Quản lý kho bằng mã vạch Barcode và ứng dụng QR Code trong quản lý kho

Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc ứng dụng QR code trong quản lý kho và phần mềm quản lý kho bằng mã vạch đã trở thành xu hướng không thể phủ nhận trong lĩnh vực quản lý.

Bài viết này sẽ khám phá sâu hơn về cách ứng dụng mã QR code trong quản lý kho, cùng với vai trò và lợi ích của phần mềm quản lý kho bằng mã vạch. Chúng ta sẽ tìm hiểu về cách mà công nghệ này hoạt động cùng nhau để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

1. Khái niệm QR code/mã vạch Barcode

QR Code là viết tắt của Quick Response Code (mã phản hồi nhanh), hay còn gọi là mã vạch ma trận (Matrix-barcode) hoặc mã vạch 2 chiều (2D). Đây là dạng thông tin được mã hóa để hiển thị dưới dạng hình ảnh với các ô vuông đen trắng, có thể được đọc bởi máy đọc mã vạch hoặc điện thoại thông minh có camera với ứng dụng quét mã.

Barcode (hay còn gọi là mã vạch) là một hệ thống mã hóa thông tin dưới dạng các vạch kẻ song song xen kẽ nhau có độ dày khác nhau. Mỗi vạch kẻ đại diện cho một ký tự số hoặc chữ cái. Khi được quét bởi máy đọc mã vạch, thông tin được mã hóa sẽ được giải mã và hiển thị. Mã vạch được sử dụng để biểu thị các thông tin về sản phẩm, hàng hóa như: mã số sản phẩm, tên sản phẩm, nhà sản xuất, quốc gia xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng,…

2. Ưu điểm của việc ứng dụng QR code/mã vạch barcode  trong quản lý kho

2.1 Dễ dàng tạo và sử dụng

Đầu tiên, ứng dụng QR code trong quản lý kho/mã vạch barcode sẽ dễ dàng trong việc tạo và sử dụng là điểm mạnh của nó. Không cần đến kỹ năng chuyên môn cao, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra một mã QR Code chỉ trong vài bước đơn giản. Điều này giúp cho việc triển khai và sử dụng mã QR Code/barcode trở nên rất thuận tiện và linh hoạt.

2.2 Lưu trữ được nhiều thông tin 

QR code có khả năng lưu trữ lượng thông tin nhiều hơn so với mã vạch barcode. Một QR code có thể lưu trữ tối đa 1817 ký tự kanji/kana, 4296 ký tự tiếng Anh và 7098 ký tự chữ số. Điều này cho phép chúng ta tích hợp nhiều dữ liệu khác nhau vào một mã QR Code duy nhất, từ thông tin về sản phẩm, thông tin vận chuyển, đến mã theo dõi hàng hóa và nhiều hơn nữa. Còn nếu sử dụng mã vạch barcode, loại mã vạch phổ biến nhất, chỉ có thể lưu trữ các ký tự số, thường từ 8 đến 25 ký tự, tối đa 85 ký tự.

2.3 Truy cập nhanh chóng và tiện lợi

Việc truy cập thông tin từ mã QR Code/ mã vạch barcode cũng nhanh chóng và tiện lợi, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh nơi mà thời gian là yếu tố quan trọng. Ứng dụng QR Code trong quản lý sẽ giúp khách hàng, nhân viên hoặc bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng quét mã QR Code để truy cập thông tin mà họ cần.

Ứng dụng mã vạch trong việc quản lý kho được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm quản lý kho hàng, theo dõi sản phẩm, thanh toán và kiểm soát ra vào. Mã vạch có thể được in trên nhiều loại vật liệu khác nhau, bao gồm giấy, nhựa, kim loại và vải và có tốc độ quét, đọc thông tin nhanh chóng.

2.4 Tính bảo mật cao

Tính bảo mật cao của mã QR Code/mã vạch barcode cũng là một điểm lợi thế. Các thông tin được mã hóa và không thể chỉnh sửa, giúp bảo vệ sự toàn vẹn của dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc quản lý thông tin nhạy cảm như thông tin hàng hóa, thông tin khách hàng và thông tin tài chính.

3. So sánh QR code và mã vạch barcode

3.1  Khả năng lưu trữ dữ liệu

• QR code vượt trội hơn mã vạch trong việc lưu trữ dữ liệu, có thể chứa đến 7.089 ký tự so với chỉ 25 ký tự của mã vạch.
• QR code linh hoạt hơn trong việc lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau như văn bản, URL, địa chỉ liên hệ, vCard, email, tin nhắn SMS, địa điểm trên bản đồ, và nhiều loại dữ liệu khác.
• Mã vạch chỉ hữu ích cho việc lưu trữ dữ liệu dạng số.

3.2  Khả năng quét

• QR code dễ dàng quét hơn mã vạch, đặc biệt là khi bị hỏng hoặc biến dạng.
• QR code có thể quét từ nhiều góc độ khác nhau mà vẫn đảm bảo tính chính xác.
• Trái lại, mã vạch chỉ có thể quét ở một góc độ cụ thể.

3.3 Tính bảo mật

• QR code có khả năng mã hóa để bảo vệ dữ liệu khỏi việc truy cập trái phép.
• Mã vạch không có cơ chế bảo mật nào.

3.4. Ứng dụng 

• QR code được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như marketing, quảng cáo, thanh toán, giáo dục, và nhiều ứng dụng khác.
• Mã vạch barcode thường được sử dụng trong quản lý kho hàng, bán lẻ và các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa.

