Quản trị tồn kho nguyên vật liệu trong sản xuất

Quản trị tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn cung ứng nguyên vật liệu ổn định. Qua đó đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Vậy, quản trị tồn kho nguyên vật liệu là gì? Các giải pháp nào giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất?

1. Các khái niệm về quản trị tồn kho nguyên vật liệu

1.1 Nguyên vật liệu là gì?

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mà doanh nghiệp mua và lưu trữ để sử dụng trong quá trình sản xuất và kinh doanh, nhằm tạo ra các sản phẩm cuối cùng.. Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.

• Xem thêm: Kho nguyên vật liệu là gì? Cách quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả

1.2 Quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Quản trị tồn kho nguyên vật liệu là quá trình quản lý, theo dõi và kiểm soát số lượng, chất lượng, vị trí và chi phí của nguyên vật liệu trong kho. Biết cách quản trị tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh, đồng thời giảm thiểu chi phí và thất thoát nguyên vật liệu.

2. Vai trò của quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Người quản lý kho nguyên vật liệu cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn để thực hiện công việc này hiệu quả. Khi người quản lý biết cách quản trị kho nguyên vật liệu hiệu quả sẽ đem lại một số lợi ích như: 

• Đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng để sản xuất, tránh tình trạng gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Việc duy trì một mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất đồng thời tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu rất quan trọng để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất.
• Đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu bằng cách kiểm tra và đảm bảo nguyên vật liệu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, các nhà máy sản xuất có thể đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng sẽ đạt chất lượng cao nhất.
• Giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và chi phí đặt hàng,chi phí bảo quản, chi phí hao hụt,…
• Tối ưu hóa vốn lưu động.
• Nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

3. Những khó khăn trong việc quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Không thể phủ nhận rằng việc quản trị tồn kho nguyên vật liệu đầy thách thức. Trong quá trình triển khai, có thể gặp một số vấn đề phổ biến thường gặp như:

Thiếu thông tin về tồn kho: Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc thu thập và cập nhật thông tin số lượng hàng hóa tồn kho. Điều này có thể gây ra những vấn đề như không đủ nguyên vật liệu để sản xuất hoặc không thể dự đoán được lượng hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Không chính xác trong dự báo nhu cầu tương lai: Điều này có thể dẫn đến sự thiếu hụt hoặc thừa hóa nguyên vật liệu, gây lãng phí và ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

Độ phức tạp trong quản lý và theo dõi tồn kho: Quản lý và theo dõi tồn kho nguyên vật liệu có thể trở nên phức tạp đối với doanh nghiệp nhà máy sản xuất. Việc theo dõi nhiều loại nguyên vật liệu, quản lý ngày hết hạn, lô hàng, và tối ưu hóa việc đặt hàng và tái đặt hàng có thể là một thách thức.

Thiếu hụt và lãng phí nguyên vật liệu: Người quản lý đang gặp phải nỗi lo về vấn đề kiểm soát số lượng, chất lượng nguyên vật liệu do quá trình nhập, kiểm thủ công dẫn đến sai sót số liệu. Thiếu hụt nguyên vật liệu có thể dẫn đến gián đoạn trong quá trình sản xuất và gây mất cơ hội kinh doanh. Trong khi đó, lãng phí nguyên vật liệu có thể làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận của khách hàng.

4. Các phương pháp quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất. Đây là quá trình bao gồm nhiều bước như: lập kế hoạch, mua hàng, kiểm soát và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả… Có nhiều phương pháp quản trị kho nguyên vật liệu khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu hóa quá trình quản lý và kiểm soát tồn kho. Dưới đây là một số phương pháp quản trị tồn kho được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng phổ biến hiện nay.

4.1 Phương pháp ABC (Always Better Control)

Khái niệm: 

Là phương pháp chia nguyên vật liệu thành ba nhóm A, B, C dựa trên giá trị sử dụng. Nhóm A bao gồm nguyên vật liệu có giá trị cao nhất, nhóm B có giá trị trung bình và nhóm C có giá trị thấp nhất. Điều này giúp doanh nghiệp ưu tiên quản lý giá trị cao hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Ưu điểm:

• Giúp doanh nghiệp ưu tiên quản lý những nguyên vật liệu có giá trị cao nhất, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Khả năng áp dụng linh hoạt với mọi loại hình doanh nghiệp và quy mô sản xuất.

