Quy trình nhập kho thành phẩm trong quản lý kho hàng chỉ với 06 bước

Quy trình nhập kho thành phẩm là một quy trình quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng. Việc áp dụng quy trình hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí.

Vậy, quy trình nhập kho thành phẩm bao gồm những bước nào? Áp dụng quy trình này mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quy trình này cũng như giải pháp để quản lý kho hàng hiệu quả.

1. Khái niệm kho thành phẩm là gì

Kho thành phẩm là nơi lưu trữ các sản phẩm đã được sản xuất hoàn chỉnh và sẵn sàng để vận chuyển đến khách hàng hoặc các điểm bán lẻ. Trong một quy trình sản xuất, sau khi sản phẩm đã được hoàn thành từ quy trình sản xuất chính, chúng sẽ được chuyển đến kho thành phẩm để đợi đến lúc được giao cho khách hàng.

2. Vai trò của quản lý kho thành phẩm trong sản xuất

Vai trò của quản lý kho thành phẩm trong hoạt động kinh doanh không thể phủ nhận. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập và duy trì các quy trình quản lý kho thành phẩm chuyên nghiệp. Những quy trình này giúp đảm bảo rằng hoạt động trong kho được diễn ra một cách liên tục và trơn tru, tránh gặp phải các vấn đề như xử lý thủ công, nhầm lẫn hoặc sự cố khó xử lý.

Bằng cách thiết lập một hệ thống quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát việc xuất nhập hàng hóa. Điều này giúp họ nắm bắt được tình hình tồn kho cũng như phát hiện và xử lý nhanh chóng các sự cố hoặc lỗi phát sinh trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Bên cạnh việc theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý kho thành phẩm cũng đảm bảo chất lượng của sản phẩm trong suốt quá trình lưu trữ. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm luôn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và an toàn, từ khi được sản xuất cho đến khi giao hàng cho khách hàng. Điều này không chỉ tăng cường lòng tin của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hình ảnh của mình trên thị trường.

3. Quy trình nhập kho thành phẩm

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, việc tối ưu hóa quy trình nhập kho là một trong những biện pháp quan trọng nhất để tăng cường lợi nhuận và xây dựng sự thành công của doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình nhập kho thành phẩm cơ bản được nhiều doanh nghiệp áp dụng chỉ với 6 bước.

Bước 1: Nhận hàng hóa

Quy trình nhập kho thành phẩm bắt đầu khi toàn bộ sản phẩm đã được sản xuất được chuyển đến kho chứa để tập kết. Các bộ phận liên quan, bao gồm sản xuất và giám sát, cùng tham gia vào quá trình này để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được thực hiện một cách chính xác và kịp thời.

Bước 2:  Đếm kiểm số lượng hàng hóa

Sau khi nhận hàng từ bộ phận sản xuất, thủ kho và bộ phận kho trữ tiến hành kiểm đếm số lượng hàng hóa. Quá trình kiểm đếm này được thực hiện cẩn thận với sự giám sát của người có thẩm quyền để đảm bảo tính chính xác. Khi kiểm đếm hoàn tất, thủ kho sẽ sắp xếp hàng hóa vào các vị trí quy định trong kho.

Bước 3: Tiến hành tạo lập phiếu nhập kho

Tiếp theo, sau khi đã xác định được số lượng hàng hóa, quá trình lập phiếu nhập kho được thực hiện. Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận, và được giám sát bởi bộ phận kế toán. Kế toán sẽ dựa vào thông tin thực tế, con số thực tế để lập phiếu nhập kho, sau đó các bên liên quan sẽ ký xác nhận trên phiếu để hoàn tất quá trình nhập kho.

Bước 4: Ban lãnh đạo phê duyệt phiếu nhập kho

Sau khi hoàn tất các bước trước đó, phiếu nhập kho sẽ được trình lên cấp quản lý cao hơn, thường là kế toán trưởng và ban lãnh đạo, để xem xét và phê duyệt. Phiếu nhập kho cần phải được chứng minh bằng đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.