4.  Ứng dụng QR code trong quản lý kho hàng 

Ứng dụng mã QR code trong quản lý kho hàng được tích hợp trong hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS mang lại nhiều tiện ích đáng kể cho doanh nghiệp.

4.1 Tự động tạo lập phiếu nhập/ xuất kho

Bằng cách quét mã QR code trên sản phẩm, thông tin về số lượng nhập/xuất hàng được tự động tích vào hệ thống và tạo phiếu nhập/xuất kho một cách tự động. Ứng dụng QR code trong quản lý kho này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực trong quá trình nhập liệu, đồng thời giảm thiểu sai sót.

4.2 Lãnh đạo sẽ quản lý được dữ liệu theo thời gian thực

Khi tất cả các quy trình được tự động hóa, mọi hoạt động trong kho đều được cập nhật theo thời gian thực (realtime). Điều này cho phép lãnh đạo có cái nhìn tức thì về tình hình kho và có thể thực hiện các điều chỉnh hoặc quyết định kịp thời phù hợp với tình hình thực tế.

4.3 Tiết kiệm thời gian

Ứng dụng QR code trong quản lý giúp quản lý kho xác định đúng địa điểm/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra hàng hoá.

4.4 Giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong sản xuất

Khi hệ thống quản lý kho được tự động hóa và hoạt động theo thời gian thực, việc cảnh báo về tình trạng sắp hết hàng trong kho sẽ luôn được đảm bảo. Điều này giúp doanh nghiệp kết nối với bộ phận sản xuất và nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiến hành sản xuất một cách linh hoạt và chủ động, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa gây thiệt hại kinh tế.

Xem thêm: WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của hệ thống quản lý kho thông minh WMS 

5.  Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

5.1 Giới thiệu phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

Với sự phát triển của công nghệ 4.0 giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm chi phí lao động và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực. Và quản lý kho cũng là một lĩnh vực hoàn toàn có thể áp dụng công nghệ 4.0 để quản lý thông minh hơn.

Hiện nay, việc sử dụng công nghệ kiểm tra thông qua mã vạch/mã QR đã trở nên phổ biến không chỉ trong các doanh nghiệp lớn mà còn trong các cửa hàng nhỏ và thậm chí cả trong mua sắm hàng ngày tại siêu thị. Công nghệ này không chỉ đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp mà còn làm cho quy trình mua bán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn đối với khách hàng.

Với độ chính xác cao và tốc độ nhanh, giải pháp quản lý sản phẩm bằng barcode/QR code trở thành một lựa chọn hàng đầu trong việc quản lý kho. Bằng cách quét mã vạch/mã QR, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định thông tin chi tiết về sản phẩm, lượng tồn kho và tình trạng vận chuyển. Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót.

Ngoài ra, việc sử dụng máy quét mã vạch/mã QR cũng giúp tăng cường tỷ lệ chọn hàng, giảm tỷ lệ lỗi và dự báo chính xác tài nguyên của công ty. Những dữ liệu thu thập được từ các mã vạch/mã QR được tự động nhập vào hệ thống, giúp quy trình quản lý trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

5.2 Quản lý kho bằng mã vạch Barcode và ứng dụng QR Code trong quản lý kho hiệu quả với SEEACT-MES

Với mong muốn đồng hành cùng các doanh nghiệp trong nền công nghiệp 4.0, CÔNG TY TNHH DACO – với hệ sinh thái SEEACT – khẳng định là nhà cung cấp giải pháp quản lý sản xuất số 1 tại Việt Nam hiện nay.

Nắm bắt được những vấn đề tồn tại trong quản lý kho của doanh nghiệp, SEEACT của DACO đã phát triển phần mềm quản lý kho thông minh bằng tích hợp hệ thống Barcode/ QR code do DACO cung cấp sẽ giải quyết triệt để bằng những lợi ích sau:

• Quản lý chi tiết đến từng đơn vị tính, sê-ri, lô hàng và thời hạn sử dụng của từng sản phẩm nhanh chóng, chính xác.
• Kho hàng không giấy tờ, tự động hóa và tích hợp hóa trên một nền tảng duy nhất.
• Truy xuất dữ liệu đơn giản từ máy tính, thiết bị di động, ghi chép tự động nhật ký sử dụng
• Đẩy nhanh tiến trình thực hiện đơn hàng mua, bán, sản xuất.
• Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực 
• Quản lý tốt cùng một lúc nhiều kho tại nhiều địa điểm khác nhau
• Hệ thống đơn giản, dễ sử dụng
• Báo cáo xuất tự động từ phần mềm, trực quan dễ hiểu
• Tự động gửi báo cáo đến lãnh đạo qua email, zalo, sms … bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu …

 Xem thêm: Phần mềm giải pháp quản lý tài sản thông minh bằng mã vạch Barcode/ QR code

6. Kết luận

Trong bối cảnh ngày nay, việc tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất của các doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta đã cùng nhau khám phá ứng dụng QR Code trong quản lý kho và quản lý kho bằng mã vạch. 

Việc kết hợp ứng dụng QR Code trong quản lý và phần mềm quản lý kho bằng mã vạch là một giải pháp hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất và hiệu quả của quản lý kho hàng. Sự kết hợp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc thông minh và hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp trong thời đại số ngày nay.

Để nhận được tư vấn sâu hơn về giải pháp quản lý sản xuất bằng QR code, Barcode và thậm chí được trải nghiệm demo phần mềm, hãy liên hệ ngay với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 0936.064.289. Đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng công nghệ này để tối ưu hóa quản lý kho hàng của doanh nghiệp của bạn.