toán hàng tồn kho so sánh số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm kê với số lượng trên phiếu mua hàng/phiếu yêu cầu từ nhà cung cấp.
Bước 4: Nhân viên phòng quản lý chất lượng kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu. Nếu đạt yêu cầu, cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm, sau đó chuyển cho nhân viên bốc xếp để lưu trữ thông tin trong kho.
Bước 5: Thủ kho kiểm tra và ghi lại số lượng nguyên vật liệu sau khi đã nhận vào phiếu nhập kho.
3.2.2: Nhập kho thành phẩm
Các bước tiến hành nhập kho thành phẩm trong quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm:
Bước 1: Quá trình nhập kho thành phẩm bắt đầu khi thủ kho tiếp nhận hàng từ bộ phận sản xuất.
Bước 2: Thủ kho sẽ ký vào Phiếu bàn giao hàng hóa thành phẩm và lưu lại một bản tại kho, sau đó chuyển bản còn lại cho bộ phận sản xuất.
Bước 3: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ cập nhật thông tin về thành phẩm vào các thẻ kho và báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu trong quản lý tồn kho được cập nhật và quản lý một cách chính xác và hiệu quả.
3.3 Quản lý hoạt động xuất kho
- Xuất kho bán hàng
Khi Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho và đơn hàng bán, họ sẽ tiến hành kiểm tra tồn kho và thực hiện quy trình xuất kho dựa trên thông tin từ hóa đơn và các tài liệu liên quan.
- Xuất kho sản xuất
Khi bộ phận sản xuất có nhu cầu trực tiếp xuất nguyên vật liệu, Giám đốc hoặc người quản lý tồn kho được ủy quyền sẽ phê duyệt đề nghị. Kế toán kho sau đó lập phiếu xuất kho dựa trên yêu cầu và lấy xác nhận từ các cá nhân liên quan. Thủ kho tiến hành xuất kho dựa trên phiếu này.
- Xuất chuyển kho
Khi bộ phận cần chuyển kho, họ đề nghị và Giám đốc hoặc người quản lý tồn kho được ủy quyền phê duyệt. Kế toán kho sau đó thực hiện giao dịch dựa trên phiếu đề nghị đã được phê duyệt. Thủ kho cũng tiến hành xuất kho theo phiếu xuất đã có xác nhận.
- Xuất lắp ráp
Bộ phận lắp ráp yêu cầu xuất và gửi phiếu đề nghị cho người có thẩm quyền phê duyệt. Kế toán kho lập giao dịch xuất lắp ráp dựa trên phiếu đã được phê duyệt. Thủ kho sau đó thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất lắp ráp.
4. Cách quản lý hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp
4.1 Quản lý tồn kho theo mã hàng
Việc mã hóa vật tư và hàng hóa là một phần quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp tránh được các sai sót và sự trùng lặp. Tuy có nhiều cách thức để xây dựng mã hàng, nhưng cần tuân thủ hai nguyên tắc sau:
- Mô tả chi tiết các đặc tính của sản phẩm và thống nhất cách đặt tên để bộ mã trở nên hiệu quả.
- Tiến hành khảo sát và tổng hợp thông tin một cách toàn diện về vật tư/hàng hóa, phân loại và lập danh sách theo các tiêu chí phù hợp với yêu cầu quản lý. Đồng thời, cần chú ý đến việc thiết lập quy ước mã hóa để đảm bảo tính thống nhất và mở rộng của bộ mã, cũng như để dễ dàng sử dụng cho việc áp dụng các mã mới hoặc cho những người mới sử dụng.
4.2 Tổ chức, sắp xếp khoa học
Để tổ chức vật tư/hàng hóa trong kho một cách khoa học, hệ thống kệ kho để lưu trữ là cách quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp thường sử dụng. Các loại vật tư/hàng hóa được phân loại và sắp xếp vào các khu vực phù hợp trong kho để giúp quản lý kho hiệu quả.
