VN
EN
JP
KRKiểm soát tồn kho là một bài toán nan giải, khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Đâu là cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả? Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả được đúc kết từ các chuyên gia trong lĩnh vực sản xuất. Cùng khám phá qua bài viết dưới đây!
1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì
Kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là quản lý lưu trữ, là quy trình quan trọng đảm bảo rằng một tổ chức có đủ hàng hoá cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thông qua việc thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất hiệu quả, hoạt động này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách linh hoạt mà không gặp vấn đề về tài chính.
2. Tại sao doanh nghiệp cần phải kiểm soát hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quản lý tài sản và vốn lưu động của một doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp kinh doanh dựa trên sản phẩm. Trên bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tài sản lưu động, đồng thời tiêu tốn một lượng lớn vốn lưu động.
Kiểm soát tồn kho đảm bảo rằng doanh nghiệp không gặp phải các chi phí không cần thiết do mua quá nhiều hàng tồn kho hoặc rủi ro không có đủ hàng hóa cần thiết. Dù một số doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp đặt hàng trong thời gian ngắn để giảm thiểu hàng tồn kho, nhưng hầu hết vẫn cần một mức tồn kho nhất định, được quản lý hiệu quả thông qua kiểm soát hàng tồn kho.
Việc kiểm soát tồn kho có thể giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên dư thừa để đầu tư mở rộng hoặc tăng lợi nhuận. Tăng số lượng tồn kho và thực hiện quy trình kiểm soát chặt chẽ có thể dẫn đến doanh số bán hàng và lợi nhuận tăng cao hơn. Tận dụng kiểm soát hàng tồn kho để tối ưu hóa không gian lưu trữ hoặc cửa hàng là một cách hiệu quả để giảm chi phí và quản lý sản phẩm hiệu quả hơn.
3. Kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho từ chuyên gia
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong sản xuất, Daco – Đơn vị cung cấp giải pháp quản trị sản xuất tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm có được từ những doanh nghiệp thực tế để chia sẻ cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả như sau:
3.1 Xác định mức tồn kho tối ưu
Mức tồn kho tối ưu là lượng hàng tồn kho vừa đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây lãng phí chi phí lưu trữ. Việc xác định mức tồn kho tối ưu đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
Phương pháp xác định mức tồn kho tối ưu để kiểm soát tồn kho
3.1.1 Phân tích ABC
Cách kiểm soát hàng tồn kho theo phương pháp này phân loại các mặt hàng vào ba nhóm dựa trên giá trị doanh thu
Nhóm A: Bao gồm các mặt hàng có giá trị doanh thu cao nhất (khoảng 80%). Doanh nghiệp nên duy trì mức tồn kho cao cho nhóm này để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nhóm B: Bao gồm các mặt hàng có giá trị doanh thu trung bình (khoảng 15%). Doanh nghiệp nên duy trì mức tồn kho vừa phải cho nhóm này.
Nhóm C: Bao gồm các mặt hàng có giá trị doanh thu thấp (khoảng 5%). Doanh nghiệp nên duy trì mức tồn kho thấp cho nhóm này.
3.1.2 Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity)
Phương pháp này giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu để giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ. Công thức tính EOQ như sau:
EOQ = √(2DS/C)
D: Nhu cầu hàng hóa hàng năm
S: Chi phí đặt hàng mỗi lần
C: Chi phí lưu trữ hàng hóa mỗi đơn vị mỗi năm
Xem thêm: Cách tính tổng chi phí tồn kho tại eoq
3.1.3 Phương pháp ROP (Reorder Point)
Cách kiểm soát hàng tồn kho theo phương pháp này xác định điểm đặt hàng mới để đảm bảo doanh nghiệp không bị hết hàng trước khi hàng mới được giao. Công thức tính ROP như sau:
ROP = D * L
D: Nhu cầu hàng hóa trung bình mỗi ngày
L: Thời gian giao hàng trung bình
3.2 Theo dõi và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho thường xuyên
Theo dõi và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho giúp doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí lưu trữ, vận chuyển và kiểm soát hàng tồn kho, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động bằng cách sử dụng tài nguyên một cách thông minh.
Phương pháp kiểm tra và đối chiếu dữ liệu hàng tồn kho
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ: Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm soát tồn kho định kỳ (ví dụ: hàng tháng, hàng quý) để đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho chính xác.
- Đối chiếu dữ liệu với các nguồn khác: Doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu kiểm soát tồn kho với các nguồn khác như hóa đơn nhập hàng, hóa đơn xuất hàng, báo cáo bán hàng, v.v.
