Chi phí tồn kho là gì? Bí quyết giảm chi phí hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Quản lý chi phí tồn kho hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trong đó, việc tối ưu hóa “tổng chi phí tồn kho tại EOQ” đóng vai trò then chốt. Bạn đã biết đến cách giảm chi phí tồn kho bằng mô hình EEQ chưa? Hãy cùng Daco khám phá qua bài viết dưới đây.

1. Chi phí tồn kho là gì

1.1 Khái niệm chi phí hàng tồn kho 

Chi phí tồn kho (Inventory cost) là tổng các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua sắm, sản xuất, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho cho đến khi được bán ra. Đây là một phần quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Xem thêm: Tồn kho là gì? Cập nhật xu hướng mới trong cách quản lý hàng tồn kho hiện nay

1.2 Vai trò và tầm quan trọng của việc quản lý chi phí tồn kho

Trong hành trình phát triển kinh doanh, việc quản lý chi phí hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng không thể phủ nhận. Việc quản lý chi phí tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng tính linh hoạt và hiệu suất trong hoạt động kinh doanh, từ đó đóng góp vào sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.

Quản lý chi phí hàng tồn kho đồng nghĩa với việc kiểm soát và tối ưu hóa các chi phí liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hoá. Điều này đem lại nhiều lợi ích, bao gồm việc giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất vốn, và tạo ra sự linh hoạt trong quá trình sản xuất và kinh doanh. 

Bằng cách điều chỉnh chi phí hàng tồn kho một cách thông minh, doanh nghiệp không chỉ gia tăng lợi nhuận mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường. Điều này là chìa khóa để đạt được sự bền vững và thành công trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt ngày nay.

2. Phân loại các chi phí tồn kho

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc quản lý chi phí hàng tồn kho là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh. Dưới đây là 5 loại chi phí cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần xem xét.

2.1 Chi phí đặt hàng

Khi một doanh nghiệp cần đặt hàng mới từ nhà cung cấp, không chỉ có chi phí trực tiếp của hàng hóa mà còn phải tính đến các chi phí phát sinh khác như thời gian và công sức mà nhân viên phải bỏ ra để tìm kiếm và chốt đơn hàng, cũng như các chi phí liên quan đến việc xử lý và gửi đơn hàng. Việc tối ưu hóa quy trình đặt hàng có thể giúp giảm thiểu chi phí này, ví dụ như bằng cách tối ưu hóa quy trình đặt hàng hoặc thiết lập các hệ thống đặt hàng tự động.

2.2 Chi phí lưu trữ 

Một phần không thể thiếu trong quản lý tồn kho là chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Bao gồm chi phí thuê hoặc mua kho, cũng như các chi phí phát sinh từ việc duy trì và quản lý kho như chi phí bảo trì, chi phí đóng gói và sắp xếp hàng hóa. Quản lý hiệu quả kho hàng có thể giúp giảm bớt lãng phí và tối ưu hóa không gian lưu trữ, từ đó giảm chi phí lưu trữ tồn kho.

2.3 Chi phí thiếu hụt

Một trong những rủi ro lớn của việc quản lý tồn kho là chi phí phát sinh từ tình trạng thiếu hụt hàng hóa trong kho. Khi không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các khoản phạt hoặc mất mát về uy tín khách hàng và cơ hội bán hàng bị mất mát. Để giảm thiểu chi phí này, việc dự báo và quản lý tồn kho một cách chính xác là vô cùng quan trọng.

2.4 Chi phí hư hỏng hàng hóa

Hàng hóa bị hư hỏng hoặc hao mòn trong quá trình lưu trữ hoặc vận chuyển cũng gây ra một loại chi phí không nhỏ cho doanh nghiệp. Bao gồm cả chi phí sửa chữa hàng hóa hỏng và giảm giá hoặc mất mát về giá trị của hàng hóa bị hỏng. Việc đảm bảo điều kiện lưu trữ và vận chuyển an toàn cho hàng hóa có thể giảm thiểu rủi ro này.

2.5 Chi phí vận chuyển hàng hóa

Cuối cùng, chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp hoặc từ kho đến khách hàng cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Bao gồm cả chi phí vận chuyển và các khoản phí liên quan như bảo hiểm và phí xử lý, chi phí vận chuyển có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí tồn kho. Do đó, việc thiết lập các mối quan hệ vận chuyển hiệu quả và tái cân nhắc các lựa chọn vận chuyển có thể giúp giảm thiểu chi phí này.

3. Bí quyết tối ưu hóa chi phí tồn kho hiệu quả

Tối ưu hóa chi phí tồn kho là một mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp nhằm nâng cao lợi nhuận và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tồn kho hiệu quả mà Daco – Đơn vị cung cấp giải pháp quản trị sản xuất gợi ý cho các doanh nghiệp.

3.1 Lập kế hoạch hàng tồn kho hợp lý

Lập kế hoạch hàng tồn kho một cách hợp lý là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản lý của mọi doanh nghiệp. Bằng cách dự báo nhu cầu hàng hóa một cách chính xác, dựa trên dữ liệu bán hàng trước đó, những xu hướng thị trường và chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tồn kho hiệu quả. 