Bước 5: Cập nhật chứng từ và thẻ kho

Sau khi phiếu nhập kho đã được phê duyệt, nó sẽ được chuyển trở lại cho thủ kho để tiếp tục quá trình. Thủ kho sẽ tiếp tục cập nhật thông tin từ phiếu nhập kho vào thẻ kho. Đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu được ghi chép đều chính xác và phản ánh đúng tình trạng thực tế của kho hàng.

Bước 6: Sắp xếp hàng hóa thành phẩm vào kho

Cuối cùng, thủ kho sẽ tiến hành sắp xếp hàng hóa vào các vị trí quy định trong kho. Họ sẽ tuân thủ sơ đồ quản lý kho đã được lập trước đó, đảm bảo rằng hàng hóa được đặt ở đúng vị trí và phù hợp với kế hoạch quản lý. Các chứng từ quan trọng sẽ được lưu trữ cẩn thận và chuyển đến phòng kế toán để hoàn tất quy trình nhập kho thành phẩm.

4. Giải pháp quản lý kho thành phẩm tối ưu với phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

Nếu như phải thực hiện quy trình nhập kho thành phẩm thủ công thì các doanh nghiệp sẽ gặp phải các vấn đề như:

• Khó khăn trong việc theo dõi số lượng, chất lượng và vị trí của hàng hóa.
• Quy trình nhập kho thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Thiếu khả năng kiểm soát và truy xuất nguồn gốc hàng hóa.
• Chi phí quản lý kho cao.

Phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS là giải pháp tối ưu giúp bạn giải quyết những vấn đề trên. SEEACT-WMS được phát triển gắn liền với hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES bởi DACO cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, tự động hóa và phát triển phần mềm.

Với các tính năng vượt trội giúp tối ưu hóa quy trình nhập kho thành phẩm một cách tự động như:

Quản lý lệnh nhập kho 

Tạo và quản lý lệnh nhập kho từ các nguồn khác nhau (nhập kho thành phẩm,sản xuất, mua hàng,…)

Theo dõi tiến độ nhập kho thành phẩm và cập nhật thông tin theo thời gian thực.

Gửi thông báo tự động khi có lệnh nhập kho mới hoặc cập nhật.

Quản lý kế hoạch nhập kho

Lập kế hoạch nhập kho chi tiết dựa trên nhu cầu sản xuất và bán hàng.

Tối ưu hóa việc sử dụng kho bãi và nhân lực.

Đảm bảo nguồn hàng luôn sẵn sàng cho sản xuất và kinh doanh.

Nhập kho vị trí tạm

Khai báo và quản lý vị trí tạm để lưu trữ hàng hóa trước khi kiểm tra chất lượng.

Giúp phân loại và sắp xếp hàng hóa khoa học, hiệu quả.

Tối ưu hóa thời gian và chi phí cho quá trình nhập kho.

IQC (Kiểm tra chất lượng đầu vào)

Tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa theo các tiêu chuẩn quy định.

Ghi nhận kết quả kiểm tra và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Xử lý hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng.

Nhập kho vị trí chính thức 

Cập nhật vị trí lưu trữ chính thức cho thành phẩm sau khi kiểm tra chất lượng.

Theo dõi số lượng hàng hóa và tình trạng của hàng hóa trong kho.

Quản lý hạn sử dụng và lô hàng của hàng hóa.

Nhập kho trả lại 

Xử lý hàng hóa trả lại từ khách hàng hoặc các bộ phận khác.

Kiểm tra chất lượng và phân loại hàng hóa trả lại.

Xem thêm:

• Giải pháp tự động hóa tốt nhất hiện nay
• Đơn vị cung cấp giải pháp quản trị sản xuất – DACO Việt Nam

5. Kết luận

Trong kinh doanh sản xuất, quy trình nhập kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng sản phẩm được quản lý và lưu trữ một cách hiệu quả. Bằng việc áp dụng các giải pháp quản lý kho thông minh như SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình này và đạt được sự linh hoạt và hiệu suất cao hơn. 

Việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình nhập kho thành phẩm không chỉ giúp tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ hiện đại.

Hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà DACO cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình nhập kho thành phẩm. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả giúp gia tăng hiệu suất của nhà máy.

 Hãy liên hệ ngay qua Hotline: 0936.064.289-Mr.Vũ để được hỗ trợ và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi.