Quản lý hàng hóa là gì? Các kiến thức về hệ thống quản lý hàng hóa

Hàng hóa là một yếu tố quan trọng, quyết định đến doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý hàng hóa hiệu quả là một yêu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp. Vậy quản lý hàng hóa là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về hệ thống quản lý hàng hóa và những kiến thức quan trọng liên quan.

1. Hệ thống quản lý hàng hóa là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu chi tiết về hệ thống quản lý hàng hóa, ta cùng đi tìm hiểu về các khái niệm có liên quan đến vấn đề này.

1.1 Hàng hóa là gì?

Khái niệm hàng hóa đề cập đến các sản phẩm, hàng hoá hoặc mặt hàng có giá trị kinh tế được sản xuất hoặc trao đổi trong hoạt động kinh doanh. Hàng hóa có thể bao gồm các sản phẩm hoàn thiện, nguyên liệu, linh kiện, phụ tùng và các mặt hàng tiêu dùng. Hàng hóa thường được sản xuất hoặc nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của thị trường và được trao đổi thông qua quy trình mua bán.

1.2 Quản lý hàng hóa là gì?

Quản lý hàng hóa là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc sản xuất, vận chuyển, lưu trữ, và phân phối hàng hóa. Mục tiêu là tối ưu hóa tất cả các khía cạnh của chuỗi cung ứng để đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt.

Hàng hóa có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như ngành nghề, chủng loại, xuất xứ, tính chất và đặc điểm kỹ thuật. Việc hiểu và quản lý hàng hóa là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý kho hàng để đảm bảo cung cấp đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng chất lượng cho khách hàng.

1.3 Hệ thống quản lý hàng hóa là gì?

Hệ thống quản lý hàng hóa hay còn gọi là hệ thống quản trị kho WMS (Warehouse Management System) là một phần mềm được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong một kho hàng. Mục tiêu chính của WMS là cung cấp thông tin, báo cáo dữ liệu theo thời gian thực về tình trạng và vị trí của hàng hóa trong kho, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho.

2. Những lợi ích của hệ thống quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, Vậy những lợi ích của hệ thống quản lý hàng hóa là gì đối với các cấp bộ phận trong doanh nghiệp?

2.1 Đối với cấp lãnh đạo

– Tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh chính xác hơn.

– Giảm thiểu sai sót: Hệ thống WMS giảm thiểu sai sót trong các quy trình kho hàng, chẳng hạn như sai sót về số lượng, chủng loại , vị trí hàng hóa,…

– Tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng: Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

2.2 Đối với cấp quản lý

– Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng: Hệ thống quản lý hàng hóa giúp tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng, từ đó giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và chi phí.

– Quản lý dễ dàng, hiệu quả: Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực hiệu quả hơn, chẳng hạn như quản lý nhà cung cấp, quản lý vị trí, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm sản xuất…

– Quản lý nguyên vật liệu, khách hàng và nhà cung cấp: Hệ thống quản lý hàng hóa giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về tình trạng kho hàng cho khách hàng và nhà cung cấp, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác.

2.3 Đối với nhân sự vận hành

– Tự động hóa các quy trình kho hàng: Hệ thống WMS giúp tự động hóa các quy trình kho hàng,từ xuất/nhập hàng hóa đến kiểm kê, báo cáo… Từ đó giúp nhân viên vận hành tiết kiệm thời gian và công sức.

– Giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc: Hệ thống quản lý hàng hóa giúp nhân viên vận hành giải quyết được vấn đề có nhiều loại hàng hóa trong kho, nhiều vị trí lưu trữ, nhiều quy trình thủ công và cần tự động hoá các quy trình này để nâng cao hiệu suất, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng.

