Mã vạch hàng hóa là gì? Cách kiểm tra và ứng dụng mã vạch

Bạn có bao giờ tò mò về những vạch kẻ đen trắng trên bao bì sản phẩm? Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn khám phá bí mật của mã vạch, từ cách thức hoạt động, cách kiểm tra mã vạch hàng hóa bằng máy quét và ứng dụng di động, đến các mã vạch hàng hóa phổ biến và ứng dụng của chúng trong đời sống.

1. Khái niệm về mã vạch hàng hóa

Mã vạch (Barcode) là một hệ thống mã hóa thông tin dưới dạng những vạch kẻ song song với độ dày khác nhau, có thể được đọc bởi máy quét mã vạch.

Mã vạch thường được in trên bao bì sản phẩm hoặc tem nhãn để mã hóa các thông tin về sản phẩm như: mã số sản phẩm, nhà sản xuất, quốc gia xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng,…

Có nhiều loại mã vạch khác nhau, mỗi loại phù hợp với các mục đích sử dụng khác nhau. Các loại mã vạch phổ biến bao gồm EAN-13, UPC-A, Code 39, Code 128,..

2. Ý nghĩa và vai trò của mã vạch trong quản lý hàng hóa

Trong quản lý kho hàng,  các mã vạch hàng hóa không chỉ đơn giản là một chuỗi các dấu vạch đen và trắng mà còn mang ý nghĩa và vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp.

Về ý nghĩa, các mã vạch hàng hóa là công cụ giúp nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ mã vạch, quản lý hàng hóa có thể theo dõi được xuất xứ, nguồn gốc, số lượng và tình trạng của sản phẩm một cách hiệu quả. Điều này giúp tự động hóa các quy trình trong quản lý kho hàng và bán hàng, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc áp dụng các mã vạch hàng hóa cũng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách tăng hiệu quả kinh doanh và xây dựng uy tín thương hiệu trong lòng khách hàng. Nhờ vào các ứng dụng và vai trò này, mã vạch hàng hóa đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý hàng hóa của mọi doanh nghiệp.

Về vai trò, các mã vạch hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa bằng cách giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong quản lý hàng tồn kho. Nó cũng tăng khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và an toàn cho người tiêu dùng. 

3  Các mã vạch hàng hóa phổ biến

3.1  Mã vạch 1D 

Mã vạch 1D hay còn gọi là mã vạch hàng hóa một chiều là loại mã vạch chỉ có thể đọc được theo một hướng, điển hình là theo chiều ngang. Mã vạch 1D bao gồm các đường thẳng song song, với chiều rộng của các đường này biểu thị các chữ số nhị phân 0 và 1. Mã vạch một chiều là loại mã vạch phổ biến nhất trên thị trường.

Các loại mã vạch hàng hóa 1D phổ biến bao gồm

• Mã vạch UPC (Mã sản phẩm chung)
• Mã vạch EAN (Số bài viết Châu Âu)
• Mã vạch 39
• Mã vạch 128
• Mã vạch ITF (Hai trong số năm xen kẽ)
• Mã vạch codabar
• Mã vạch 93
• Mã vạch MSI Plessey

Mã vạch một chiều mang lại những ưu điểm như dễ in, dễ tạo và chi phí thấp. Tuy nhiên, chúng chỉ có thể lưu trữ thông tin hạn chế, thường dưới 20 ký tự. Vì vậy, mã vạch 1D phù hợp để in lên các sản phẩm tiêu dùng với mã số nhận dạng đơn giản.

3.2. Mã vạch 2D

Mã vạch 2D, hay còn được gọi là mã vạch hai chiều, là một loại mã vạch có thể chứa thông tin trong cả hai chiều, cả chiều dọc và chiều ngang. Khác với mã vạch 1D chỉ có thể chứa dữ liệu theo chiều ngang, mã vạch 2D có thể chứa dữ liệu dày đặc hơn bằng cách sử dụng một mạng lưới các ô vuông hoặc hình vuông để biểu diễn thông tin.

