Theo dõi xuất nhập tồn hằng ngày bằng Excel: Lợi ích hay rào cản?

Theo dõi xuất nhập tồn hằng ngày bằng Excel có thể là một giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn, sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng sẽ là lựa chọn hiệu quả hơn để nâng cao năng suất và lợi nhuận.

1. Theo dõi xuất nhập tồn là gì

Theo dõi xuất nhập tồn (hay còn gọi là quản lý xuất nhập tồn) là quá trình ghi nhận và theo dõi số lượng hàng hóa được nhập vào kho, số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho và số lượng hàng hóa còn tồn lại trong kho tại một thời điểm nhất định. Quá trình này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng tồn kho của mình, từ đó hỗ trợ quyết định về mua sắm, sản xuất và kế hoạch kinh doanh.

Khám phá ngay: Kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả từ chuyên gia

2. Tầm quan trọng của việc theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày

2.1 Quản lý hiệu quả tồn kho 

Theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày giúp doanh nghiệp hiểu rõ về lượng hàng hóa đang có trong kho, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tồn kho hiệu quả như đặt hàng, sắp xếp kho, và lập kế hoạch tái tồn kho.

2.2 Giảm thiểu rủi ro mất mát và thất thoát hàng hóa

 Bằng cách kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập, xuất và tồn kho hàng ngày, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro về hàng hóa bị mất mát hoặc thất thoát.

2.3 Đảm bảo chất lượng sản phẩm 

Việc theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày giúp đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và bảo quản đúng cách, từ đó giữ vững chất lượng sản phẩm và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

2.4 Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

 Dữ liệu từ việc theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày cung cấp thông tin cần thiết cho việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ đó giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất làm việc.

2.5 Ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu

Dữ liệu về xuất nhập tồn hàng ngày cung cấp cơ sở để ra quyết định kinh doanh thông minh và chiến lược, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

3. Các thông tin cơ bản thường có trong bảng theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày

Ngày ghi nhận: Ngày mà thông tin xuất nhập tồn hàng hóa được ghi nhận. Điều này giúp theo dõi hoạt động hàng ngày và đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ và kịp thời.

Mã sản phẩm hoặc hàng hóa: Mã định danh hoặc mã sản phẩm của hàng hóa được nhập hoặc xuất trong giao dịch. Thông tin này giúp xác định rõ ràng về loại sản phẩm được giao dịch.

Tên sản phẩm hoặc hàng hóa: Tên mô tả của sản phẩm hoặc hàng hóa tương ứng với mã sản phẩm. Thông tin này giúp nhận biết hàng hóa một cách dễ dàng hơn.

Số lượng nhập: Số lượng hàng hóa được nhập vào kho tại thời điểm giao dịch.

Số lượng xuất: Số lượng hàng hóa được xuất ra từ kho tại thời điểm giao dịch.

Số lượng tồn: Số lượng hàng hóa còn lại trong kho tại thời điểm giao dịch. Đây là thông tin quan trọng để theo dõi tình trạng tồn kho hàng ngày.

Giá trị hàng hóa: Giá trị của số lượng hàng hóa được nhập hoặc xuất, giúp tính toán giá trị tồn kho và thu nhập hàng ngày.

Đơn vị tính: Đơn vị đo lường tương ứng với số lượng hàng hóa, chẳng hạn như cái, hộp, kg, hoặc mét vuông.

Mô tả giao dịch: Thông tin mô tả hoặc ghi chú về giao dịch nhập hoặc xuất hàng hóa. Điều này có thể bao gồm thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, hoặc bất kỳ chi tiết nào liên quan khác.

Download ngay Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí cho doanh nghiệp

4. Mẫu bảng theo dõi xuất nhập tồn bằng Excel

Theo dõi xuất nhập tồn bằng Excel là một trong những phương pháp đơn giản và hiệu quả để quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các bảng tính Excel, người quản lý có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin về số lượng hàng hóa nhập vào kho, số lượng hàng hóa xuất ra khỏi kho, và số lượng hàng hóa tồn kho tại mỗi thời điểm.