Việc xác định mức tồn kho tối ưu cho từng mặt hàng, dựa trên nhu cầu dự báo, thời gian giao hàng và chi phí tồn kho, là chìa khóa để tối ưu hóa hoạt động tồn kho và đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách linh hoạt và hiệu quả.

3.2 Áp dụng mô hình EOQ để xác định số lượng đặt hàng kinh tế

3.2.1 Khái niệm EOQ.

Mô hình Economic Order Quantity (EOQ), hay Số lượng đặt hàng kinh tế, là một phương pháp định lượng được sử dụng để xác định số lượng hàng hóa lý tưởng mà doanh nghiệp nên mua mỗi lần để tối ưu hóa tổng chi phí liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho.

3.2.2 Công thức tính EOQ.

Q = √[(2*D*S)/H]

Trong đó:

D: Nhu cầu hàng hóa trong một khoảng thời gian cụ thể 

S: Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng.

H: Chi phí lưu trữ cho một đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian 

3.2.3 Công thức tính tổng chi phí tồn kho tại EOQ

Tổng chi phí tồn kho tại điểm cân đối kinh tế (EOQ) bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ hàng tồn kho. Dưới đây là công thức tính tổng chi phí tồn kho tại EOQ:

Tổng chi phí tồn kho tại EOQ(TC) = Tổng chi phí đặt hàng (H) + Tổng chi phí lưu trữ (S)

Trong đó:

Tổng chi phí đặt hàng (H) được tính bằng cách chia số lần đặt hàng trên mỗi năm (D) cho kích thước đặt hàng mỗi lần (Q), sau đó nhân với chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng (C_d):

 H=(D/Q)*C_d

Tổng chi phí lưu trữ (S) được tính bằng một nửa của số lượng hàng tồn kho trung bình (Q/2) nhân với chi phí lưu trữ của mỗi đơn vị hàng hóa trong một thời gian (C_h): 

S= (Q/2)*C_h

3.2.4 Lợi ích mô hình EOQ khi tính chi phí tồn kho

Mô hình EOQ được biết đến với sự đơn giản và tính ứng dụng cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và môi trường sản xuất khác nhau. Một trong những ưu điểm nổi bật của mô hình này là tính linh hoạt trong việc kiểm soát các loại chi phí, bao gồm cả chi phí hàng tồn kho như chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ hàng tồn kho.

 Bằng cách áp dụng mô hình EOQ, doanh nghiệp có thể hiệu quả hóa quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa quá trình đặt hàng và lưu trữ hàng hóa. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và năng suất làm việc của doanh nghiệp, đồng thời tạo ra một hệ thống quản lý tồn kho vững chắc và hiệu quả.

4. Đột phá hiệu quả trong quản lý tồn kho với hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS của nhà cung cấp giải pháp tự động hóa sản xuất –  DACO được thiết kế với nhiều tính năng mạnh mẽ nhằm cung cấp giải pháp toàn diện cho việc quản lý tồn kho để giảm chi phí tồn kho. Dưới đây là chi tiết về ứng dụng của hệ thống trong quản lý

4.1 Theo dõi và phân tích tồn kho

SEEACT-WMS cung cấp chức năng theo dõi số lượng tồn kho, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa trong kho. Hệ thống cũng hỗ trợ phân tích vòng quay tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất và tốc độ lưu chuyển của hàng hóa trong kho, đồng thời đưa ra chiến lược giảm chi phí hàng tồn kho.

4.2 Quản lý kho hàng sử dụng mã vạch và mã QR Code

SEEACT-WMS cho phép thực hiện các hoạt động nhập, xuất, kiểm kê và lưu chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác thông qua việc sử dụng mã vạch (Barcode) và mã QR Code. Hệ thống cũng có khả năng quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa theo layout của kho, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng.

4.3 Quản lý thông tin hàng hóa theo lô và ngày sản xuất

SEEACT-WMS lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hóa như mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá, nguồn gốc, và cung cấp khả năng thêm các thông tin như số lô hàng, số serial, hạn sử dụng. Hệ thống cũng giúp theo dõi và quản lý tồn kho dựa trên thông tin lô và ngày sản xuất, hạn sử dụng, đảm bảo quản lý chặt chẽ các sản phẩm theo yêu cầu chất lượng và an toàn.

4.4 Quản lý chất lượng hàng hóa

SEEACT-WMS kiểm tra chất lượng hàng hóa ở các bước quan trọng như nhập kho, lưu kho, xuất kho, điều chuyển, đảm bảo rằng sản phẩm luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cũng lưu trữ lịch sử chất lượng hàng hóa, giúp theo dõi và đánh giá sự biến động về chất lượng theo thời gian.

• Khám phá: 

Chức năng và cách sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS 

Giải pháp trong sản xuất thông minh với công nghệ tự động hoá

5. Kết luận

Việc quản lý chi phí tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bài viết này đã cung cấp cho bạn những bí quyết hữu ích để giảm chi phí hàng tồn kho.

Bằng cách áp dụng những bí quyết này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa “tổng chi phí tồn kho tại EOQ”, giảm thiểu chi phí và nâng cao lợi nhuận.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý cập nhật thường xuyên thông tin về thị trường, nhu cầu khách hàng và giá cả hàng hóa để có chiến lược quản lý chi phí tồn kho hiệu quả nhất.