VN
EN
JP
KR
Kho vật tư đóng vai trò quan trọng, đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất. Đây là nơi lưu trữ các nguyên vật liệu quan trọng trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vậy kho vật tư là gì, vì sao phải tiến hành quản lý kho vật tư? Cùng Daco tìm hiểu top 3 phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả nhé!
1. Kho vật tư là gì?
Kho vật tư là nơi tiếp nhận, kiểm tra, và lưu trữ các loại vật tư trong sản xuất. Kho vật tư luôn cần thiết cho quy trình sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp. Tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh và lĩnh vực hoạt động, kho vật tư có thể chứa đựng nhiều loại vật liệu khác nhau như nguyên liệu sản xuất, linh kiện, phụ tùng, hàng hóa thô, sản phẩm hoàn thiện và các mặt hàng tiêu dùng.
Khi đã giải đáp được câu hỏi kho vật tư là gì? Chúng ta cần phải tìm hiểu thêm về khái niệm quản lý kho vật tư là gì? Cách để quản lý kho vật tư một cách hiệu quả để ngăn chặn thất thoát như thế nào?
Quản lý kho vật tư là một chuỗi các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong kho để đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất, cung cấp, và phân phối vật tư hàng hóa đúng thời điểm, đồng thời đóng góp vào việc giảm chi phí, hạn chế thất thoát và tối ưu hóa sử dụng cơ sở vật chất một cách hiệu quả.
2. Những khó khăn trong việc quản lý kho vật tư
2.1 Đối với nhân viên kho
Tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót: Việc ghi chép bằng tay đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, đồng thời dễ xảy ra sai sót do yếu tố con người.
Không nắm bắt được tình hình kho vật tư: Trong quá trình xuất kho, nhân viên khi xuất kho không nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa có thể xuất được, khó khăn trong việc tìm kiếm vị trí của từng hàng hóa,…
Khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa: khi quản lý kho bằng thủ công, doanh nghiệp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa do lượng hàng hóa lớn, kích thước, hình dạng và trọng lượng khác nhau khiến việc sắp xếp và kiểm kê trở nên phức tạp hơn.
2.2 Đối với người quản lý
Dữ liệu tồn kho thực tế không đủ tin cậy dẫn tới khó khăn trong việc tạo kế hoạch sản xuất . Do nhiều nguyên nhân, những dữ liệu không đúng chẳng hạn như sai sót trong quá trình nhập kho, xuất kho, lưu kho,… Điều này khiến người lập kế hoạch kho khó khăn trong việc tạo kế hoạch sản xuất tương ứng. Từ đó dẫn tới tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa.
Khó khăn trong việc tiếp nhận đơn hàng và phân bổ kế hoạch sản xuất để phù hợp với số lượng tồn kho.
2.3 Đối với ban lãnh đạo
Chi phí lớn: Tồn kho nguyên vật liệu tốn rất nhiều nguồn lực và vốn. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực tài chính. Đó là áp lực từ việc nhập kho và dự trữ nguyên vật liệu. Nếu không quản lý tồn kho một cách hiệu quả, sẽ xảy ra lãng phí tài nguyên và tăng chi phí do sự hết hạn, hư hỏng hoặc thừa hóa đơn.
Không đồng bộ với quy trình sản xuất: Quản lý tồn kho nguyên vật liệu cần được điều chỉnh phù hợp với quy trình sản xuất. Nếu không có sự đồng bộ, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu. Ngược lại, gây trở ngại cho quá trình sản xuất. Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo phải có kiến thức vững chắc. Đồng thời có kỹ năng quản lý để đảm bảo mối liên kết hợp lý giữa quy trình sản xuất và quản lý tồn kho.
3. Cách quản lý kho vật tư hiệu quả
3.1. Sắp xếp hàng hóa vật tư theo nguyên tắc FIFO
Nguyên tắc FIFO (First In First Out) là phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho theo thứ tự nhập trước xuất trước. Nghĩa là những lô hàng được nhập vào kho trước sẽ được xuất kho trước. Nguyên tắc này giúp đảm bảo hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa bị tồn kho quá lâu dẫn đến hư hỏng, lỗi thời. Phương pháp FIFO giúp doanh nghiệp giảm chi phí cho việc bảo quản, hao hụt hàng hóa, tăng hiệu quả hoạt động. Đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn, nâng cao năng suất và hiệu quả
3.2. Tạo mã vật tư, tên vật tư
Đây là một trong những cách quản lý kho vật tư hiệu quả mà bạn nên biết. Số lượng vật tư và hàng hóa không phải là ít, việc không chuẩn hóa mã và tên vật tư có thể dẫn đến sự rối loạn và khó khăn trong quá trình nhập, xuất, và kiểm kê tồn kho. Nhiều trường hợp cùng một loại vật tư nhưng lại được sắp xếp ở nhiều vị trí khác nhau, lộn xộn… Điều này gây ra khó khăn cho việc quản lý đặt hàng, nhập nguyên vật liệu và điều khiển hoạt động kinh doanh.
