VN
EN
JP
KR
Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp sản xuất, công ty hoặc các siêu thị,… Quản lý tốt kho hàng sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm thời gian, nhân lực đối với người kinh doanh. Vậy quản lý kho là gì và cần phải quản lý kho như thế nào để mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Hãy theo dõi ngay bài viết sau đây của DACO để biết thêm những thủ thuật quản lý kho và lựa chọn phương pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé!
1. Quản lý kho là gì? Tại sao phải quản lý kho
1.1 Quản lý kho là gì?
Kho là nơi tập kết hàng hóa, vật tư, phân chia chúng thành các nhóm hàng để phục vụ cho việc đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn. Ngoài ra, kho cũng chính là nơi để lưu trữ, bảo quản hàng hóa, sản phẩm được bảo toàn cả về số lượng và chất lượng từ lúc nhập kho, lưu kho đến khi xuất hàng. Vậy quản lý kho là gì?
Quản lý kho chính là công việc liên quan đến cách tổ chức, sắp xếp hàng hóa, đồng thời báo cáo số lượng hàng hóa liên tục để đảm bảo quá trình vận hành doanh nghiệp. Quản lý kho giúp quá trình sản xuất, cung cấp và phân phối các thiết bị, sản phẩm đúng thời gian thực góp phần giảm chi phí lưu thông và tăng hiệu suất làm việc hiệu quả của doanh nghiệp.
1.2 Tại sao phải quản lý kho
Dù là công ty, doanh nghiệp lớn hay các cửa hàng bán lẻ thì cũng khó tránh được tình trạng tồn kho. Vì thế, việc quản lý kho là một vấn đề rất cần thiết trong quản trị sản xuất. Hiệu quả trong quản lý kho mang lại nhiều lợi ích, như:
Tăng cường khả năng quản lý kho
Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được chính xác tên hàng, mã hàng, số lượng, tình trạng, vị trí của hàng hóa trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát, hư hỏng, hoặc thiếu hụt hàng hóa.
Giảm thiểu chi phí
Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí liên quan đến kho bãi, bao gồm:
+ Chi phí lưu kho: Khi doanh nghiệp nắm được chính xác số lượng hàng tồn kho, họ có thể chủ động điều chỉnh lượng hàng nhập, xuất để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, gây lãng phí chi phí lưu kho.
+ Chi phí mua hàng: Khi doanh nghiệp nắm được chính xác nhu cầu về hàng hóa, họ có thể tránh mua hàng quá nhiều, gây lãng phí chi phí mua hàng.
+ Chi phí nhân sự: Khi doanh nghiệp có quy trình quản lý kho hiệu quả, họ có thể giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên kho, từ đó tiết kiệm chi phí nhân sự.
Nâng cao hiệu quả hoạt động
+ Tăng tốc độ xuất nhập hàng: Khi doanh nghiệp có quy trình quản lý kho hiệu quả, họ có thể dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng, từ đó tăng tốc độ xuất nhập hàng.
+ Giảm thiểu sai sót: Khi doanh nghiệp có quy trình quản lý kho hiệu quả, họ có thể giảm thiểu các sai sót trong quá trình xuất nhập hàng, từ đó tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
+ Tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Khi doanh nghiệp có quy trình quản lý kho hiệu quả, họ có thể đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
2. Các nhiệm vụ, công việc trong quy trình quản lý kho cơ bản nhất
2.1 Đối với nhà quản lý
Nhiệm vụ chính của nhà quản lý kho là xây dựng và triển khai quy trình quản lý kho hiệu quả, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể, nhà quản lý cần thực hiện các công việc sau:
- Xây dựng kế hoạch quản lý kho
Kế hoạch quản lý kho là một tài liệu quan trọng, bao gồm các mục tiêu, chính sách, quy trình, thủ tục,… cần thiết để đảm bảo quản lý kho một cách rõ ràng hiệu quả. Khi xây dựng kế hoạch quản lý kho, nhà quản lý cần lưu ý các yếu tố sau: Quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Yêu cầu của khách hàng. Các quy định của pháp luật
- Thực hiện quy trình quản lý kho
Sau khi xây dựng kế hoạch quản lý kho, nhà quản lý cần triển khai kế hoạch này một cách hiệu quả. Cụ thể, nhà quản lý cần: Lựa chọn và đào tạo nhân viên kho. Cung cấp các trang thiết bị, công cụ cần thiết đồng thời kiểm soát và giám sát hoạt động của kho
- Đánh giá hiệu quả quản lý kho
Nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá hiệu quả quản lý kho để kịp thời điều chỉnh kế hoạch và quy trình quản lý kho cho phù hợp.