Mã vạch 2D thường được sử dụng để mã hóa các loại dữ liệu phức tạp hơn, bao gồm văn bản, hình ảnh, đường link web, thông tin địa chỉ và nhiều hơn nữa. 

Các mã vạch 2D có cách đọc mã vạch hàng hóa riêng phổ biến bao gồm mã vạch QR (Quick Response), mã vạch Data Matrix, mã vạch MaxiCode, và mã vạch PDF417. Mỗi loại mã vạch 2D có đặc điểm và ứng dụng riêng, nhưng chúng đều cung cấp khả năng lưu trữ thông tin phong phú và linh hoạt hơn so với mã vạch 1D.

3.3 Mã vạch 3D

Mã vạch 3D, còn có cách đọc mã vạch hàng hóa là mã vạch 3 chiều, là một loại mã vạch có khả năng mã hóa thông tin theo chiều dọc, chiều ngang và chiều sâu.

Đặc điểm đặc biệt của loại mã vạch này là không thể in trên giấy thông thường mà cần sử dụng chất liệu đặc biệt. Mã vạch 3D được tạo ra bằng cách sắp xếp các hạt nhựa li ti hoặc kim loại thành các cột, hàng theo cả ba chiều không gian.

So với các mã vạch hàng hóa thông thường chỉ có hai chiều, mã vạch 3D có khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn và đặc biệt khó bị làm giả hoặc sao chép.

Tuy nhiên, mã vạch 3D không phổ biến trên thị trường và chỉ được sử dụng trong một số ứng dụng rất đặc biệt.

4. Cách kiểm tra mã vạch hàng hóa

Có một số cách kiểm tra mã vạch hàng hóa để xác định thông tin về sản phẩm. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

Ứng dụng di động: Sử dụng ứng dụng di động quét mã vạch như Barcode Scanner hay QR Code Scanner là một trong những cách kiểm tra mã vạch được mọi doanh nghiệp ứng dụng. Bạn chỉ cần mở ứng dụng, đưa camera của điện thoại vào mã vạch và ứng dụng sẽ tự động quét và cung cấp thông tin về sản phẩm.

Trang web kiểm tra mã vạch online: Có nhiều trang web cho phép bạn nhập mã vạch trực tiếp vào trình duyệt và sau đó cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm tương ứng.

Tìm kiếm trực tuyến: Sử dụng công cụ tìm kiếm trực tuyến như Google hoặc các trang thương mại điện tử để tìm thông tin về sản phẩm dựa trên mã vạch. Đôi khi, mã vạch có thể được liên kết trực tiếp với trang web hoặc trang sản phẩm.

Sử dụng dịch vụ kiểm tra mã vạch của nhà sản xuất: Một số nhà sản xuất cung cấp dịch vụ trực tuyến cho phép bạn kiểm tra mã vạch của sản phẩm trên trang web của họ để xác định tính hợp pháp và thông tin chi tiết.

Liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất hoặc nhà phân phối: Nếu các phương pháp trên không cung cấp đủ thông tin, bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất hoặc nhà phân phối của sản phẩm để yêu cầu thông tin chi tiết.

5. Ứng dụng của mã vạch hàng hóa trong đời sống

Mã vạch đem lại nhiều ứng dụng quan trọng cho đời sống hàng ngày và trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến của mã vạch hiện nay:

5.1 Trong sản xuất hàng hóa

Lĩnh vực này là một trong những lĩnh vực mà mã vạch được sử dụng rộng rãi nhất. Sau khi sản xuất, hàng hóa thường được gắn nhãn mã vạch trên bao bì. Mã vạch này thường được sử dụng làm căn cứ cho việc sử dụng các thiết bị đọc mã vạch trong quá trình bán lẻ. Mã vạch giúp dễ dàng theo dõi nguồn gốc của hàng hóa và quản lý chúng một cách hiệu quả.

5.2 Trong quản lý kho, xuất nhập hàng hóa

Trong quản lý kho và xuất nhập hàng hóa, mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các quy trình xuất nhập hàng. Nó giúp kiểm soát tồn kho và cho phép người quản lý ra quyết định về xuất nhập hàng hợp lý, từ đó giảm thiểu chi phí tồn kho.

