Kho nguyên vật liệu là gì? Các phương pháp quản lý kho nguyên vật liệu phổ biến hiện nay

Kho nguyên vật liệu là gì? Đâu là cách doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp quản lý kho nguyên vật liệu để tối ưu hóa được hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp. Hãy cùng đọc và khám phá qua bài viết dưới đây.

1. Kho nguyên vật liệu là gì?

Kho nguyên vật liệu là một vị trí lưu trữ và quản lý các nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, xây dựng hoặc kinh doanh của một tổ chức. Đây là nơi tập trung các tài sản vật chất như nguyên liệu, thành phẩm tạm thời, linh kiện, phụ liệu, hoặc bất kỳ tài sản nào khác được sử dụng để sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

2. Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu

2.1 Xác định nhu cầu và kế hoạch nhập kho

Xác định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên lệnh sản xuất và thời gian giao hàng.

Lập kế hoạch sản xuất từ đó lên kế hoạch nhập kho để đảm bảo nguyên vật liệu đến đúng thời điểm và số lượng cần thiết.

2.2 Kiểm tra và kiểm soát hàng hóa

Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa khi nhập kho để đảm bảo rằng chỉ những nguyên vật liệu chất lượng cao được lưu trữ trong kho.

Thiết lập quy trình kiểm soát hàng tồn kho, bao gồm việc định kỳ kiểm tra và kiểm đếm hàng hóa để đảm bảo sự cân nhắc giữa tồn kho tối thiểu và đáp ứng nhu cầu sản xuất.

2.3 Lưu trữ và bảo quản hàng hóa

Xây dựng hệ thống lưu trữ hợp lý để bảo quản nguyên vật liệu, bao gồm việc sắp xếp, sắp xếp gọn gàng, khoa học, dễ dàng tìm kiếm. Kiểm kê hàng hóa, quản lý vị trí hàng hóa một cách rõ ràng và tiện lợi cho việc lưu chuyển hàng hóa trong kho nguyên vật liệu. Đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp để tránh hư hỏng và lãng phí.

2.4 Quản lý xuất kho

Xác định lượng nguyên vật liệu cần sử dụng trong quy trình sản xuất và lập kế hoạch xuất kho phù hợp. Khu vực xuất kho cần thực hiện các công tác quản lý quá trình xuất kho như: kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu xuất kho, lập phiếu xuất kho.

Đảm bảo nguyên vật liệu đến đúng thời điểm và đủng số lượng, chủng loại, chất lượng,… của quy trình sản xuất.

3 Những lợi ích và thách thức của việc quản lý kho nguyên vật liệu

3.1. Lợi ích

Đảm bảo sự sẵn sàng và đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất

Luôn có đủ nguyên vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt dẫn đến gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng sản phẩm.Đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời, không để khách hàng phải chờ đợi do thiếu nguyên vật liệu..

Giảm thiểu chi phí tồn kho 

Bằng cách ổn định số lượng và tối ưu hóa hàng tồn kho. Việc kiểm soát hàng tồn kho chính xác và định kỳ giúp tránh lãng phí và hạn chế thất thoát nguyên vật liệu không cần thiết.

Tăng độ tin cậy và chất lượng sản phẩm

Quản lý kho NVL đảm bảo sự lựa chọn và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu khi nhập kho. Điều này góp phần vào việc cung cấp nguyên vật liệu chất lượng cao cho quy trình sản xuất, từ đó cải thiện độ tin cậy và chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Giúp đồng bộ hóa quy trình sản xuất với những nguyên vật liệu cần thiết. Kế hoạch nhập kho chính xác và quản lý xuất kho hiệu quả giúp tối ưu được công đoạn, nhân lực và đáp ứng nhu cầu sản xuất, từ đó tăng hiệu suất và giảm thời gian chờ đợi.

3.2. Thách thức

Quản lý kho nguyên vật liệu là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, hoạt động này cũng gặp phải nhiều thách thức, có thể kể đến như:
Thiếu dữ liệu chính xác

Doanh nghiệp thường ghi chép thủ công thông tin kho, dẫn đến tình trạng thiếu chính xác và thiếu minh bạch. Điều này gây khó khăn trong việc lên kế hoạch sản xuất, kiểm soát tồn kho và tối ưu hóa chi phí.

Khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng

Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn. Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn, chẳng hạn như: số lượng mẫu kiểm tra hạn chế, thời gian kiểm tra lâu,…

Thiếu không gian lưu trữ 

Kho nguyên vật liệu thường có diện tích lớn và yêu cầu sắp xếp khoa học để đảm bảo an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian lưu trữ, dẫn đến tình trạng lãng phí diện tích hoặc thiếu chỗ lưu trữ.