2.2 Đối với nhân viên kho
Nhân viên kho là lực lượng nòng cốt trong hoạt động quản lý kho. Nhiệm vụ chính của nhân viên kho là thực hiện các công việc theo quy trình quản lý kho đã được nhà quản lý phê duyệt. Cụ thể, nhân viên kho cần thực hiện các công việc sau:
- Nhập hàng
- Kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
- Kiểm tra các chứng từ liên quan đến lô hàng (hóa đơn, phiếu nhập kho,…)
- Sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí trong kho theo quy định
- Xuất hàng
- Kiểm tra thông tin đơn đặt hàng từ khách hàng
- Thu thập hàng theo đúng số lượng, chủng loại, và quy cách đã ghi trên đơn đặt hàng
- Tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi thực hiện việc xuất kho
- Kiểm kê kho
- Tiến hành kiểm đếm số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa trong kho
- So sánh số liệu kiểm kê với số liệu trên hệ thống quản lý kho
- Bảo quản hàng hóa
- Tổ chức sắp xếp hàng hóa theo cách khoa học và có tính hợp lý, logic
- Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo quản hàng hóa
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của người quản lý
Để thực hiện tốt các công việc trên, nhân viên kho cần được đào tạo bài bản về các quy trình quản lý kho, các kỹ năng cần thiết,…
3. Một số thủ thuật quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp
Là một chuyên gia có kiến thức chuyên sâu về hệ thống quản lý sản xuất thông minh, DACO xin chia sẻ một số kỹ năng/bí quyết quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:
3.1. Xây dựng quy trình quản lý kho chặt chẽ, rõ ràng
Quy trình quản lý kho là nền tảng cho mọi hoạt động trong kho. Một quy trình quản lý kho chặt chẽ, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tránh sai sót, thất thoát.
Quy trình quản lý kho cần bao gồm các hoạt động chính như: tiếp nhận, nhập kho, lưu trữ, kiểm kê, báo cáo, xuất kho, vận chuyển. Mỗi hoạt động cần được quy định rõ ràng về trách nhiệm, yêu cầu, thủ tục,…
3.2. Áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý kho
Công nghệ hiện đại có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho đáng kể. Một số công nghệ hiện đại có thể áp dụng trong quản lý kho bao gồm:
– Phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS : Phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa các quy trình quản lý kho, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc.
Một số lợi ích khác biệt khi áp dụng phần mềm của SEEACT-WMS của DACO vào sản xuất:
- Đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp, bao gồm: quản lý mặt hàng, quản lý kho, quản lý xuất nhập kho, quản lý tồn kho, báo cáo kho,…
- Đảm bảo cung cấp tự động hóa một cách linh hoạt và chính xác các thông tin về trạng thái máy móc: Số lần sử dụng, vị trí, thời gian sử dụng, thời gian bảo dưỡng, số lẫn lỗi, ….. Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị phù hợp, dễ dàng thông qua hệ thống phần mềm, giúp tăng tuổi thọ thiết bị…
– Hệ thống RFID: Hệ thống RFID giúp quản lý hàng hóa một cách chính xác, nhanh chóng, giảm thiểu thất thoát, hư hỏng.
– Robot tự động hóa: Robot tự động hóa giúp thực hiện các công việc trong kho một cách tự động, hiệu quả, giảm thiểu chi phí lao động.
3.3. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên kho chất lượng
Nhân viên kho là lực lượng nòng cốt trong việc thực hiện các hoạt động trong kho. Do đó, việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên kho chất lượng là rất quan trọ
Khi tuyển dụng nhân viên kho, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố như: trình độ chuyên môn, kỹ năng, thái độ,…
Sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kho về các quy trình, thủ tục, kỹ năng,… cần thiết để đảm bảo họ có thể thực hiện tốt công việc của mình.
3.4. Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ hàng hóa trong kh
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ đều đặn.
- Sử dụng hệ thống barcode, RFID,… để quản lý hàng hóa một cách chính xác, nhanh chóng.
- Xây dựng hệ thống báo cáo hàng hóa kịp thời, đầy đủ.
Tìm hiểu: Cách quản lý hàng hóa trong kho dễ dàng, hạn chế thất thoát.
3.5. Đảm bảo an toàn trong kho
An toàn trong kho là yếu tố quan trọng cần được đảm bảo. Doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp như:
- Xây dựng các quy định về an toàn trong kho.
- Trang bị các thiết bị bảo hộ lao động cho nhân viên kho.
- Tổ chức các buổi huấn luyện an toàn cho nhân viên kho.
4. Kết luận:
Đối mặt với sự biến động ngày càng tăng về môi trường kinh doanh và nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, việc áp dụng các thủ thuật quản lý kho hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng.
Bài viết trên đã giải đáp câu hỏi Quản lý kho là gì và chia sẻ các thủ thuật quản lý kho giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro mất mát. Với sự hỗ trợ của các công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại ngày nay, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh, đáp ứng linh hoạt, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả, đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