Có hai phương pháp chính để sắp xếp hàng hóa
- Sắp xếp vị trí cố định (fix location): Đây là phương pháp mà hàng hóa được đặt vào các vị trí cố định trong kho và giữ nguyên vị trí đó. Mỗi loại hàng hóa sẽ được đặt vào một vị trí nhất định và vị trí này được ghi nhận cố định trên sơ đồ kho,giúp quản lý tồn kho thuận tiện.
- Sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): Đây là phương pháp không cố định vị trí cụ thể cho mỗi mặt hàng. Tất cả các vị trí trong kho được đánh số hoặc được đặt tên và được ghi nhận trên sơ đồ kho. Khi hàng hóa được nhập vào kho, họ có thể được đặt vào bất kỳ vị trí nào có sẵn mà không cần tuân theo một vị trí cố định cụ thể.
4.3 Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình quản lý hàng tồn kho, việc kiểm kê hàng hóa định kỳ là rất quan trọng. Thông qua cách quản lý hàng tồn kho này, doanh nghiệp có thể so sánh dữ liệu thực tế với sổ sách để xác định xem có sự khớp nhau hay không.
Đồng thời, quá trình kiểm kê cũng giúp phát hiện và xử lý kịp thời những hàng hóa tồn kho bị hỏng hóc hoặc hết hạn. Thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ mỗi 6 tháng một lần là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo rằng kho hàng được quản lý tốt nhất.
4.4 Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn kho
Các phần mềm hỗ trợ quản lý kho hiện nay mang lại khả năng quản lý hàng tồn một cách hiệu quả, đặc biệt là đối với các kho hàng lớn với nhiều dữ liệu phức tạp. Việc sử dụng phần mềm trở nên cực kỳ cần thiết để quản lý tồn kho một cách chính xác và thuận tiện.
Nhờ vào cách quản lý hàng tồn kho từ phần mềm, doanh nghiệp có thể kiểm soát giá trị và số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, quản lý quá trình luân chuyển và sử dụng vật tư một cách hiệu quả, từ đó tránh được các thiệt hại trong quá trình lưu trữ. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ trong việc lập và kiểm soát các phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong quá trình sản xuất và lưu thông.
5. SEEACT-WMS: Giải pháp đột phá cho bài toán quản lý hàng tồn kho
Phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS của DACO – Đơn vị cung cấp hệ thống quản trị sản xuất, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý sản xuất, là một công cụ được tích hợp nhiều tính năng tiên tiến giúp tối ưu hóa việc quản lý tồn kho trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ứng dụng cụ thể:
5.1 Theo dõi và quản lý số lượng hàng tồn kho
Hệ thống cho phép theo dõi số lượng hàng hóa, quản lý tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng kho hàng.
Bằng cách quản lý hàng tồn kho này, hệ thống tự động cập nhật số lượng hàng hóa khi có nhập xuất kho, đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật.
5.2 Quản lý vị trí và sắp xếp hàng hóa
SEEACT-WMS sử dụng hệ thống mã vạch Barcode, QR Code giúp tự động thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho để định vị vị trí hàng hóa trong kho, giúp việc theo dõi và quản lý nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống hỗ trợ sắp xếp hàng hóa khoa học theo vị trí, chủng loại, giá trị, giúp tối ưu hóa diện tích kho bãi và thuận tiện cho việc quản lý tồn kho.
5.3 Hỗ trợ quy trình nhập xuất kho
Phần mềm tự động hóa quy trình nhập xuất kho, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống hỗ trợ kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho và xuất kho, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
5.4 Báo cáo và phân tích dữ liệu
Phần mềm quản lý kho cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho hàng, hoạt động nhập xuất kho, giá trị hàng tồn kho, v.v. Hệ thống hỗ trợ phân tích dữ liệu để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho, giúp nhà quản lý dự báo nhu cầu hàng hóa và đưa ra chiến lược phù hợp.
5.5 Tích hợp với các hệ thống khác
SEEACT-WMS có thể tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, kế toán, v.v. để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho doanh nghiệp.
6. Kết luận
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của mọi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về quy trình quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên mà còn giúp tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường.
Hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho và có thể áp dụng các phương pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.
Xem thêm:
- Khám phá những giải pháp trong doanh nghiệp sản xuất