Rủi ro mất mát, hư hỏng

Nguyên vật liệu có giá trị cao, do đó, doanh nghiệp cần có các biện pháp kiểm soát rủi ro mất mát, hư hỏng. Tuy nhiên, việc kiểm soát rủi ro gặp nhiều khó khăn, chẳng hạn như: nguyên vật liệu có kích thước lớn, dễ bị va chạm,…

Khó khăn trong việc liên kết với nhà cung cấp và khách hàng

Doanh nghiệp cần duy trì thông tin liên lạc và giao tiếp chính xác với nhà cung cấp và khách hàng về nhu cầu, lịch trình và thông tin hàng hóa. Tuy nhiên, việc này gặp nhiều khó khăn, chẳng hạn như: nhà cung cấp và khách hàng ở xa, quy trình giao tiếp phức tạp,…

4 Các phương pháp quản lý kho nguyên vật liệu

Có nhiều phương pháp quản lý khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp. Một số phương pháp quản lý phổ biến hiện nay như:

4.1 Quản lý kho thủ công

Là phương pháp truyền thống, sử dụng các sổ sách, giấy tờ để theo dõi. Phương pháp này mang lại lợi ích của sự đơn giản, dễ thực hiện, và chi phí thấp. Tuy nhiên, cũng không tránh khỏi những hạn chế như:

– Khó khăn trong việc cập nhật thông tin, dẫn đến tình trạng thiếu chính xác, gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý kho.

– Khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng tồn kho, thất thoát, hư hỏng,…

4.2 Quản lý kho bằng máy tính

Là phương pháp sử dụng các phần mềm quản lý kho để theo dõi, quản lý kho. Phương pháp này có ưu điểm là:

– Thông tin về kho nguyên vật liệu được cập nhật tự động, giúp đảm bảo tính chính xác, kịp thời.

– Phương pháp quản lý kho bằng máy tính giúp kiểm soát chặt chẽ tình trạng tồn kho, thất thoát, hư hỏng,…

– Tăng cường hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu chi phí, thời gian quản lý.

Tuy nhiên, phương pháp quản lý kho bằng máy tính cũng có những hạn chế như:

– Chi phí đầu tư ban đầu cao, doanh nghiệp cần đầu tư mua phần mềm quản lý kho và trang thiết bị máy tính.

– Yêu cầu đội ngũ nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý kho và sử dụng máy tính.

4.3 Quản lý kho tự động 

Là phương pháp sử dụng các thiết bị tự động hóa để thực hiện các công tác quản lý kho nguyên vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm là:

– Phương pháp quản lý kho tự động giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu chi phí, thời gian quản lý.

– Giúp đảm bảo an toàn, chính xác trong quá trình quản lý kho.

Tuy nhiên, phương pháp quản lý kho tự động cũng có những hạn chế như:

– Chi phí đầu tư ban đầu cao,doanh nghiệp cần đầu tư mua các thiết bị tự động hóa.

– Để vận hành các thiết bị tự động hóa, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ.

Tìm hiểu: Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch – Chìa khóa giảm thiểu thất thoát và lãng phí 

5. Ứng dụng phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu

SEEACT-WMS là sản phẩm phần mềm quản lý kho thông minh của DACO – Chuyên gia số 1 về MES. SEEACT-WMS được nghiên cứu và phát triển gắn liền cùng hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES, nền tảng công nghệ số hóa, đáp ứng được các yêu cầu quản lý kho nguyên vật liệu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

SEEACT-WMS cung cấp đầy đủ các tính năng giúp quản lý kho nguyên vật liệu như:

– Ứng dụng công nghệ Barcode cung cấp thông tin tự động và chính xác, nhanh gọn

– Quản lý vị trí hàng hóa chính xác, trực quan theo layout kho. Biết được chính xác hàng hóa đang được để tại vị trí nào mà không cần phải tìm kiếm mất thời gian

– Quản lý kho và kiểm đếm số lượng chính xác

– Phần mềm quản lý kho quản lý toàn bộ số liệu và chi phí liên quan đến kho và chu trình sản xuất sản phẩm bào gồm: Quản lý nguyên vật liệu đầu vào, quản lý bán thành phẩm, quản lý thành phẩm xuất kho

– Quản lý số liệu một cách trung thực và báo cáo về năng suất, lỗi theo thời gian thực, gọi hỗ trợ kịp thời => Tiết kiệm thời gian

Tìm hiểu về thành phẩm là gì? Bán thành phẩm là gì trong sản xuất? 

6. Kết luận

Có thể thấy, trong bối cảnh nhu cầu thị trường biến động không ngừng, các doanh nghiệp cần có thêm những kiến thức về kho nguyên vật liệu là gì, các phương pháp quản lý kho phù hợp với quy mô doanh nghiệp,từ đó có thể quản lý kho một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh sẽ giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý kho,  giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.