Nhược điểm:

• Chỉ dựa trên giá trị sử dụng để phân loại nguyên vật liệu, không tính đến các yếu tố khác như mức độ quan trọng, thời gian giao hàng,…
• Không thể giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng nguyên vật liệu cần đặt mua.

Tiêu chí phù hợp:

• Các doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, với giá trị sử dụng khác nhau.
• Các doanh nghiệp muốn tập trung quản lý những nguyên vật liệu có giá trị cao nhất.

4.2 Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity) 

Khái niệm:

Là phương pháp giúp xác định số lượng nguyên vật liệu cần đặt mua sao cho chi phí tổng cộng là thấp nhất. EOQ giúp doanh nghiệp cân nhắc giữa chi phí mua sắm và chi phí tồn kho nguyên vật liệu để tìm ra lượng đặt mua hiệu quả.

Ưu điểm:

• Giúp doanh nghiệp xác định số lượng nguyên vật liệu cần đặt mua sao cho chi phí tổng cộng là thấp nhất, bao gồm chi phí mua sắm và chi phí tồn kho.
• Khả năng áp dụng linh hoạt với mọi loại hình doanh nghiệp và quy mô sản xuất.

Nhược điểm:

• Yêu cầu doanh nghiệp phải có dữ liệu chính xác về nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu và chi phí mua sắm, tồn kho.
• Không thể giúp doanh nghiệp ứng phó với những biến động của nhu cầu thị trường hoặc giá nguyên vật liệu.

Tiêu chí phù hợp:

• Các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ổn định.
• Các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí tồn kho.

4.3 Phương pháp JIT (Just In Time)

Khái niệm:

Là phương pháp nhằm mục tiêu giảm thiểu lượng tồn kho bằng cách đặt mua nguyên vật liệu đúng thời điểm cần thiết. Hơn nữa, phương pháp sản xuất đúng lúc (Just In Time – JIT) không chỉ giảm chi phí tồn kho mà còn giúp giảm rủi ro về hư hại và lỗi nguyên vật liệu.

Ưu điểm:

• Giúp doanh nghiệp giảm thiểu lượng tồn kho, đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí.
• Giảm nguy cơ hư hại và lỗi nguyên vật liệu.
• Nâng cao hiệu suất sản xuất và tăng cường năng suất.

Nhược điểm:

• Yêu cầu doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất chặt chẽ và ổn định.
• Yêu cầu nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu kịp thời và linh hoạt.

Tiêu chí phù hợp:

• Các doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất chặt chẽ và ổn định.
• Các doanh nghiệp có nhà cung cấp uy tín, có khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu kịp thời và linh hoạt.

4.4 Phương pháp MRP (Materials Requirement Planning)

Khái niệm:

MRP là một hệ thống quản lý nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất, giúp doanh nghiệp xác định đầy đủ nguyên vật liệu cần thiết, cùng với số lượng và thời điểm cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất. Qua đó, phương pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả.

Ưu điểm:

• Đảm bảo doanh nghiệp sở hữu đủ nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, giảm thiểu chi phí.
• Nâng cao hiệu suất sản xuất và tăng cường năng suất.

Nhược điểm:

• Yêu cầu doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất chi tiết và chính xác.
• Yêu cầu có hệ thống phần mềm quản lý MRP.

Tiêu chí phù hợp:

• Các doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất chi tiết và chính xác.
• Các doanh nghiệp có khả năng đầu tư hệ thống phần mềm quản lý MRP.

4.5 Phương pháp VMI (Vendor Managed Inventory)

Khái niệm: 

VMI là một phương pháp quản lý giúp doanh nghiệp giảm áp lực từ việc giữ tồn kho quá lâu. Các phương pháp quản lý tồn kho nguyên vật liệu đều mang đến những lợi ích và hạn chế riêng biệt. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu và hoạt động của mình.