- Sử dụng công nghệ: Bằng cách sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý tồn kho hoặc ứng dụng di động, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình ghi nhận và cập nhật thông tin về hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) để kiểm soát tồn kho tự động và chính xác.
3.3 Lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả
Lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.
Yếu tố cần cân nhắc khi lập kế hoạch nhập hàng:
- Nhu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng thị trường, các chiến dịch marketing, v.v.
- Kiểm soát tồn kho hiện tại: Doanh nghiệp cần kiểm tra lượng hàng tồn kho hiện tại để xác định số lượng hàng cần nhập thêm.
- Thời gian giao hàng: Doanh nghiệp cần tính toán thời gian giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo có đủ hàng hóa cho khách hàng.
- Chi phí nhập hàng: Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí nhập hàng, bao gồm giá mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, v.v.
- Mức độ rủi ro: Doanh nghiệp cần dự phòng rủi ro như: hàng hóa hư hỏng, chậm giao hàng, v.v.
3.4. Quản lý kho hàng khoa học
Quản lý kho hàng khoa học là một trong những cách kiểm soát hàng tồn kho đơn giản mà doanh nghiệp nào cũng cần. Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng diện tích kho hàng, đảm bảo an ninh và an toàn cho hàng hóa, và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để tối ưu hóa việc sử dụng diện tích kho hàng, các doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp hiệu quả.
Sử dụng kệ hàng cao tầng là một trong những cách thông dụng nhất. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa không gian kho hàng bằng cách xây dựng các kệ hàng cao và sắp xếp hàng hóa một cách ngăn nắp.
Sử dụng hệ thống xếp chồng cũng là một giải pháp tiết kiệm diện tích đáng chú ý. Thay vì sử dụng không gian ngang, hệ thống xếp chồng cho phép các đơn vị hàng hóa được xếp lên nhau, giúp tiết kiệm không gian và tối ưu hóa diện tích lưu trữ, kiểm soát tồn kho nhanh chóng.
Để đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý và sử dụng diện tích kho hàng, việc áp dụng phương pháp sắp xếp FIFO (First In First Out) cũng rất quan trọng. Phương pháp này đảm bảo rằng hàng hóa được xếp chồng theo thứ tự nhập trước, xuất trước, giúp đảm bảo hàng hóa không bị hỏng hóc do lâu ngày lưu trữ.
4. Cách kiểm soát hàng tồn kho bằng các công cụ và phần mềm hỗ trợ
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, có rất nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả. Việc sử dụng các công cụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong kiểm soát hàng tồn kho.
4.1 Bảng tính Excel
Đây là công cụ đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu. Excel cho phép bạn theo dõi số lượng, kiểm soát hàng tồn kho, giá trị hàng hóa, lịch sử nhập xuất kho, v.v. Tuy nhiên, Excel có thể gặp hạn chế về khả năng tự động hóa và tính năng báo cáo khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh.
Xem thêm: Mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel miễn phí cho doanh nghiệp
4.2 Hệ thống mã vạch
Hệ thống mã vạch sử dụng các mã vạch để dán trên sản phẩm, giúp việc kiểm soát tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Việc sử dụng hệ thống mã vạch có thể kết hợp với phần mềm quản lý kho hàng để tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Ngoài các công cụ và phần mềm trên, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng các giải pháp điện toán đám mây để quản lý hàng tồn kho. Giải pháp này giúp doanh nghiệp truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi, đồng thời tiết kiệm chi phí đầu tư và bảo trì hệ thống.
4.3 Phần mềm quản lý kho hàng
SEEACT-WMS là giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp được phát triển bởi công ty TNHH DACO, dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hàng tồn kho phức tạp. Phần mềm sẽ là việc kết hợp của Excel + hê thống mã vạch cung cấp nhiều tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho hàng, bao gồm:
- Theo dõi số lượng và giá trị hàng tồn kho theo thời gian thực: Giúp bạn nắm bắt tình trạng hàng hóa hiện tại một cách chính xác.
- Quản lý nhập xuất kho: Tự động hóa quy trình nhập xuất kho, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, kiểm soát tồn kho dễ dàng về số lượng…
- Cảnh báo mức tồn kho: Giúp bạn xác định khi nào cần nhập thêm hàng hóa để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp bạn đưa ra quyết định quản lý hiệu quả hơn.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, DACO cam kết mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý kho hàng SEEACT-WMS hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
5. Kết luận
Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Áp dụng những cách kiểm soát hàng tồn kho được chia sẻ từ các chuyên gia trên sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc kiểm soát tồn kho, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Hãy bắt đầu áp dụng những bí quyết này ngay hôm nay để cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp bạn!