5.3  Lĩnh vực bán lẻ

Trong lĩnh vực bán lẻ, mã vạch là một công cụ cần thiết cho nhân viên bán hàng tại quầy thu ngân. Điều này bao gồm việc sử dụng các thiết bị như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn bán hàng, máy in mã vạch, cổng từ an ninh, tem từ, cân điện tử mã vạch, và nhiều thiết bị khác.

5.4 Chuyển phát nhanh

Trong chuyển phát nhanh, mã vạch giúp nhân viên kiểm tra thông tin chi tiết của đơn hàng và phân loại hàng hóa một cách dễ dàng. Điều này giúp quá trình giao hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

5.5 Y tế

Trong lĩnh vực y tế, mã vạch được sử dụng để hạn chế sai sót, quản lý hồ sơ bệnh án, mẫu xét nghiệm, thuốc, ngân hàng máu, và thiết bị y tế. Nó cũng giúp tổ chức lịch trình thăm khám bệnh nhân và giảm thiểu ghi chép thủ công.

5.6 Thư viện, trường học

Trong thư viện và trường học, mã vạch hỗ trợ trong việc quản lý mượn trả sách và nhận diện sinh viên thông qua các thẻ sinh viên tích hợp mã vạch.

5.7 Ngành thuế

Trong ngành thuế, mã vạch giúp thu thập và kê khai dữ liệu của các công ty một cách nhanh chóng và hiệu quả cho nhân viên thuế.

6. Ứng dụng công nghệ quét mã vạch hàng hóa Barcode/QR Code trong quy trình quản lý kho

SEEACT-WMS là một hệ thống quản lý kho thông minh hàng đầu, giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình và hoạt động trực tiếp tại kho. Hệ thống này bao gồm các tính năng như nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng và kiểm tra hàng tồn, từ đó giúp giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. SEEACT-WMS cũng là giải pháp để khắc phục mọi hạn chế của quy trình quản lý kho thủ công hiện nay.

Hệ thống SEEACT-WMS đã được áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn, bao gồm các nhà cung cấp cấp 1 của các tập đoàn lớn như Samsung, Honda, với nhiều yêu cầu chặt chẽ và khắt khe.

6.1 Quy trình nhập kho

Trong quá trình nhập kho, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch (đã tích hợp và kết nối với phần mềm SEEACT-WMS) để quét mã vạch trên lô hàng hoặc sản phẩm. Thông tin này sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống để tạo phiếu nhập kho với các thông tin liên quan đến lô hàng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian tạo phiếu nhập kho và loại bỏ hoàn toàn sai sót trong quá trình nhập liệu.

6.2 Quy trình xuất kho

Tương tự, trong quá trình xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên thông tin từ phiếu nhập, và sử dụng thiết bị đọc mã vạch để thực hiện xuất kho. Bằng cách quét mã vạch trên lô hàng, thông tin như ngày xuất, người nhận hàng, mã đơn đặt hàng sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

6.3 Quy trình kiểm kho

Trước đây, quy trình kiểm kê kho thường mất nhiều ngày và dễ gây ra sai sót khi sử dụng phương pháp đếm và ghi vào bảng excel hoặc sổ sách. Khi áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch và phần mềm SEEACT-WMS, công tác này trở nên nhanh chóng, thuận tiện và chính xác cao hơn.

Nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho. Đồng thời, phần mềm cũng tự động đối chiếu số lượng thực tế với số lượng tồn kho trên hệ thống, từ đó hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê kho.

7. Kết luận

Mã vạch là công cụ hữu ích giúp bạn mua sắm thông minh và an toàn. Hãy trang bị cho mình kiến thức về cách kiểm tra mã vạch hàng hóa và các mã vạch hàng hóa phổ biến để tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ này. Để biết thêm thông tin về các giải pháp trong doanh nghiệp sản xuất tối ưu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hãy theo dõi ngay DACO – Đơn vị phát triển giải pháp tự động hóa sản xuất để cập nhật thêm những xu hướng mới trong quản lý sản xuất.