Công cụ Excel cung cấp các tính năng linh hoạt để tổ chức dữ liệu và tính toán tồn kho một cách dễ dàng. Bằng cách sử dụng các công thức và chức năng tự động, người dùng có thể tự động cập nhật số liệu và tính toán tồn kho một cách tự động và chính xác.

Mẫu bảng theo dõi xuất nhập tồn bằng Excel số 1: Theo dõi số lượng 

Mẫu theo dõi tồn kho hàng ngày số 2 : Theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa

4. Những khó khăn khi theo dõi xuất nhập tồn bằng excel

Theo dõi xuất nhập tồn bằng Excel, mặc dù phổ biến và dễ thực hiện, nhưng cũng mang lại một số khó khăn và hạn chế:

4.1 Phức tạp khi quản lý dữ liệu lớn

Khi dữ liệu ngày càng tăng lên, việc quản lý các bảng tính lớn trong Excel trở nên phức tạp. Những bảng tính có hàng nghìn dòng dữ liệu đòi hỏi sự quản lý kỹ lưỡng và cẩn thận để tránh sai sót và mất mát dữ liệu.

4.2 Dễ xảy ra sai sót

Do việc nhập dữ liệu thủ công, có nguy cơ cao về sai sót trong việc ghi nhận và cập nhật thông tin. Một lỗi nhỏ có thể dẫn đến sự không chính xác trong số liệu tồn kho và ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

4.3 Khó khăn trong việc tạo báo cáo và phân tích

Excel có hạn chế trong việc tạo ra báo cáo tự động và thực hiện phân tích dữ liệu phức tạp. Việc tạo báo cáo và phân tích thông tin cần phải thực hiện thủ công và tốn nhiều thời gian. Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.

4.4 Rủi ro mất dữ liệu

Excel không cung cấp cơ chế sao lưu tự động, điều này có nghĩa là có nguy cơ mất dữ liệu nếu không sao lưu thường xuyên. Mất dữ liệu có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh và quản lý tồn kho.

4.5 Khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu

Việc chia sẻ và làm việc đồng thời trên cùng một tệp Excel có thể gây ra xung đột và gây khó khăn trong việc quản lý phiên bản của dữ liệu. Điều này có thể gây ra sự không nhất quán trong dữ liệu và gây ra sự bất tiện trong quản lý tồn kho.

4.6 Hạn chế trong tính năng mở rộng

Excel có hạn chế trong việc mở rộng chức năng và tính linh hoạt, điều này có thể làm giới hạn khả năng mở rộng của hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian. Điều này đặt ra thách thức trong việc phát triển và cải thiện quy trình quản lý tồn kho theo nhu cầu kinh doanh.

5.  Theo dõi tồn kho hiệu quả với phần mềm SEEACT-WMS

SEEACT-WMS là hệ thống quản lý kho hàng thông minh được phát triển bởi công ty TNHH DACO – Nhà cung cấp giải pháp điều hành và thực thi sản xuất.  Hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày một cách hiệu quả và chính xác, từ đó tối ưu hóa hoạt động kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Cách SEEACT-WMS giúp theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn:

• Tự động hóa thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho: Hệ thống cho phép quét Barcode/QR Code để tự động cập nhật dữ liệu xuất nhập tồn, giúp tiết kiệm thời gian kiểm kê, tìm kiếm hàng hóa và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý tồn kho theo vị trí, lô/ngày sản xuất/hạn sử dụng: SEEACT-WMS giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết vị trí, lô sản xuất và hạn sử dụng của từng sản phẩm, đảm bảo chất lượng hàng hóa không bị tồn kho quá lâu dẫn đến hư hỏng, chất lượng thấp và đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc.
• Quản lý nhiều kho cùng lúc: Hệ thống cho phép quản lý nhiều kho hàng ở các địa điểm khác nhau một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Trực quan hóa hiệu suất kho: SEEACT-WMS cung cấp các báo cáo trực quan giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất kho theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.

Với những tính năng và lợi ích vượt trội, SEEACT-WMS là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp theo dõi xuất nhập tồn hàng ngày và tối ưu hóa hoạt động kho.

Để tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS, vui lòng liên hệ với DACO để được tư vấn miễn phí về các giải pháp quản lý sản xuất trong doanh nghiệp.