VN
EN
JP
KRHàng tồn kho là những tài sản ngắn hạn mà doanh nghiệp giữ lại để tiêu thụ trên thị trường trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Đây có thể là các sản phẩm hoặc nguyên liệu đang chờ được tiêu thụ, trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh đang ở giai đoạn dở dang. Vậy đặc điểm của hàng tồn kho là gì? Làm thế nào để quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả? DACO sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn trong bài viết sau.
1. Hàng tồn kho là gì?
Dưới góc độ kế toán, hàng tồn kho là các sản phẩm hoặc tài sản doanh nghiệp giữ lại trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc để bán. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng hóa tồn kho được xác định dựa trên ba tiêu chí sau:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất hoặc kinh doanh bình thường.
- Đang trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh dở dang.
- Bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Để đảm bảo quá trình sản xuất và lưu chuyển diễn ra trơn tru, các doanh nghiệp thường dự trữ hàng hóa trong kho, bao gồm cả sản phẩm và nguyên liệu sản xuất. Việc này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng để cung cấp cho thị trường khi có đơn đặt hàng, hoặc có thể sản xuất ngay khi cần. Khi doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả chứng tỏ việc vận hành dây chuyền sản xuất và lưu thông hàng hóa một cách tối ưu.
2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Để trả lời cho câu hỏi “Hàng tồn kho bao gồm gì?”, các doanh nghiệp có thể chia thành nhiều loại như sau:
- Hàng hóa mua về để bán: bao gồm các loại hàng hóa tồn kho, hàng đang trong quá trình vận chuyển, hàng được gửi đi bán, và hàng gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm xuất kho đi bán.
- Sản phẩm dở dang: bao gồm các loại sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và hàng đang trong quá trình vận chuyển.
- Các loại chi phí dịch vụ chưa hoàn thành.
3. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho của doanh nghiệp
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho sẽ được tính theo nguyên tắc giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì cần tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí mua: bao gồm giá mua sản phẩm, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn trong kho.
- Chi phí chế biến: bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm, như chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cố định và biến đổi.
- Chi phí liên quan trực tiếp khác: bao gồm các loại chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng hóa tồn kho.
- Chi phí cung cấp dịch vụ: bao gồm các loại chi phí nhân viên và các chi phí khác trực tiếp liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, như chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan.
Việc tính và ghi nhận giá trị hàng hóa tồn kho sẽ do kế toán kho thực hiện, đảm bảo tuân thủ các quy định và nguyên tắc kế toán.
4. Cách tính vòng quay hàng tồn kho
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, việc theo dõi vòng quay hàng tồn kho là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần thực hiện việc này trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó so sánh kết quả với các đối thủ cạnh tranh cũng như với mức trung bình của ngành để tìm ra mức giá trị tối ưu. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất của hệ thống quản lý tồn kho của mình và có thể đưa ra các biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Để xây dựng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, đầu tiên cần xác định khoảng thời gian mong muốn tính số vòng quay hàng tồn kho, có thể là một năm, một quý hoặc một tháng tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bán lẻ và có mức độ luân chuyển hàng hóa cao, nên tính theo tháng. Trong khi đó, nếu là doanh nghiệp sản xuất, có thể tính theo quý hoặc năm. Đối với các dự án dài hạn, có thể tính theo năm.
Tiếp theo, cần xác định các loại hàng hóa tồn kho cần tính vòng quay, có thể theo từng mã hàng hoặc từng nhóm hàng. Phân nhỏ theo từng nhóm, mã hàng tồn kho giúp cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác hơn.
Sau đó, thu thập thông tin về giá vốn hàng bán và giá trị tồn kho cuối kỳ của từng đối tượng hàng hóa tồn kho.
Cuối cùng, cách tính vòng quay hàng tồn kho bằng cách sử dụng công thức:
Vòng quay tồn kho = Giá vốn hàng bán/Bình quân giá trị hàng tồn kho
Trong đó, bình quân của giá trị hàng hoá tồn kho được tính như sau:
Bình quân giá trị hàng tồn kho = (Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị tồn kho cuối kỳ)/2
Số ngày của một vòng quay được tính như sau:
Số ngày của một vòng quay = Số ngày của kỳ kế toán/Số vòng quay tồn kho
Số vòng quay hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Số vòng quay cao thường biểu thị sự nhanh chóng trong việc bán hàng và quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu nguy cơ hàng tồn đọng. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính linh hoạt đối với những biến động của thị trường trong tương lai. Ngược lại, số vòng quay thấp thường đi kèm với việc bán hàng chậm, dẫn đến tình trạng tồn kho dồn dập, tăng chi phí bảo quản và rủi ro về hư hỏng hoặc giảm chất lượng hàng hoá.