3.3 Lập kế hoạch quản lý kho vật tư rõ ràng
Việc lên kế hoạch hoàn thiện giúp cho người quản lý kho luôn chủ động trong mọi hoạt động bao gồm quản lý dòng tiền, quá trình mua hàng, tổ chức kho, nhân sự, và quản lý xuất nhập tồn kho vật tư.
Đối với kho vật tư trong lĩnh vực các nhà máy sản xuất, vấn đề chậm tiến độ do thiếu vật tư hoặc vật tư về chậm cũng là một vấn đề phổ biến. Nguyên nhân của vấn đề này cũng tương tự như đối với lĩnh vực xây dựng, bao gồm:
- Kế hoạch quản lý vật tư không hiệu quả.
- Nhà cung cấp không đáp ứng được tiến độ giao hàng.
- Tình trạng khan hiếm vật tư trên thị trường…
Ví dụ cụ thể, trong quá trình sản xuất một chiếc ô tô, cần có rất nhiều loại vật tư khác nhau, từ vật tư chính như động cơ, khung gầm, thân xe, v.v. đến vật tư phụ như bu lông, ốc vít, keo dán, v.v. Nếu không có kế hoạch quản lý vật tư hiệu quả, nhà máy sản xuất có thể gặp phải tình trạng thiếu vật tư chính, dẫn đến chậm tiến độ sản xuất.
3.4. Thiết kế layout kho khoa học
Để tiết kiệm chi phí, thời gian một cách tối ưu và hiệu quả. Các doanh nghiệp cần có cách thiết kế layout, sắp xếp vị trí các kệ, các rack để hàng, một cách khoa học. Người quản lý nên đặt vị trí của các kệ hàng, và khu vực sắp xếp hàng hóa cần được thiết kế thuận tiện. Tối ưu không gian kho để đảm bảo các hoạt động quản lý xuất nhập hàng hóa dễ dàng. Nên đánh dấu và ghi rõ số kệ, vị trí, ô, mã hàng, màu sắc, kích thước, lập sơ đồ kho để quản lý thuận tiện hơn.
3.5 Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư
Với thời đại công nghệ 4.0 phát triển không ngừng, việc áp dụng các hệ thống, phần mềm quản lý kho vật tư là điều cần thiết.
Sử dụng công nghệ ,phần mềm quản lý kho vật tư là một lựa chọn hoàn hảo, ví dụ như hệ thống quản lý kho thông minh (WMS). Nó có các ưu điểm bao gồm tích hợp hệ thống và quy trình công việc, tổ chức hệ thống thực thi một cách chiến lược, tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro từ nhu cầu không ổn định và hơn thế nữa để đảm bảo hiệu suất quản lý kho cao nhất.
Quản lý kho vật tư là điều cần thiết cho toàn bộ các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Các doanh nghiệp thường mất nhiều công sức trong việc quản lý kho vật chất. Giờ đây chỉ cần ngồi trong văn phòng, người quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp thông qua dashboard, thao tác trên phần mềm. Ngoài ra, doanh nghiệp phân tích đầy đủ thông tin hàng hóa vật tư, hoạt động trong kho vật tư để có những điều chỉnh phù hợp trong việc nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê, báo cáo hoạt động kho một cách an toàn, rõ ràng.
Tìm hiểu: Cách quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả
4. Top 3 phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả
Để tối ưu quy trình quản lý kho vật tư, Daco khuyến khích bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý . Ở bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin về top 7 phần mềm quản lý kho thông minh đang được áp dụng phổ biến ở trong và ngoài nước. Đáp ứng được nhu cầu quản lý kho vật tư của doanh nghiệp bạn hiệu quả nhất.
Infor WMS
- Giới thiệu: Infor WMS là một phần mềm WMS được phát triển bởi Infor. Một công ty phần mềm hàng đầu trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng đa dạng. Nó phù hợp với các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau.
- Thương hiệu: Infor, Mỹ
- Tính năng nổi trội:
- Quản lý hàng hóa theo lô, serial number: Theo dõi chi tiết từng lô hàng và sản phẩm individual. Đảm bảo chất lượng và nguồn gốc rõ ràng.
- Quản lý kho hàng đa địa điểm: Kiểm soát và quản lý hàng hóa ở nhiều kho khác nhau đồng bộ và hiệu quả.