Ưu điểm:

• Giảm áp lực tồn kho cho doanh nghiệp.
• Giảm chi phí quản lý và tồn kho.
• Nâng cao hiệu suất sản xuất, đồng thời tăng cường năng suất.

Nhược điểm:

• Yêu cầu doanh nghiệp tin tưởng nhà cung cấp.
• Yêu cầu nhà cung cấp có khả năng quản lý tồn kho hiệu quả.

Tiêu chí phù hợp:

• Các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, ổn định.
• Các doanh nghiệp có nhà cung cấp uy tín, có khả năng quản lý tồn kho hiệu quả.

5. Phần mềm hỗ trợ quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Trong thời đại ngày càng số hoá, công nghệ đóng vai trò chủ chốt trong việc cải thiện hoạt động sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các công nghệ mới, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, tối ưu hoá quy trình và cải tiến hiệu suất.

5.1 Phần mềm quản lý kho WMS

Hệ thống quản lý kho (WMS) giúp giám sát toàn diện hoạt động mua hàng, quá trình nhập hàng, xuất hàng, đồng thời theo dõi việc quản lý vị trí, quản lý nhà cung cấp, quản lý khách hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi diễn biến một cách kịp thời, hiệu quả, giúp lên kế hoạch sản xuất, mua hàng hiệu quả. Tuy nhiên, khi ứng dụng cần bảo đảm tương thích với hệ thống IT hiện tại của doanh nghiệp.

5.2 Ứng dụng phần mềm hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

SEEACT-MES hệ thống giải pháp đồng bộ với phần mềm quản lý kho hàng SEEACT-WMS  quản lý kho của doanh nghiệp một cách toàn diện, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, gia tăng hiệu suất, lợi nhuận. DACO MES chính là giải pháp hàng đầu hiện nay giải quyết các vấn đề về quy trình sản xuất. Dưới đây là những lợi ích của hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản trị tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả.

• Tăng hiệu suất của nghiệp vụ kho: Tối ưu hoá quy trình lưu trữ, sắp xếp hàng hóa và đảm bảo dễ dàng lưu chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu qua việc sử dụng Barcode, QR Code.
• Số hóa  nguyên vật liệu và hàng hóa dễ dàng: Thông tin về mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số lô hàng, số serial, hạn sử dụng, ngày nhập…
• Nắm bắt thông tin dễ dàng, chính xác, tức thời: Hệ thống SEEACT-WMS kiểm soát, quản lý kho dựa vào số liệu theo thời gian thực. Ngay từ bước nhập kho đã in tem và gắn mã barcode cho từng hàng hóa. Toàn bộ quá trình xuất hàng, sản xuất, nhập kho thành phẩm, kho bán thành phẩm sau đó đều được thực hiện tự động
• Giảm thiểu thời gian kiểm kê, nâng cao độ chính xác: Việc tự động hóa quy trình quản lý kho giúp nhân viên giảm sai sót và tránh lượng tồn kho dư thừa. Theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho, hiển thị năng lực kho cũng như cảnh báo mức tồn tối thiểu, tối đa.
• Hệ thống SEEACT-WMS kiểm kê kho bằng quy trình: Lên kế hoạch kiểm kê, sau đó tạo lệnh kiểm kê theo từng vị trí trong kho. Quy trình kiểm kê này sẽ giúp khóa kho theo từng layout. Trong quá trình kiểm kê tại 1 vị trí, layout nhất định, hệ thống sẽ không cho phép nhập/xuất hàng tại vị trí đó để đảm bảo số liệu kiểm kê được chính xác

6. Kết luận

Quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một công việc quan trọng trong sản xuất thông minh. Việc ứng dụng các phương pháp, phần mềm WMS trong sản xuất thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận. Hãy liên hệ ngay với Daco để các vấn đề trong doanh nghiệp của bạn được các chuyên gia đứng đầu ngành tư vấn miễn phí và đề xuất các giải pháp kết quả hiệu suất cao cho doanh nghiệp của bạn.