3. Các nghiệp vụ cơ bản trong hệ thống quản lý hàng hóa 

Các nghiệp vụ trong hệ thống quản lý hàng hóa là gì? Đó là các hoạt động được thực hiện trong kho hàng để quản lý hàng hóa, bao gồm:

• Nhập kho: Là nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Xuất kho: Là nghiệp vụ xuất hàng hóa để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc tiêu thụ.
• Kiểm kê: Là nghiệp vụ xác minh số lượng, chủng loại, tình trạng của hàng hóa trong kho.
• Lưu trữ: Là nghiệp vụ sắp xếp, bố trí hàng hóa trong kho một cách hợp lý để đảm bảo an toàn và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
• Bảo quản: Là nghiệp vụ thực hiện các biện pháp để bảo quản hàng hóa khỏi hư hỏng, mất mát.
• Quản lý đơn hàng: Là nghiệp vụ quản lý các đơn hàng của khách hàng, bao gồm theo dõi tình trạng đơn hàng, xuất hàng, giao hàng,…
• Quản lý hàng tồn kho: Là nghiệp vụ theo dõi số lượng, chủng loại, giá trị của hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối thiểu hóa chi phí tồn kho.

Các nghiệp vụ trong hệ thống quản lý hàng hóa có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo thành một quy trình khép kín, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.

4. Các công nghệ phổ biến được ứng dụng trong hệ thống quản lý hàng hóa hiện nay

4.1  Hệ thống RFID

Hệ thống RFID (Radio Frequency Identification) là một công nghệ sử dụng tần số vô tuyến để nhận dạng và theo dõi vị trí, trạng thái của hàng hóa trong kho. Hệ thống RFID bao gồm các thiết bị RFID tags (thẻ RFID) được gắn lên hàng hóa và các thiết bị đọc RFID (RFID readers) để đọc thông tin từ các thẻ này.

Khi hàng hóa được gắn thẻ RFID, thông tin về nó như mã sản phẩm, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lượng, và vị trí trong kho có thể được lưu trữ trong thẻ RFID. Khi các thiết bị đọc RFID được đặt trong kho, chúng có thể giao tiếp và đọc thông tin từ các thẻ RFID trong phạm vi tần số vô tuyến. Điều này cho phép người quản lý kho hàng dễ dàng theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa một cách tự động và chính xác.

4.2  Hệ thống barcode

Hệ thống barcode là một công nghệ khác được sử dụng để lưu trữ thông tin về hàng hóa. Mỗi hàng hóa được gắn một mã vạch duy nhất, mã này có thể được đọc bằng máy quét mã vạch. Thông tin về hàng hóa được mã hóa trong mã vạch và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Khi hàng hóa được quét bằng máy quét mã vạch, thông tin về nó có thể hiển thị trên màn hình và được sử dụng để theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho. Công nghệ này đơn giản, chi phí thấp, và phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp.

4.3 Hệ thống camera giám sát

Hệ thống camera giám sát là một công nghệ sử dụng các camera để ghi lại và theo dõi hoạt động trong kho hàng. Các camera được đặt ở các vị trí chiến lược trong kho để quan sát và ghi lại hình ảnh và video của các vùng quan trọng. Thông qua hệ thống camera giám sát, người quản lý kho hàng có thể xem và kiểm soát tình hình hoạt động trong kho, phát hiện sự cố, giảm thiểu lỗi và đảm bảo an ninh trong quá trình quản lý hàng hóa.

4.4 Hệ thống phần mềm quản lý hàng hóa (WMS)

Hệ thống phần mềm WMS cung cấp các chức năng và công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ một cách tự động và hiệu quả. Tại thị trường Việt Nam cũng đang có rất nhiều các giải pháp phần mềm quản lý kho WMS.

Nhìn thấy được vấn đề đó, DACO Việt Nam cùng với các chuyên gia đứng đầu mảng sản xuất và tự động hóa nghiên cứu và tích hợp phần mềm giải pháp quản lý kho hiệu quả thông qua hệ thống SEEACT-MES. Giải pháp tự động hóa của DACO có tích hợp module quản lý kho thông minh với mô hình WMS giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian và gia tăng hiệu suất quản lý kho. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hệ thống MES tối ưu nhất giải quyết được vấn đề trong doanh nghiệp của bạn

Sau khi tìm hiểu về quản lý hàng hóa là gì và hệ thống quản lý hàng hóa, có thể thấy đây là công việc không hề đơn giản đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy vậy, với  tổng hợp kiến thức qua bài viết trên, hy vọng có thể phần nào giúp doanh nghiệp hiểu và tối ưu hoá chi phí về quản lý hàng hóa của doanh nghiệp, gia tăng về mặt tài chính và tăng cường sự linh hoạt đáp ứng nhanh chóng với thị trường cạnh tranh cao như ngày nay.