- Hỗ trợ nhiều phương thức giao hàng: Tối ưu hóa việc giao hàng và quản lý các đơn hàng khác nhau từ một nền tảng duy nhất.
- Quản lý quy trình kho hàng tự động: Tự động hóa các công việc thủ công trong kho. Bao gồm Nhận hàng, xếp dỡ, phân loại, kiểm kê, v.v.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu nâng cao: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho hàng, hoạt động xuất nhập, hiệu suất làm việc, giúp đưa ra các quyết định quản lý sáng suốt.
- Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống ERP khác: Kết nối với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như ERP, CRM, tài chính để đảm bảo dữ liệu đồng bộ và chính xác.
- Tính tùy biến cao: Có thể tùy chỉnh giao diện và chức năng của phần mềm để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Trung Quốc.
Oracle Warehouse Management Cloud
- Giới thiệu
Oracle Warehouse Management Cloud là một phần mềm WMS toàn diện, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý kho vật tư, bao gồm:
- Theo dõi tình trạng hàng tồn kho
- Dự báo nhu cầu vật tư
- Lập kế hoạch nhập kho
- Tối ưu hóa quy trình nhập kho và xuất kho
- Tận dụng các công nghệ tự động hóa
- Thương hiệu: Oracle, Hoa Kỳ
- Tính năng nổi trội:
- Tích hợp với nhiều hệ thống khác của Oracle. Bao gồm Oracle E-Business Suite, Oracle ERP Cloud và Oracle Supply Chain Management Cloud.
- Tương thích với nhiều loại thiết bị đầu cuối. Bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy quét mã vạch và thiết bị di động.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ. Bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Trung Quốc.
Phần mềm SEEACT-WMS
- Giới thiệu
SEEACT-WMS là một hệ thống phần mềm ứng dụng vào việc quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp. Đồng thời kiểm soát mọi công việc diễn ra trong kho hàng. Hệ thống giúp theo dõi việc xuất – nhập hàng hóa. Quản lý hàng tồn kho, định vị hàng hóa. Quản lý nhân viên và hỗ trợ lên kế hoạch công việc trong kho.
- Thương hiệu: SEEACT-MES, Việt Nam
Phần mềm quản lý kho hàng SEEACT-WMS được Daco nghiên cứu cùng đội ngũ kỹ thuật thành thạo về máy móc và IT-OT, vận dụng sự tiến bộ của nền công nghiệp hóa 4.0 để cải thiện quá trình quản lý tồn kho. Qua đó tối ưu hóa các hoạt động sản xuất và tìm ra giải pháp trong nhà máy sản xuất .
- Phần mềm SEEACT-WMS với các tính năng nổi bật như:
- Quản lý kho vật tư, hàng hóa ứng dụng Barcode, QR Code:
+ Nhập/ Xuất / Kiểm kê / Lưu chuyển hàng hóa.
+ Quản lý vị trí theo Layout…
- Quản lý kho vật tư ,thông tin hàng hóa theo lô, date:
+ Với các thông tin như: mã sp, tên sp, đơn vị tính, giá, nguồn gốc,….
+ Thêm các tính năng nâng cao như: Thông tin về số lô hàng, số serial, hạn sử dụng,…
- Quản lý tồn kho:
+ Theo dõi số lượng tồn kho.
+ Phân tích vòng quay tồn kho.
+ Cảnh báo mức tồn kho vật tư tối thiểu, tối đa,…
- Quản lý chất lượng hàng hóa:
+ Kiểm tra chất lượng trước nhập, trong quá trình lưu kho, xuất kho, điều chuyển.
+ Theo dõi lịch sử chất lượng hàng hóa.
- Quản lý đơn hàng và vận chuyển
5. Kết luận
Khái niệm “kho vật tư là gì?” đóng vai trò quan trọng, đảm bảo nguồn cung ứng liên tục. Kho vật tư không chỉ là nơi lưu trữ sản phẩm mà còn là trung tâm quản lý các quy trình nhập, xuất, và lưu chuyển hàng hóa. Quản lý kho vật tư cần sự chính xác, linh hoạt và hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Với sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ quản lý kho truyền thống sang sử dụng các phần mềm quản lý kho (WMS). Điều này giúp tăng cường khả năng kiểm soát, theo dõi tồn kho, và cải thiện hiệu suất làm việc. Qua bài viết này hy vọng doanh nghiệp có thể tìm thấy phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả và phù hợp. Công ty DACO luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí và đề xuất các giải pháp sản xuất phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
- Xem thêm: WMS – xu thế mới áp dụng quản lý kho hàng trong nhà máy sản xuất