Xem thêm: Hệ số vòng quay hàng tồn kho: “Con số vàng” cho doanh nghiệp
5. Các cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
5.1 Liên tục kiểm kê chính xác hàng tồn trong kho
Để quản lý xuất nhập tồn kho một cách hiệu quả, việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên là bắt buộc. Trong quá trình kiểm kê này, doanh nghiệp phải cập nhật hiện trạng và ghi chép lại mọi bất thường để có thể xử lý kịp thời.
Khi tiến hành kiểm kê, bạn cần chú ý đến số lượng hàng tồn kho hiện tại, số lượng hàng hỏng, hết hạn và số lượng hàng thất thoát. Đối chiếu các số liệu này với thông tin trên sổ sách để phát hiện và điều chỉnh bất kỳ sai sót nào. Thông tin thực tế thu được từ kiểm kê sẽ là căn cứ cho nhà quản lý để đưa ra các điều chỉnh cần thiết, tránh gây tổn thất đối với doanh nghiệp trong tương lai.
5.2 Sử dụng mã vạch, mã QR để quản lý hàng tồn kho dễ dàng
Mã vạch là một công cụ quan trọng giúp phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học và hiệu quả. Được sử dụng rộng rãi trong quản lý xuất nhập hàng trong kho, mã vạch giúp đặt tên cho từng nhóm hàng hóa một cách dễ dàng và tiện lợi.
Khi cần tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, việc quét mã vạch sẽ giúp kế toán dễ dàng xác định vị trí của mặt hàng đó trong kho, số lượng có sẵn, tình trạng của mặt hàng, cũng như các thông tin khác liên quan đã được thiết lập trước đó. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho quản lý kho, đồng thời tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý kho hàng.
5.3 Sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp
Có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và đặc điểm kinh doanh của mình. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:
- Phương pháp FIFO (First In First Out): Xuất kho trước những sản phẩm được nhập kho trước.
- Phương pháp LIFO (Last In First Out): Xuất kho trước những sản phẩm được nhập kho sau.
- Phương pháp Just-In-Time (JIT): Chỉ nhập hàng khi cần thiết để giảm thiểu chi phí lưu trữ.
Việc lựa chọn phương pháp phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hàng hóa tồn kho và tăng cường hiệu suất kinh doanh.
5.4 Tối ưu vòng quay hàng tồn kho
Hệ số vòng quay hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể hợp lý hoặc không tùy thuộc vào đặc điểm của ngành và của chính doanh nghiệp đó. Người quản lý có trách nhiệm theo dõi và đánh giá vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp trong quá khứ, sau đó so sánh với các đối thủ trong cùng ngành để tìm ra mức độ quay vòng tồn kho tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình. Điều này giúp cải thiện hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa quản lý hàng hóa tồn kho.
Xem thêm: 5 cách quản lý hàng hóa tối ưu cho doanh nghiệp
5.5 Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Do tính chất quan trọng của hoạt động quản lý hàng hóa tồn kho, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm làm giải pháp hỗ trợ bạn ghi nhận, nhập dữ liệu của kho một cách chính xác và hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát kho hàng tồn một cách tốt nhất.
SEEACT-WMS là một hệ thống quản lý kho mạnh mẽ được phát triển bởi công ty TNHH DACO, có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Được xây dựng bởi đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, SEEACT-WMS là một giải pháp tự động khóa 4.0 đáng tin cậy cho việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Đặc điểm của SEEACT-WMS như sau:
- Theo dõi số lượng tồn kho: SEEACT-WMS cung cấp khả năng theo dõi chính xác về số lượng hàng hoá tồn kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tồn kho một cách chi tiết và chính xác.
- Tích hợp với thiết bị IoT: Tương tác với thiết bị IoT giúp kiểm kê tồn kho nhanh chóng và chính xác với thao tác quét Barcode, QR Code.
- Phân tích vòng quay tồn kho: Hỗ trợ doanh nghiệp phân tích vòng quay tồn kho, đưa ra quyết định linh hoạt về quản lý các loại hàng hóa tồn kho.
- Hiển thị trực quan năng lực kho: Giao diện trực quan giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng.
- Cảnh báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa: SEEACT-WMS cung cấp cảnh báo giúp người quản lý theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa một cách chính xác.
SEEACT-WMS không chỉ là phần mềm quản lý kho thông thường mà còn là giải pháp sản xuất hàng đầu trong ngành, mang lại nhiều thành công cho các doanh nghiệp.
Trên đây là một số chia sẻ về khái niệm hàng tồn kho là gì, đặc điểm và 5 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho các doanh nghiệp. Việc duy trì một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí, mà còn cung cấp thông tin chiến lược để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Điều này góp phần vào sự linh hoạt và phát triển bền vững của tổ chức.
